Pas geleden schreef ik hoe je ervoor kunt zorgen dat je sneller in actie komt als je naar je takenlijst kijkt, namelijk door:
- de taken op je todo-lijst duidelijk te formuleren en
- goed te kijken of het echte fysiek uitvoerbare acties zijn en geen projecten (die uit verschillende acties bestaan).
Er is nóg iets dat waardoor je sneller in actie komt:
Bepaal of het echt de eerstvolgende actie is die je moet doen.
We gaan weer even terug naar het voorbeeld van ‘John’.
Je begon daar met een takenlijst waarop alleen ‘John’ stond. Heel vaag dus.
Door jezelf de vraag te stellen: “Wat is dit? Wat betekent dit?” kwam je erachter: “Oh ja, ik moet John bellen.”
En toen je nog even verder nadacht bleek: “Ik moet John bellen om hem van advies te voorzien over een projectaanpak bij klant Y.”
Zo kreeg je een duidelijk omschreven, fysiek uitvoerbare taak op je actielijst.
En toch kan zo’n taak nog steeds dagenlang op je lijst staan zonder dat je het uitvoert. Hoe kan dat?
Op zoek naar de eerstvolgende actie
In zo’n geval is de kans heel groot dat de taak die je hebt opgeschreven niet echt de eerstvolgende actie is die je moet doen. Misschien moet je eerst nog iets uitzoeken, iets met een ander overleggen, ergens over nadenken of ergens een beslissing over nemen. Zolang je dat niet gedaan hebt, is het erg onwaarschijnlijk dat je John gaat bellen, want wát ga je hem precies vertellen? Welk advies ga je hem geven?
Zolang je dat niet weet zul je dat telefoontje aan John toch nog steeds uit blijven stellen.
Nu je erover nadenkt herinner je je dat hij je een projectdocument heeft gestuurd dat je eerst wilde doorlezen. Dát is dus de actie die op je takenlijst moet komen.
Zet alleen daadwerkelijk uitvoerbare eerstvolgende acties op je takenlijst
Vraag jezelf altijd af als je een taak op je takenlijst zet: “Zou ik dit nu echt direct kunnen doen, of is er iets anders dat eerst nog moet gebeuren?”
Een taak die niet direct uitvoerbaar is veroorzaakt alleen maar ‘ruis’ op je takenlijst. Het maakt je to-dolijst langer en onoverzichtelijker.
Het is beter om deze actie nog in je projectplan te laten staan. Dat kan bijvoorbeeld een Word- of Exceldocument zijn of een simpele notitie bij je project op je lijst met projecten.
Een goede to-dolijst bevat duidelijk beschreven, eerstvolgende, fysiek uitvoerbare acties
Bekijk de taken op je takenlijst en zorg ervoor dat iedere taak:
- een werkwoord bevat dat fysiek uitvoerbaar is;
- duidelijk beschreven is, en
- echt de eerstvolgende actie is die moet gebeuren.
“Most people’s todo-lists are incomplete lists of still unclear stuff.” ~ David Allen
Vind je dit te veel ‘gedoe’ en wil je gewoon aan het werk?
Dan heb ik nieuws voor je: Nadenken over je werk is een onderdeel ván je werk. Als je dit leest is de kans groot dat jouw werk niet voorgedefinieerd voor je klaar ligt in stapels, werkbonnen of lijsten. Je moet dus eerst vaststellen wát je moet doen.
Wat zou er gebeuren als je niet eerst nadenkt en direct met een onduidelijk beschreven taak aan de slag zou gaan? Dan moet je dit denkwerk alsnog doen, omdat je anders vastloopt. Je kúnt namelijk niet anders dan de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie uitvoeren.
En zoals gezegd: doen en denken zijn twee verschillende mindsets.
Het ‘denken’ kun je maar beter gedaan hebben voordat je in de DOE-stand staat. Zorg er dus voor dat je direct met een taak aan de slag kunt. Anders gaat er veel kostbare tijd verloren en zul je merken dat je telkens verleid wordt om eerst de simpel uitvoerbare taken van je lijst te doen. Dat zijn echter vaak niet de belangrijkste.
Ga eens na of de acties die op je takenlijst staan écht de eerstvolgende acties zijn die je moet doen. Bekijk vooral de taken die er al wat langer op staan, en waar je maar niet aan kunt beginnen en ga na of ze:
- duidelijk en fysiek uitvoerbaar zijn (meer info)
- écht de eerstvolgende actie zijn.
Laat me weten wat het oplevert!
