Persoonlijke productiviteit gaat voor mij niet om het verzetten van zoveel mogelijk werk of om zo efficiënt mogelijk te werken. Dat zijn definities van productiviteit die ze gebruiken in fabrieken.
Persoonlijke productiviteit gaat voor mij om het creëren van ruimte om dingen te doen die ik belangrijk vind. Dingen waar ik goed in ben en waar ik anderen mee kan helpen.
Overzicht en helderheid
Om me daarop te kunnen focussen heb ik overzicht nodig en helderheid. Wat ligt er allemaal op ‘mijn bordje’? Welke verantwoordelijkheden heb ik ten opzichte van anderen en hoe houd ik daarnaast genoeg ruimte en energie voor de dingen die ik zelf belangrijk vind?
Eén van de eerste dingen die ik leerde over het krijgen van meer overzicht en helderheid, is het belang van ‘een leeg hoofd’. Daarmee bedoel ik dat het beter is om dingen direct op te schrijven, in plaats van te proberen ze te onthouden. Door op te schrijven wat je bezighoudt, wat in je hoofd zit, maak je ruimte vrij om beter na te kunnen denken.
Dat werkt direct vanaf het moment dat je dingen gaat opschrijven. Maar het blijft alleen werken als je vervolgens een systeem hebt waarin je het ook weer terug kunt vinden. Als je alles opschrijft en het belandt vervolgens ergens op je bureau, in je tas, of in een app waar je bijna nooit naar kijkt, dan kan je brein er niet op vertrouwen dat je er voldoende aandacht aan geeft. Je zult dan merken dat je na een tijdje toch weer alles probeert te onthouden en dan ben je weer terug bij af.
Je hebt eigenlijk een soort extern brein nodig. Een systeem waarin je alles een plaats kunt geven, zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden. Een systeem dat overzicht geeft over de dingen die belangrijk voor je zijn.
Zo’n extern systeem is een tweede belangrijke stap op weg naar meer helderheid en overzicht.
Een extern systeem als je ‘tweede brein’
Eigenlijk ben je al gewend om een extern systeem te gebruiken. Want wat doe je met een afspraak die je hebt gemaakt op donderdagmiddag over drie weken?
Inderdaad, die schrijf je in je agenda. Je hoeft het dan niet meer te onthouden, want je vertrouwt je agenda. Je weet dat de afspraak erin blijft staan en je kijkt er vaak genoeg in om op tijd aan de afspraak te worden herinnerd.
Stel je eens voor dat je ook zo’n duidelijk en betrouwbaar systeem zou hebben voor je aantekeningen, je ideeën, de dingen die je moet doen, of die je nog wilt lezen. Waarin je dingen kunt bewaren, zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden als je het nodig hebt. Een systeem dat je een overzicht geeft van de dingen die moeten gebeuren.
Tools voor je tweede brein
Je kunt niet alles kwijt in een systeem dat gebaseerd is op datum en tijd, zoals je agenda. Je kunt wel tijd inplannen om aan een bepaald project te werken, maar wat je dan precies moet doen is lang niet altijd te voorspellen. Meestal duren dingen langer dan verwacht of komen er onverwacht dingen tussendoor.
Je zult dus ergens een lijst moeten bijhouden van de dingen die moeten gebeuren. Als je die in je agenda zou zetten op een specifieke dag, dan blijf je ermee schuiven. Bovendien wordt je lijst op een gegeven moment te lang, want je hebt veel meer ideeën dan je ooit uit kunt voeren.
En wat doe je met de aantekeningen en andere zaken die je alleen maar wilt bewaren? Daar is je agenda helemáál geen goed systeem voor. Je tweede brein, ofwel je ‘externe systeem’, zal dus uit méér bestaan dan alleen een agenda.
Inboxen
Het begint met een goede inbox. Of eigenlijk: meerdere inboxen. Een inbox is een plaats waar je je ideeën kunt noteren en al het andere dat je wilt onthouden of waar je nog iets mee moet.
Vaak heb je helemaal geen tijd om na te denken over wat je met iets wilt of wat je er nog voor moet doen, maar je wilt het liever niet vergeten. Door het snel even op te schrijven in een notitieboekje, of in een postbakje te leggen, in een mapje in je tas, of in app op je smartphone, kun je er op een later moment rustig naar kijken.
Je hoeft trouwens niet één tool te kiezen als inbox. Per situatie (thuis, onderweg, op je werk, fysiek, digitaal) kun je bepalen wat je als inbox gebruikt. Probeer er wel zo weinig mogelijk te gebruiken, want een inbox werkt alleen als je hem regelmatig leegmaakt. Ook je mailbox is een inbox.
Van je inbox naar…
Je inboxen zijn dus verzamelplaatsen van allerlei zaken die voorbijkomen op het moment dat je met iets anders bezig bent (werk, afspraak, vergadering, gesprek, etc). Door alles dat voorbijkomt waar je niet mee bezig bent in je inbox te ‘parkeren’, kun je gefocust blijven op datgene wat je wél aan het doen bent.
Het betekent echter wel dat je op enig moment toch eens moet kijken wat er allemaal in je inboxen zit. Want als het een grote, onoverzichtelijke stapel wordt, dan zal het niet lang duren voordat je er geen nieuwe dingen meer bij in durft te leggen. Het gaat erom dat je erop kunt vertrouwen dat je alles dat je in je inbox legt, op een later moment zult bekijken en zult bepalen wat je ermee gaat doen.
Wees trouwens niet bang dat je met elk idee daadwerkelijk iets moet doen. De items in je inbox kun je ook gewoon weer doorstrepen, de prullenbak in gooien, of op een lijst zetten van zaken die je ooit of misschien nog wilt doen. Dingen waar je je nu helemaal niet druk over wilt maken.
Maar het kan óók betekenen dat je besluit om de volgende dag iemand terug te bellen over een voorstel. Het gaat erom dat op het moment dat je het voorstel snel even noteerde, terwijl je met iets anders bezig was, je die beslissing nog niet hoefde te maken.
Om je inboxen leeg te kunnen maken heb je een aantal plekken nodig om de items die je erin hebt bewaard goed te kunnen organiseren, zoals:
…een taakmanager voor je taken en projecten
Stel, in je inbox vind je een notitie van een idee dat je hebt bedacht voor een project en je wilt een voorstel doen aan een klant die daar mogelijk in geïnteresseerd is. Daarvoor wil je hem morgen graag bellen. Het telefoontje over dat voorstel kun je in je agenda zetten, maar feit is dat het niet persé morgen hoeft te gebeuren. Als er andere dingen tussendoor komen zou je het telefoontje ook kunnen uitstellen naar overmorgen of naar de dag daarna.
Zo zijn er heel veel taken die niet op een specifieke tijd of datum hoeven te worden uitgevoerd. Misschien wel vóór een bepaalde datum, maar niet persé op die datum.
In plaats van telkens in je agenda te blijven schuiven met al die taken kun je beter een taakmanager gebruiken. In een taakmanager kun je onder andere:
- Je taken ordenen in verschillende lijsten
- Aangeven vóór wanneer je een taak gedaan moet hebben
- Onderscheid maken tussen kleinere taken en complexe (die ook wel ‘projecten’ worden genoemd)
- Notities en eventueel documenten toevoegen aan taken
Bij een ‘taakmanager’ denk je waarschijnlijk al snel aan een app, maar een papieren systeem werkt voor velen ook prima. En ook met een Excel of een Google spreadsheetdocument kun je een systeem maken dat hardstikke praktisch en helemaal naar je eigen smaak is.
Ieder bepaalt voor zichzelf wat handig is. Als je op zoek gaat naar ‘de beste taakmanager’ zul je merken dat er duizend-en-één meningen over bestaan. En het enige antwoord is: degene die voor jou werkt.
Er zijn gratis taakmanagers zoals Toodledo, Remember the Milk of Wunderlist. De laatste was erg populair, maar is helaas door Microsoft gekocht, waar ze het nu in Office365 proberen te ontwikkelen onder de noemer ‘To Do’. Bij Wunderlist kun je nog steeds een nieuw account aanmaken, maar de app wordt niet verder ontwikkeld of onderhouden. Ook Asana en Trello zijn populaire gratis taakmanagers.
Zelf gebruik ik de betaalde versie van Todoist. Deze kost €32,- per jaar. Andere aanraders die ongeveer hetzelfde kosten zijn wat mij betreft GQueues, NirvanaHQ en Doit.im.
…een agenda voor je afspraken en herinneringen
In het begin van deze blogpost had ik het al over je agenda. Misschien heb je nog een papieren agenda, maar waarschijnlijk gebruik je de agenda in Outlook, Google Calendar of Apple Calendar. Het zijn allemaal prima opties die vrij eenvoudig met elkaar synchroniseren. Zo heb je overal je agenda bij de hand.
In je agenda zet je:
- afspraken die op een specifieke datum en tijd plaatsvinden, zoals besprekingen, vergaderingen, trainingen, webinars of congressen.
- dingen die je alleen op een specifieke dag kunt doen, bijvoorbeeld: ‘Peter terugbellen over factuur’, als je met hem hebt afgesproken dat je hem op die dag terug zult bellen.
- dingen die belangrijk zijn om op een bepaalde dag te weten, bijvoorbeeld: ‘Janny niet op kantoor’, ‘Water afgesloten’, ‘Serveronderhoud’.
…een plaats voor notities, ideeën, artikelen etc. die je wilt bewaren
Herken je het, dat je overal notities hebt liggen? Aantekeningen, artikelen, ideeën, schetsjes, projectmaterialen; vanalles dat je wilt bewaren om (misschien) later iets mee te doen?
Ook hier zijn goede apps voor zoals het zeer populaire Evernote, OneNote (van Microsoft) en het eenvoudiger GoogleKeep.
Documenten en andere bestanden kun je lokaal op je laptop of computer opslaan, of in Dropbox, GoogleDrive of OneDrive, of op een netwerkschijf (NAS), zodat je er vanaf verschillende apparaten toegang toe hebt.
Bedenk ook waar je e-mails wilt bewaren die je nog nodig hebt bij een taak of project, of als referentiemateriaal. Eén archiefmap voor al je e-mails werkt vaak beter dan een mappenstructuur. In Gmail kun je meerdere labels toekennen aan je e-mails waardoor je ze op meerdere plaatsen kunt terugvinden, maar je zult merken dat je ze met de zoekfunctie meestal toch het snelst terugvindt.
Eén systeem, verschillende tools
Je vraagt je misschien af of er niet één tool is waar je álles in zou kunnen zetten.
Dat zou inderdaad mooi zijn, maar op dit moment is het er nog niet. Er is niet één tool voor al die soorten informatie. Een aantal jaren geleden kwam Outlook in combinatie met OneNote wel heel dicht bij, hoewel er toen nog geen goede mobiele oplossing was, maar inmiddels is de taakmanager van Outlook waardeloos geworden (naar mijn mening).
Misschien gaat het ze lukken om met To Do (hierboven al kort besproken) eindelijk echt iets goeds te maken, maar ik durf er niet meer op te hopen. Ik heb nooit begrepen dat Microsoft niet al jaren geleden heeft ingezien dat hier een enorme kans lag. En waarschijnlijk nog steeds, want Outlook is nog steeds één van de meestgebruikte e-mailprogramma’s (inclusief agenda) bij bedrijven en instellingen.
IQTell had tot juli 2017 een app die alles leek te kunnen. Je kon er zelfs je e-mail van verschillende accounts in ontvangen en er was een koppeling met Evernote, maar zij moesten helaas stoppen omdat ze te weinig betalende gebruikers hadden. Overigens werd die tool ook door veel mensen als vrij complex ervaren. Je ziet dit vaker: een tool die alles kan wordt te complex. En je systeem moet juist heel gemakkelijk en snel werken. Anders gebruik je het niet.
Een combinatie van verschillende goede apps, die elk op hun terrein doen waar ze goed in zijn, is daarom nog steeds de beste oplossing.
Alles een eigen plek
Als je gebruikmaakt van verschillende systemen is het belangrijk om goed na te denken over wat je wáár gaat bewaren. Dat lijkt misschien superlogisch, maar het is soms lastiger dan je denkt.
Bij een afspraak is het overduidelijk. Die schrijf je in je agenda, maar wat doe je met een artikel dat je nog wilt lezen? Zet je die op je takenlijst, in je notitie-app of in een aparte ‘lees later’-app, zoals Pocket of Instapaper?
Of jouw systeem ‘klopt’ kun je vooral goed zien aan de items die je niet uit je inbox durft te verwijderen. Je wilt ze namelijk niet uit het oog verliezen, maar je weet ook niet goed waar je ze moet laten. Dus laat je ze in je inbox staan, omdat je weet dat je dáár in elk geval regelmatig kijkt. Herkenbaar? Voor die items moet je dus nog een goede plaats vinden.
Het grootste deel van je systeem is echter gemakkelijk op te zetten, en het mooie is dat je direct een verschil gaat merken. Door niet meer alles te hoeven onthouden wordt het rustiger in je hoofd. Er ligt dan wel (zeker in het begin) een stapel mailtjes en notities die je nog in je systeem moet verwerken. Maar iedere keer als je daar doorheen bent geeft het weer die helderheid over wat er allemaal gedaan moet worden.
En ondanks dat er misschien veel werk te doen is, geeft dat inzicht je ook de nodige rust. Of het geeft je juist de helderheid dat je wat zaken moet delegeren, of verschuiven naar een later moment. Inzicht in wát er allemaal ‘op je bord ligt’, maakt dat soort keuzes veel gemakkelijker.
