Je hebt vast wel eens gemerkt dat je hoofd ‘vol’ zit. Dat er van alles in rondzwerft dat je probeert te onthouden of op een rij probeert te krijgen, maar dat lukt niet zo goed. Je hebt het gevoel dat je in kringetjes rond blijft draaien en geen stap verder komt.
Je bent zeker niet de enige bij wie dit gebeurt. Ons brein kan fantastische dingen bedenken, maar het is niet goed in het onthouden van dingen die je met jezelf of met anderen hebt afgesproken. En al helemaal niet om je daar op tijd weer aan te herinneren. Als je iets wilt onthouden dan moet je het ergens noteren. Niet in je hoofd bewaren, maar daarbuiten. Als in een extern brein, een tweede brein wordt het ook wel genoemd.
Waarschijnlijk gebruik je al een tweede brein
Gebruik je een agenda? Dan gebruik je eigenlijk al een tweede brein. Je noteert je afspraken in je agenda omdat je er niet op vertrouwt dat je precies zult onthouden wanneer je waar moet zijn. Zeker niet als die afspraak wat verder in de toekomst is gepland. En je vindt het belangrijk om die afspraken na te komen, dus schrijf je het op in je agenda en zorg je ervoor dat je regelmatig in je agenda kijkt om te weten wanneer je waar verwacht wordt.
Vreemd eigenlijk dat het zo normaal is voor afspraken die we op een bepaalde datum of tijd maken met anderen, maar als het gaat om afspraken met onszelf, of afspraken die niet op een specifieke datum of tijd hoeven te gebeuren, dan hebben we ineens helemaal geen systeem om ze te onthouden. Dan vertrouwen we op ons geheugen en hopen we dat er niet al te veel tussendoor gebeurt waardoor we het kunnen vergeten.
Dat geldt bijvoorbeeld voor tips die je van iemand krijgt, acties die je aan anderen belooft tijdens een vergadering of als je ze tegenkomt ‘in de wandelgangen’, informatie die je leest in artikelen of boeken, ideeën die je bedenkt, enzovoort.
Het probleem is dat die informatie meestal niet in je agenda past, omdat je er niet op een specifieke datum of tijd aan herinnerd hoeft te worden. Maar je wilt het ook niet vergeten. Waar laat je dit dan?
Breid je tweede brein uit
Zolang je tweede brein alleen uit een agenda bestaat heb je geen fatsoenlijke plaats om al die andere informatie te bewaren. Dus de ene keer noteer je het hier en dan weer daar, en zo heb je een bureau met allerlei losse papieren, projectmappen, notitieblokjes, een bureaublad op je computer vol met bestanden en mapjes, en natuurlijk een overvolle mailbox.
Je bewaart alles op die drie plaatsen omdat ze in je gezichtsveld zijn: je bureau, het bureaublad van je laptop en je mailbox. Het zijn plaatsen waar je regelmatig kijkt. Net zoals in je agenda. Maar echt praktisch en overzichtelijk is het allemaal niet.
Wat je gaat helpen is een uitbreiding van je tweede brein. Door, naast je agenda, andere tools te kiezen die passen bij de informatie die je wilt opslaan, creëer je voor jezelf een systeem waarin je alles veel beter terug kunt vinden. Een extern systeem. Een systeem buiten je hoofd.
Waar bestaat zo’n tweede brein zoal uit?
Waar jouw systeem uit bestaat, bepaal je helemaal zelf. Het gaat er immers om wat jij wilt bewaren.
Ik neem aan dat je al een agenda gebruikt voor je afspraken die op een specifieke datum en tijd plaatsvinden. Dat kun je dus zo houden. En daarnaast kun je bijvoorbeeld denken aan:
- Een plaats voor je taken en projecten
- Een plaats waar je snel je ideeën en korte aantekeningen in vast kunt leggen
- Een plaats waar je je ideeën en concepten verder uit kunt werken
- Een plaats voor artikelen of boeken die je nog wilt lezen, of voor video’s of podcasts die later wilt bekijken of luisteren.
- Een plaats voor notities en artikelen die je wilt bewaren voor projecten of als naslagwerk
Kijk vooral naar wat je nodig hebt. Voor welke informatie heb je geen vaste plaats om het vast te leggen en terug te zoeken. Welke overzichten mis je regelmatig?
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een taakmanager. Of met een plaats waarin je snel al je ideeën en korte aantekeningen in vast kunt leggen, zodat je in elk geval één plaats hebt waar je nieuwe dingen verzamelt.
Het hoeft niet persé een digitale tool te zijn. Je kunt ook gewoon papier en pen gebruiken. Of een combinatie van beide. Bijvoorbeeld pen en papier voor je dagelijkse todo-lijst, maar een digitaal systeem waarin je een volledig overzicht van taken en projecten bijhoudt. Of een papieren notitieblokje voor momenten dat je dat fijner vindt, én een app op je telefoon om snel een digitale notitie mee te maken.
Het belangrijkste is dat je keuzes maakt. Wat gebruik je waarvoor en in welke situatie?
Een puzzel die completer wordt en die ook weer verandert
Het bouwen van een eigen systeem voor persoonlijke productiviteit is een puzzel die je stukje voor stukje steeds completer maakt. Door goed te kijken naar wat je nodig hebt en af en toe iets nieuws te proberen.
Soms moet je ook iets veranderen omdat je leven een beetje verandert. Of heel veel. Je verhuist, krijgt een nieuwe baan, gaat vrijwilligerswerk doen, krijgt kinderen of een nieuwe functie. Het betekent meestal ook veranderingen voor je externe brein. Je gaat bijvoorbeeld andere tools gebruiken omdat je met andere mensen samenwerkt. Of je merkt dat je beter overzicht over bepaalde projecten krijgt door gebruik te maken van mindmaps.
Dat kan allemaal. Er zijn geen voorschriften, geen regels. Het is helemaal je eigen systeem. De enige regel is dat je niets meer probeert in je hoofd te onthouden.
En denk alsjeblieft niet dat alles in één tool moet, want dat is nergens voor nodig. Als je gaat koken dan ligt het bestek en het keukengerei toch ook op een andere plaats dan de ingrediënten, de kruiden, de borden en de pannen? Maar je weet precies waar alles ligt en waar je wat voor gebruikt. Zo werkt dat ook met je tweede brein, je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit.
Wil je meer weten over het opzetten van je eigen systeem, je eigen tweede brein? Schrijf je hieronder dan in voor de minicursus ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven’ en lees ook het blog dat ik hier eerder over schreef:
De 4 pilaren van je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit
