Als het binnen twee minuten kan, doe het dan direct. Dat is kortgezegd de 2-minuten-regel die David Allen heeft beschreven in zijn methode Getting Things Done.
Je past deze regel toe tijdens het leegmaken van je mailbox, je fysieke inbox of een andere inbox. Bij het leegmaken van inbox bepaal je namelijk per item:
- wat het is en wat het betekent;
- wat de gewenste uitkomst is voor dat item;
- of die uitkomst betekent dat er één of meer acties gedaan moeten worden en
- wat de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie dan precies is.
De eerstvolgende actie
De bovengenoemde vragen lijken misschien omslachtig, maar eigenlijk beantwoord je deze vragen altijd al zodra je met iets aan de slag wilt. Anders weet je namelijk niet wat je (fysiek gezien) daadwerkelijk moet gaan doen. Moet je iets schrijven, lezen, opzoeken, iemand bellen, een afspraak maken, iets opmeten, kopen, bestellen, etc?
De 2-minuten-regel zorgt er dus ook voor dat je beter wordt in het bepalen van de eerstvolgende actie. Als die niet klopt, zul je dat namelijk direct merken, omdat het dan nog niet zal lukken om de actie daadwerkelijk uit te voeren. Zo kom je er dus direct achter dat er eerst nog iets anders moet gebeuren. Wat jij bedacht had als eerstvolgende actie, blijkt niet de eerstvolgende actie te zijn. Je zult er dus nog eens over na moeten denken.
Let er dan wel op dat je niet alsnog veel tijd gaat besteden aan de juiste eerstvolgende actie, om tóch die actie van twee minuten nog te kunnen doen.
Zet in plaats daarvan de juiste eerstvolgende actie gewoon op je actielijst en zet de 2-minuten-actie die je bedacht had, in je project als een vervolgactie. Zet er eventueel bij dat die in twee minuten kan, zodat je daar later niet meer over na hoeft te denken. Tenzij de juiste eerstvolgende actie ook binnen twee minuten gedaan kan worden. Dan kun je ze beiden achter elkaar wegwerken.
Waarom de 2-minuten-regel?
Als je een actie binnen twee minuten kunt uitvoeren, dan kost het te veel tijd om deze eerst op de juiste lijst te zetten en vervolgens in de gaten te houden wanneer je de actie kunt doen. Zelfs delegeren kan al te veel tijd in beslag nemen, want je moet het goed overdragen en ook die ander moet de actie vervolgens beoordelen.
Exact twee minuten?
Als je een keer meer tijd hebt om je inbox leeg te maken, dan zou je ervoor kunnen kiezen om ook acties tot drie of zelfs vijf minuten direct te doen. Of als je een keer heel weinig tijd hebt, dan kies je voor één minuut.
In het begin zou ik echter gewoon twee minuten aanhouden. Al was het alleen al om te leren hoe lang twee minuten eigenlijk is. Misschien overschat je wat je kunt doen in die tijd, of onderschat je het juist.
Twee minuten, hoe lang is dat eigenlijk?
Om te leren hoe lang twee minuten is, kun je gebruikmaken van de timer die op de meeste smartphones aanwezig is. Deze vind je op dezelfde plaats als waar je een alarm in kunt stellen, of een klok voor een andere tijdzone. Als je die timer eenmaal instelt op twee minuten, zal de app dit normaal gesproken net zolang onthouden totdat je die instelling een keer wijzigt.
Natuurlijk kun je ook een timer-app zoeken in de app store van Google of Apple, afhankelijk van welke smartphone je hebt. Zelf gebruik ik OKTimer (voor Android smartphones). Daarmee kan ik verschillende timers aanmaken en deze als snelkoppeling op mijn homescreen of op één van de achterliggende schermen zetten, zodat ik snel de juiste timer kan selecteren en starten. Als je echter alleen een timer gebruikt om twee minuten mee te timen, dan zou ik dat gewoon via de timer doen die standaard op je smartphone staat.
Doen vs Denken
Zelf vind ik het nog wel eens lastig om iets direct te doen terwijl ik items uit mijn inboxen aan het verwerken ben. Ik sta dan namelijk meer in de denk-stand dan in de doe-stand, en ik heb dus meer de neiging om mijn taken te organiseren dan om ze te doen.
Tijdens het wekelijks onderhoud van mijn systeem is dat trouwens weer precies andersom. Dan krijg ik juist de neiging om kleine taakjes te gaan doen, in plaats van alleen te bepalen of ze goed geformuleerd zijn en op de juiste plaats in mijn systeem staan.
En dat is niet de bedoeling, want het wekelijks onderhoud is ervoor om je systeem weer schoon en up-to-date te krijgen. Maar ja, een afgeronde actie schoont natuurlijk ook lekker op! Het zorgt er echter voor dat je wekelijks onderhoud veel langer duurt dan nodig is.
Productiviteitsbooster
De 2-minuten-regel is een simpele regel, maar het is daardoor niet per definitie ook eenvoudig om deze consequent toe te passen.
Toch is het zeker de moeite waard om het ook te gaan proberen. Door veel mensen wordt het ervaren als een regelrechte boost voor hun productiviteit. Het zorgt voor minder taken op je actielijst en het geeft energie als je direct een aantal taken af kunt ronden.
Ik ben benieuwd naar je ervaringen. Laat het weten door hieronder te reageren.
