Als je inmiddels werkt met een eigen systeem voor je taken, afspraken, ideeën en referentiematerialen, heb je waarschijnlijk gemerkt dat je na verloop van tijd steeds meer grip krijgt op je werk en de andere dingen die je moet of wilt doen.
Toch zul je nog regelmatig taken en projecten tegenkomen die je nog niet in je systeem hebt verwerkt. Dat maakt je misschien onzeker over je prioriteiten. Is je overzicht wel volledig? Waar komen die taken en projecten vandaan en hoe krijg je je systeem compleet?
Aandachtsgebieden
Je taken en projecten komen voort uit de rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden die je op je hebt genomen. Ze hebben je aandacht of ze zouden dit moeten hebben. Door deze rollen en verantwoordelijkheden voor jezelf in kaart te brengen krijg je zicht op alle gebieden waarvoor je aandacht zou moeten hebben, en waar dus taken of projecten voor jou vandaan zouden kunnen komen.
Je kunt dit doen voor je werk, maar ook voor je privéleven. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van aandachtsgebieden, zowel zakelijk als privé, van iemand die zich naast haar eigen functie ook inzet voor de personeelsvereniging, en die in haar vrije tijd ook vrijwilligerswerk doet, wat ook weer verschillende aandachtsgebieden kan bevatten:
Werk:
- Productontwikkeling
- Kwaliteitsbewaking
- Klantondersteuning
- Professionele ontwikkeling
- Personeelsvereniging
Privé:
- Gezin
- Gezondheid en conditie
- Persoonlijke ontwikkeling
- Ontspanning & Fun
- Familie en vrienden
- Huis en tuin
- Financiën
- Vrijwilligerswerk: Financiën
- Vrijwilligerswerk: Fondsenwerving
Je taken- en projectenlijst compleet maken
Nu je al deze aandachtsgebieden in kaart hebt gebracht, vraag je dan eens af: loopt alles op rolletjes voor elk aandachtsgebied? Ga elk aandachtsgebied eens langs en noteer taken of projecten die je zou willen of moeten doen om ze te verbeteren.
Bijvoorbeeld: ‘Automatisch testproces opzetten’, ‘Structuur klantenportal verbeteren’, ‘Rondreis Australië’ of ‘Pensioenspaarregeling wijzigen’.
Zo krijg je een beter totaalbeeld van alles dat je op dit moment bezighoudt; bewust of onbewust.
De kans is groot dat dit nieuwe taken en projecten voor je oplevert. Dat hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je alles ook nu direct moet gaan doen. Het betekent wel dat je overzicht completer wordt en dat je een betere afweging kunt maken over wat op welk moment het belangrijkst is, waardoor je je taken en projecten beter kunt prioriteren.
Het verschil tussen aandachtsgebieden en projecten
Ik wil even stilstaan bij het verschil tussen een aandachtsgebied en een project.
Een project heeft een begin- en een eindpunt, en kan op een gegeven moment als ‘voltooid’ worden beschouwd.
Aandachtsgebieden daarentegen, zijn nooit af. Je moet ze onderhouden, bewaken, beheren, etc. Het zou kunnen dat een aandachtsgebied op een bepaald moment niet meer relevant voor je is, maar het is nooit voltooid.
Een project heeft een begin- en een eindpunt, en kan daarna als voltooid worden beschouwd, terwijl een aandachtsgebied nooit af is.
Voorbeelden van projecten versus aandachtsgebieden:
Projecten:
- Verhuizen
- Nieuwe laptop kopen
- Op vakantie naar Italië
- Cursus tekstschrijven
- Versie 2.3 van software uitbrengen
Aandachtsgebieden:
- Huis en tuin
- ICT
- Rust en ontspanning
- Professionele ontwikkeling
- Productontwikkeling
Taken en aandachtsgebieden
Taken kunnen rechtstreeks gerelateerd zijn aan een aandachtsgebied en hoeven niet persé onderdeel uit te maken van een project. De wekelijkse boodschappen halen is bijvoorbeeld een taak die gerelateerd is aan het aandachtsgebied ‘Huis en tuin’. Maar het is geen onderdeel van project. Tenzij je de boodschappen haalt in het kader van een diner, verjaardag of ander feest dat je organiseert.
Meer voorbeelden van taken en aandachtsgebieden:
Taken:
- Kaartjes boeken voor concert
- Notulen van salesvergadering lezen
- Vriendin bellen voor afspraak
- Abonnement X opzeggen
- Nieuwe bezem kopen
- Nieuwe plantenbakken kopen
Aandachtsgebieden:
- Rust en ontspanning
- Verkoop / Sales
- Familie en vrienden
- Financiën / Administratie
- Huis- en tuinonderhoud
- Huis- en tuininrichting
Overigens, zoals je misschien al is opgevallen kun je helemaal zelf bepalen hoe je je aandachtsgebieden noemt. Gebruik omschrijvingen die je aanspreken. Dat is voor iedereen verschillend. Je kunt uiteraard ideeën van anderen opdoen, maar zorg er wel voor dat het uiteindelijk voor jou werkt.
Aandachtsgebieden en prioriteiten
Door een overzicht te maken van je aandachtsgebieden, krijg je beter zicht op je prioriteiten. Je krijgt een beter beeld van alles dat je aandacht heeft of zou moeten hebben.
De lijst is overigens geen vaststaand gegeven. Gedurende je leven veranderen je aandachtsgebieden, of de prioriteiten ervan. Bijvoorbeeld als je van baan verandert of besluit om voor jezelf te beginnen. Maar ook als je bijvoorbeeld gaat verhuizen. Dan heeft het gebied ’Huis en tuin’ ineens veel meer aandacht dan het vrijwilligerswerk dat je doet. En als je vlak voor een productlancering staat, hebben je taken op het gebied van productontwikkeling en sales waarschijnlijk meer prioriteit dan je taken voor administratie en professionele ontwikkeling.
Je aandachtsgebieden spelen dus een belangrijke rol in het bepalen van je prioriteiten op dát moment.
Balans tussen werk en privé
In feite zie je via deze lijst van aandachtsgebieden ook je balans terug tussen werk en privé. Hoeveel taken en projecten heb je voor de aandachtsgebieden op je werk en hoeveel heb je er privé?
Toch voorkom je daarmee niet dat de balans soms doorslaat naar de ene of de andere kant. Naar mijn mening gaat het ook niet om het vinden van echte balans tussen werk en privé. Het gaat er meer om dat je met zo’n totaaloverzicht betere keuzes kunt maken.
Nog verder kijken
Je rollen en verantwoordelijkheden beschrijven je huidige werkelijkheid. Maar zodra je dit in beeld hebt kun je ook nog een paar stappen verder gaan dan het ‘hier en nu’.
Dit doe je door te bepalen waar je naartoe wilt. Wat is jouw beeld van je toekomst en wat zou er moeten gebeuren om dat te realiseren? Wat zijn voor jou belangrijke principes en hoe kun je ervoor zorgen dat jouw leven volgens die principes is ingericht?
Veel timemanagementmethoden beginnen met dit soort vragen. Volgens mij werkt dat echter niet, want als je net begint met timemanagement dan heb je normaal gesproken eerst al je aandacht nodig om het ‘hier en nu’ onder controle te krijgen. Pas als je weer overzicht hebt en een gevoel van controle over wat er nú allemaal op je bord ligt, ontstaat er ruimte in je hoofd om je aandacht een paar niveaus ‘hoger’ te richten.
Opties openhouden
Schrikt het je af om na te denken over je doelen en visie? Heb je het gevoel dat je daarmee je opties verkleint?
Ik geloof niet dat je die ideeën zomaar hebt. Ze leven in jou en niet in ieder ander. Het betekent ook niet dat je een definitieve keuze moet maken. Alleen dat je je kunt richten op de ideeën die je al hebt. Door die ideeën te volgen ontvouwt zich vanzelf een pad naar nieuwe ideeën en doelen om te realiseren. En door dat helemaal op je eigen manier te doen hoef je niet bang te zijn dat je een pad volgt dat anderen voor je hebben bedacht, en dat niet bij je past. Dat is namelijk precies wat er gebeurt als je zelf niet kiest.
Aan de slag
Begin dus met het maken van een overzicht van al je aandachtsgebieden, zowel voor je werk als privé. Had je ooit gedacht dat het er zo veel zijn? En heeft het je op nieuwe ideeën gebracht voor projecten en taken die je moet of wilt doen? Verbetert het je inzicht in je prioriteiten? En ga je nog verder door ook je doelen, visie, principes en misschien wel je levensdoel te bepalen?
Ik lees het graag in de reacties hieronder.
