Een dagelijks plan maken

Hoe ziet het begin van jouw werkdag eruit? Je start je laptop of computer en kijkt wat er in je mailbox zit, werkt de eerste paar e-mails weg, ziet een paar interessante berichten voorbijkomen in Slack of Teams en voor je het weet geeft je agenda aan dat je volgende afspraak over een kwartiertje begint. Je denkt na waar het overleg over gaat en kijkt nog even wat documenten door die meegestuurd waren. Je bedenkt nog snel even welke je vragen je ook alweer wilde stellen.

Ondertussen pak je snel nog een kop koffie of thee, plug je je oortjes in en check je of je goed voor je camera zit. Je opent je agenda om de link voor de vergadering te openen en ziet dat je direct hierna alweer de volgende bespreking hebt. Sh.. daar had je ook nog iets voor door willen lezen. En wat wilde je zelf ook alweer inbrengen bij die tweede bespreking? Hmm… misschien kun je er zometeen tijdens die andere vergadering nog op komen…

Na de tweede vergadering probeer je op een rij te zetten wat er is afgesproken en kom je erachter dat je een aantal dingen vergeten bent te vragen. Daardoor kun je het nu niet direct uitwerken. En over een uur begint de volgende afspraak alweer. Wat moest daar ook alweer voor gebeuren? Pfff… de wandeling in je pauze kun je vandaag wel weer vergeten… 

Heb jij ook de hele dag het gevoel dat je achter de feiten aan loopt? Dat je van de ene afspraak in de andere belandt en nauwelijks aan taken toekomt die meer focus vragen? Dat komt omdat je de dag begint zonder een plan. Door elke dag te beginnen met een plan, ben je beter voorbereid op wat er komt en weet je wanneer je tijd hebt om aan grotere klussen te werken. 

Hoe maak je een dagelijks plan?

Kijk ’s ochtends of aan het eind van je vorige werkdag vooruit naar wat je te wachten staat. Neem even de tijd om voor jezelf een beeld te vormen van de komende dag. Welke afspraken heb je en wanneer? Hoeveel tijd zit ertussen? Welke punten wil je bespreken en welke vragen wil je beantwoord krijgen? Zijn er documenten die je daar bij nodig hebt en kun je die vlak voor de afspraak gemakkelijk terugvinden? Wat wil of moet je verder allemaal gedaan krijgen vandaag?

Dat plan wordt een mix van afspraken, taken en bespreekpunten. Je kunt er zelfs de notities aan toevoegen die je tijdens de bespreking maakt. Om deze verschillende soorten informatie bij elkaar te kunnen zetten, kun je je plan het beste maken in een notitie-app zoals Evernote, OneNote, Apple Notes of Google Keep.

Afspraken eerst

Begin met een lege notitie en vul deze door je afspraken van die dag er onder elkaar in te zetten, met de begin- en eindtijden erbij en telkens een paar witregels ertussen. Die afspraken zijn je ‘harde landschap’: de dingen waar je niet omheen kunt. 
Bepaal vervolgens per afspraak: 

• welke punten je wilt bespreken en welke vragen je wilt stellen en zet die in de notitie direct onder de regel van de afspraak.
• welke documenten je daarbij nodig hebt. Voeg een link naar het document toe of een korte verwijzing naar de locatie van het document, zodat je vlak voor de afspraak niet meer hoeft te zoeken. 
• of je nog iets moet doen om de afspraak voor te bereiden. 

Als er nog iets is dat je moet voorbereiden voor een afspraak, bepaal dan wanneer je dat gaat doen. Moet het voor je eerste afspraak gebeuren of kan het tussendoor?

Bedenk wel dat er gedurende de dag ook onverwachte dingen zich kunnen voordoen. Je kunt dus niet alles helemaal ‘dichtplannen’ met dingen die MOETEN gebeuren. Als het nu lijkt alsof je tussen 11.00 en 12.00 uur wel even tijd hebt om een afspraak van vanmiddag voor te bereiden; houd er dan rekening mee dat dat om 11.00 uur niet meer het geval is. 

Zet de voorbereidingen die je nog MOET doen dus als eerste in je plan van die dag.  Natuurlijk zou het beter zijn als je je al eerder had voorbereid op deze afspraken, maar soms is de situatie nou eenmaal zoals die is en moet je eerst een paar dagen of weken op deze manier werken voordat je weer tijd hebt om je eerder te kunnen voorbereiden. Aan het eind van dit blog vind je wat je nog meer kunt doen om je beter voor te bereiden.

Voeg je taken toe

Pas als je de taken hebt gepland die MOETEN gebeuren én je wat tijd hebt gereserveerd voor onverwachte dingen, kun je kijken of er tijd over is voor andere taken die je nog wilt doen. 

Is er iets dat je alvast voor morgen of overmorgen kunt doen? Zijn er grotere klussen die meer focus vragen en kun je daar vandaag tijd voor maken of alvast mee beginnen? Zorg ervoor dat je je takenlijst op zo’n manier kunt filteren dat je je belangrijkste taken en projecten goed in beeld hebt.

Tijd voor e-mail

Denk eraan dat je ook tijd nodig hebt om je e-mail en andere inboxen door te nemen, zoals je aantekeningen van besprekingen, vragen van collega’s en de ideeën die je zelf hebt bedacht en genoteerd.

Zo maak je je plan voor de komende dag, en zorg je ervoor dat je direct met de juiste dingen aan de slag kunt. 

Een wekelijkse update

Zoals ik al schreef is het beter om niet alleen per dag vooruit te kijken, maar om ook wekelijks even vooruit te kijken om te zien wat je kunt verwachten. Het liefst kijk je zelfs een paar weken vooruit, zodat je nóg beter kunt inschatten op welke taken je de komende tijd moet focussen. Ook kan het geen kwaad om even terug te kijken naar je afspraken van de afgelopen twee weken, om er zeker van te zijn dat je niets vergeet. Dit is allemaal onderdeel van de wekelijkse update van je systeem, waarover ik eerder al eens een blog schreef. 

Jouw eigen systeem opzetten

Een persoonlijk systeem dat compleet en up-to-date is en dat handige filters bevat, helpt je om dagelijks de juiste taken filteren voor je plan van de komende dag. Hoe completer je systeem is hoe beter je die afweging kunt maken. 

Heb je nog geen eigen systeem? Schrijf je dan hieronder in voor de gratis minicursus die je hiermee op weg helpt of klik hier als je graag persoonlijk advies wilt.