Denk jij in problemen of in projecten?

Iedereen komt wel eens in een lastige situatie terecht, waarvan je niet goed weet hoe je deze moet oplossen. Een probleem. Soms komt het door jezelf, soms komt het door een ander. Wat doe jij als je met een probleem wordt geconfronteerd? Geef je anderen de schuld en ga je zitten mokken dat alles tegenzit, of probeer je een oplossing te vinden? Hoe vind je die oplossing eigenlijk?

Een hele tijd geleden hoorde ik tijdens een webinar van de David Allen Corporation, de schrijver van de methode Getting Things Done (GTD), een belangrijke tip voor dit soort situaties die mij altijd is bijgebleven. Ik vind dit één van de meest empowering ideeën van de methode. Sorry voor het gebruik van dit Engelse woord, maar ik kon er geen goede vertaling voor vinden. Ik bedoel dat het de kracht bij jezelf als individu legt om zelf actie te ondernemen.

Tijdens het webinar vertelde één van de GTD-coaches over hoe zij een fysiek probleem had waarvan ze wist dat ze het aan moest pakken, maar dat ze telkens uitstelde omdat ze daardoor een tijdje uit de running zou zijn. Toch dacht ze er vaak aan en maakte zij zich er zorgen over. Totdat ze ineens een heldere ingeving kreeg: “Dit is geen probleem, het is een project!”

Ze keek naar haar projectenlijst en dacht: “Natuurlijk! Ik moet het gewoon op mijn projectenlijst zetten, bedenken wat de uitkomst van het project moet zijn (geen last meer hebben en weer fit genoeg zijn om lekker te kunnen sporten), en wat de eerstvolgende actie is: Mijn dokter bellen voor een afspraak.”

Van ‘slachtoffer’ naar ‘bestuurder’

Toen ik haar dit hoorde zeggen tijdens het webinar was dit voor mij absoluut een Aha-moment: Door te denken in projecten en eerstvolgende acties krijg je een gevoel van controle over de situatie. Jij bepaalt wat de uitkomst moet worden en hoe je stap voor stap naar die situatie toe kunt werken. In plaats van te klagen over je situatie, te denken “waarom moet mij dit overkomen?”, of te hopen dat het allemaal vanzelf goedkomt, word je ineens de bestuurder van de auto.

Dat geldt niet alleen voor situaties waar je buiten je schuld in terecht bent gekomen, maar ook voor situaties die door je eigen schuld zijn ontstaan. Het zijn je eigen houding en aanpak in die situatie, die zullen bepalen hoe je er weer uitkomt.

Denken in projecten

In feite zijn er twee stappen nodig om echt met je een probleem aan de slag te gaan:

1. Bedenk wat de gewenste uitkomst is. Hoe ziet de situatie eruit waarbij het probleem verdwenen is?
2. Bedenk wat de eerstvolgende stap is die je nu kunt doen om die uitkomst te realiseren en probeer die stap te beschrijven als een concrete, fysiek uitvoerbare actie.

Zodra je dit doet bij een probleem dat je op dit moment zelf ervaart, merk je waarschijnlijk dat er al snel een verandering optreedt in je gevoel over het probleem. Je voelt dat je meer controle over de situatie hebt en krijgt meer energie om het probleem aan te pakken.

Meer dan één actie

Door te beseffen dat het een project is, is het ook duidelijk dat er meer dan één actie voor nodig is om de gewenste uitkomst voor elkaar te krijgen. Het grappige is dat nu je die gewenste uitkomst hebt bedacht, je brein als vanzelf zal gaan bedenken welke acties er zoal nodig zijn voor die gewenste uitkomst. Daar is je brein nou eenmaal heel goed in. En als je niet weet hoe je iets moet doen? Dan bedenkt je brein vast: “Ik moet x eens vragen hoe zij dat destijds gedaan heeft.” of “Misschien kan ik informatie vinden via Google of YouTube.” Ook dat zijn acties voor je project.

Meer dan één project nodig

Sommige problemen zijn veel groter dan je met één project kunt aanpakken. Stel je voor dat jullie huidige website onvindbaar is voor jullie klanten en zo sterk verouderd dat je eigenlijk haast blij bent dát ze hem nauwelijks vinden… Of dat je bedrijf te groot wordt voor het pand waar jullie nu zitten, of dat je met je gezin moet verhuizen voor je werk. De oplossingen voor die problemen los je niet zomaar op met één project. Je kunt dan met subprojecten werken.

Bijvoorbeeld als je moet verhuizen. Eerst ga je op zoek naar een nieuwe woning en zet je je eigen woning te koop. Afhankelijk van de markt doe je dit parallel of na elkaar. Je kunt ook alvast beginnen met uitzoeken welke spullen je mee wilt nemen en deze inpakken, maar pas als je een nieuwe woning hebt kun je die woning klaar gaan maken om te betrekken. En als je kinderen hebt dan moet je op enig moment ook nog een nieuwe school voor hen zoeken…

Door even flink te brainstormen heb je al snel de belangrijkste subprojecten in beeld en afhankelijk van wat er tijdens het project gebeurt, zullen er nog wel een paar subprojecten volgen (nieuwe keuken, badkamer, of vloer nodig?). Het is geen probleem als je nog niet direct alles in beeld hebt. Zo ver kun je niet vooruitkijken.

Door met subprojecten te werken los je het probleem stap-voor-stap op. Sommige subprojecten lopen parallel of overlappen elkaar deels en andere beginnen na elkaar. Door de acties die gedaan moeten worden onder te brengen in de juiste subprojecten, wordt het geheel veel overzichtelijker en voelt het beter beheersbaar. Ook is het dan beter zichtbaar waar eerst de focus op ligt qua voortgang en aan welke subprojecten je op dat moment minder aandacht hoeft te besteden.

In de onderstaande afbeelding zie je een project met een aantal subprojecten in Todoist. Door het hoofdproject te selecteren zie je ook de projecten die eronder vallen:

Als je in de linker zijbalk een subproject aanklikt zie je de acties per project.

Voor elk project bedenk je minimaal één eerstvolgende, fysiek uitvoerbare actie, óf een item dat aangeeft dat dit subproject ergens op wacht:

Door grote problemen te zien als een project met verschillende kleinere projecten, kun je je veel beter voorstellen dat je ook die grote problemen uiteindelijk kunt oplossen.

Organiseer je projecten en acties

Zet bij grote projecten niet alle acties die je bedacht hebt op je actielijst, maar zet alleen de eerstvolgende acties erop. De andere acties zet je in je projectplan. Een projectplan heeft geen specifiek format. Het kan een notitie zijn in Evernote of een andere notitie-app, een Word- of Exceldocument, een mindmap, afhankelijk van wat je zelf het handigst vindt. Dit kan ook per project verschillen.

Tijdens het uitvoeren van een project verandert er vaak nog zoveel dat je regelmatig moet kijken wat op dat moment daadwerkelijk je eerstvolgende acties zijn. Door de ene actie uit te voeren kom je er soms achter dat er eerst nog iets heel anders moet gebeuren, of dat iets wat je verwacht had te moeten doen, helemaal niet nodig blijkt te zijn.

De acties die er tijdens het project bij komen zet je ook weer op de juiste plaats in je systeem: op je lijst met eerstvolgende acties of in je projectplan.

Als je alle eerstvolgende acties hebt gedaan die je voor een project op je actielijst hebt gezet, kijk je in het projectplan naar wat de volgende actie(s) zou(den) kunnen zijn en verplaats je die naar je actielijst.

Dit doe je ook als je je projecten langsloopt tijdens het wekelijkse onderhoud van je systeem. Zo houd je altijd voortgang in je projecten.

En nu jij…

Ik weet dat problemen niet de projecten zijn waar je het meest vrolijk van wordt, maar “The only way out… is through”, niet waar?

De methode Getting Things Done helpt je juist ook bij dit soort projecten heel goed. Door telkens weer te kijken naar de volgende actie, kun je je stap-voor-stap door een probleem heen worstelen. Je houdt daarbij overzicht en dit geeft de rust die nodig is in je hoofd om een probleem, groot of klein, de aandacht te geven die het verdient, maar ook niet meer dan dat.

Maak voor jezelf dus eens een lijstje van dingen die jij als een probleem ervaart, en probeer met de stappen die ik beschreef bij Denken in projecten, voor tenminste één van die problemen de gewenste uitkomst en de eerstvolgende actie te formuleren. Probeer dit daarna voor nóg een probleem te doen.

Hoe ervaar je het denken in projecten? Laat het weten door hieronder te reageren.