Dus jij denkt dat een systeem je beperkt?

Denk jij dat je chaos nodig hebt om creatieve ideeën te krijgen? Dat systemen je alleen maar beperken in je vrijheid en creativiteit? Lees dan nog even verder. Het is namelijk onzin… Met systemen wordt je werk juist gemakkelijker.

Systeem, workflow
Bron: Geralt via Pixabay

 

Stel je eens voor: je rijdt op een brede weg zonder lijnen en er zijn ook geen afspraken gemaakt over aan welke kant je moet rijden. Best spannend toch als een andere auto je tegemoet komt rijden? Welke kant kies jij en welke kant kiest hij? Op zo’n vlakke weg is dit misschien nog te doen als je iedere keer maar goed oplet. Maar hoe zou het zijn als er wat bochten in die weg zitten? Of als de weg nogal heuvelachtig is? Dan ben je toch maar wat blij dat we afspraken hebben gemaakt over wie aan welke kant van de weg rijdt en dan zijn de strepen op de weg toch ook best handig? Denk ook maar eens aan stoplichten met verschillende vakken voor links- en rechtsaf en rechtdoor. Dat komt de doorstroming (‘flow’) flink ten goede!

Ons wegverkeer is een systeem. Het heeft als doel dat wij ons zo efficiënt mogelijk over land kunnen verplaatsen tussen twee of meer locaties. Het bestaat uit het wegennet, objecten die zich daarop voortbewegen en onderling interactie hebben, afspraken over het gebruik, en aanwijzingen over het gebruik. Zo is er ook een systeem voor verplaatsing door de lucht en over water.

Systemen zijn eigenlijk overal te vinden. Ons lichaam is een systeem dat zelf weer uit allerlei systemen bestaat. Dat geldt ook voor de rest van de natuur, en voor allerlei apparaten die we gebruiken, maar ook voor de wijze waarop we thuis de was doen (verzamelen, sorteren, wasprogramma selecteren, drogen, strijken, etc.), of andere klussen in het huishouden.

Ga maar eens na voor hoeveel zaken je zelf een systeem hebt bedacht. En wat zou er gebeuren als je ineens zonder al die systemen zou moeten werken, of als ze ineens niet meer zo zouden werken zoals je gewend bent?

Met systemen creëer je ‘flow’

Ik ben ervan overtuigd dat je je werk ook veel beter kunt doen als je met systemen werkt. Juist als je werk heel onvoorspelbaar is, is het prettig om een systeem te hebben voor een aantal zaken vaste zaken, zoals het verwerken van je e-mail, aantekeningen en andere binnenkomende informatie, het kiezen van de taken waar je die dag aan gaat werken, maar ook bijvoorbeeld voor je administratie of bepaalde overzichten, rapporten of publicaties die je regelmatig moet opstellen. Door een systeem te bedenken voor die zaken, kun je ze sneller en gemakkelijker doen, waardoor je meer tijd en energie overhoudt voor onverwachte en lastige klussen.

Systemen creëren juist ‘flow’ in je werk.

Voorbeelden

Voor de meeste kenniswerkers geldt dat hun werk behoorlijk onvoorspelbaar is.

  • Het werk ligt al niet voor je klaar in stapeltjes of op werkorders, maar de hele dag door zijn er ook allerlei interrupties die je schema voor die dag zomaar ineens op zijn kop kunnen zetten. Dan is het wel prettig als je in elk geval weet wát jouw schema precies was, zodat je weet waar je mee moet schuiven. Als je dat weet, kun je wel tien keer per dag dat schema veranderen. Maar als je geen overzicht hebt, weet je na drie keer omgooien niet meer wat nu de juiste volgorde is.
  • Als je weet dat de afspraken in je agenda ‘harde afspraken’ zijn met anderen waar jij je in principe aan moet houden, dan is het veel gemakkelijker om te zien hoeveel tijd je overhoudt voor andere dingen, of om te zien wanneer er eventueel een nieuwe afspraak ingepland kan worden.
  • Als je een takenlijst hebt waarop al je taken staan, dan is het duidelijk waar je uit kunt kiezen als je aan de slag wilt. Als je bovendien een manier hebt om inzicht te houden in je prioriteiten, dan weet je ook welke van die taken je als eerste moet kiezen om zo zinvol mogelijk bezig te zijn.
  • Als je weet hoe je een e-mail of andere informatie verwerkt in jouw systeem van taken, afspraken en referentie- of archiefmateriaal, dan kost dat veel minder tijd, dan wanneer je iedere keer opnieuw moet verzinnen wat je ermee moet doen. Als je dit ook nog eens op zo’n manier doet dat je er op een ander moment direct mee aan de slag kunt, dan scheelt dat ook nog eens tijd.

Dit zijn maar een paar voorbeelden om te laten zien wat een systeem voor je werk kan doen.

Het belangrijkste is echter dat systemen rust geven. De voorspelbaarheid en vaste afspraken zorgen ervoor dat je je systemen grotendeels routinematig kunt gebruiken, waardoor je het echte denkwerk kunt gebruiken voor anderen dingen, zoals het daadwerkelijk doen van je werk. Daardoor houd je meer energie over en kun je je werk ook met meer focus doen.

Bouw je eigen systeem

Bij systemen denken we te vaak alleen aan die oude computerprogramma’s waarin je veel te veel velden moest invullen en waarbij je altijd net optie 5 moest hebben, terwijl er maar 4 keuzes waren. Daarom denken we vaak dat systemen ons beperken.

Maar wat als jij zelf dat systeem opzet? Dan kun je zelf bepalen wat je handig vindt en wat niet. Jouw systemen voor het doen van je administratie, de was of ander huishoudelijk werk werken toch ook prima?

Begin daarom ook met het opzetten van een systeem voor je werk, zodat je beter kunt bepalen waar je je tijd, aandacht een energie aan moet besteden. Dan krijg je ook meer ‘flow’ in je werk.

Hulp nodig?

Wil jij graag op weg worden geholpen met het opzetten van jouw systeem? Ik help je er graag mee. Kijk hier naar de mogelijkheden of boek een gratis sessie.

 

Dus jij denkt dat een systeem je beperkt?
 

 

Ontvang tips & updates en de GRATIS minicursus

Schrijf je in voor tips en updates van OrganizeFlow en ontvang de gratis minicursus ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven’.

Je krijgt dan een stappenplan en een aantal e-mails (verspreid over een kleine twee weken) die je helpen om de stappen echt in praktijk te brengen.

Interesse aanvinken:

Dus jij denkt dat een systeem je beperkt?

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang het gratis e-book en de minicursus) of volg mij op Twitter, LinkedIn of via Instagram.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Dus jij denkt dat een systeem je beperkt?

leestijd: 4 min
0