Een plan maken voor een ‘jaar’ van 12 weken

Aan het eind van het jaar zie je altijd weer blogs voorbijkomen die je aanmoedigen om doelen te stellen en een plan te maken voor het komende jaar. Zelf vind ik het niet te doen om een heel jaar vooruit te plannen. Een tijd geleden vond ik echter een boek waarin een nieuwe aanpak werd beschreven: De ’12 week year’-methode

Boek The 12 Week Year met een kalender en een pen op de achtergrond
Foto (kalender) van eliza28diamonds via Pixabay

Het centrale idee van de methode is dat je geen planning voor het hele jaar gaat maken, maar alleen voor de eerstvolgende 12 weken. En dat je die 12 weken benadert als een heel jaar: iedere week is een maand.

Waarom spreekt dit mij wél aan?

Ten eerste is het gemakkelijker om te bepalen wat je de eerstvolgende 12 weken (3 maanden) kunt realiseren, dan om dit voor een heel jaar te doen. Ik weet in elk geval niet welk onderwerp ik over een paar maanden interessant vind om in te duiken en ik kan echt niet voorspellen wanneer ik precies waarmee aan de slag wil. Als ik dat van tevoren allemaal ga plannen, dan krijg ik een soort natuurlijke weerstand tegen dat plan, en wordt het sowieso niet wat. Ik heb liever een lijstje met opties en kies daaruit de projecten die me op dat moment interesseren en waarvoor ik op dat moment voldoende gemotiveerd ben om ze te doen.

Een andere reden is dat ik aan het begin van een jaar meestal denk dat ik nog zeeën van tijd heb om mijn doelen van dat jaar te realiseren. Ik doe dan in het begin te weinig, waardoor ik aan het eind van het jaar tijd te kort kom. Herkenbaar? 

Door te werken met een ’12 week year’, oftewel een jaar van 12 weken, kun je elke week zien als een maand. Dat betekent dat je in de eerste week van maart (week 10) al in oktober zit van jouw eerste ’12 week year’. Dan begin je de druk wel te voelen toch? 😉

Een overzicht van 52 weken verdeeld in 12 maanden en 4 kwartalen, met daar recht onder 4 keer een cyclus van 12 weken met daaronder telkens de namen van de 12 maanden.
Vier keer per jaar een ’12 week year’

De dertiende week

In de dertiende week neem je tijd om even niets te doen, te reflecteren, te vieren dat je je doelen gehaald hebt en weer op te laden en te plannen voor een nieuwe periode.

Een wekelijks en dagelijks plan

Toch is het ook niet voldoende om pas aan het eind van elke cyclus van 12 weken in actie te komen. Het is beter om iedere dag of iedere week stappen te zetten in de richting van je doelen. 

“The greatest predictor of your future are your daily actions.”

Unknown

“We are what we repeatedly do. Excellence then is not an act, but a habit.”

Aristoteles

Maak daarom vóór elke cyclus van 12 weken een plan met dagelijkse en wekelijkse acties. In het boek worden dit ‘tactieken’ genoemd. Sommige tactieken zijn éénmalig, andere doe je wekelijks of zelfs dagelijks meerdere keren. 

Je maakt per doel een overzicht van deze tactieken en aan het begin van elke week neem je 15 tot 20 minuten de tijd om je acties voor de volgende week te bepalen. En aan het begin van elke dag neem je 5 minuten om je acties van de volgende dag scherp te krijgen.  Je kunt dit ook aan het eind van je week en van je dag doen. 

Meetbaar en tijdgebonden 😣

Om te bepalen of je je doel bereikt hebt, moet je deze meetbaar maken en een deadline bepalen. Eerlijk gezegd haak ik hier altijd af. Ik vind het zó arbitrair, zó kunstmatig. Mijn stelling is: “Als ik maar in de goede richting ga, dan vind ik het prima.” 

Op zich is daar ook niets mis mee, maar ik moet toch erkennen dat je niet echt kunt zeggen dat je je doel gehaald hebt, als dit niet ook door iemand anders kan worden vastgesteld. Daarvoor moet je het toch echt meetbaar en tijdgebonden maken. 

Bij de ’12 week year’-methode gaat meten overigens verder dan alleen meten of het doel gehaald is. Je meet ook meer het proces, waardoor je ook beter inzicht krijgt in waaróm je een doel wel of niet haalt.

Naast ‘Lag’-indicatoren ook ‘Lead’-indicatoren

Meten of je doel gehaald is doe je aan de hand van wat ze in het boek ‘lag-indicatoren’ noemen. Voorbeelden van deze indicatoren zijn je gewicht, je aantal klanten, aantal volgers, hoe lang je achter elkaar kunt hardlopen, of hoe snel je 5 km kunt lopen. Het zijn eindresultaten. Cijfers waar je naar toe werkt. 

De ’12 week year’-methode kijkt echter ook nog naar iets anders, namelijk naar de acties die je doet om het resultaat te bereiken. Die acties worden ook wel ‘lead-indicatoren’ genoemd. Dit zijn de activiteiten die ervoor zorgen dat je je einddoel behaalt. Ze tonen niet het resultaat zelf aan, maar ze geven aan hoe vaak je een actie (in het boek een ‘tactic’ genoemd) hebt gedaan waarvan je verwacht dat die je bij je doel brengt. Voorbeelden hiervan zijn het aantal keren dat je minimaal 30 minuten gesport hebt per week, het aantal keren dat je de hele dag gezond hebt gegeten of het aantal potentiële nieuwe klanten dat je hebt gesproken. 

Daar houd ik dan wel weer van, want zo kun je er ook echt iets van leren. Als je alle acties hebt gedaan die je in je plan voor deze 12 weken had gezet, maar je hebt uiteindelijk je doel niet bereikt, dan kan het zijn dat je de verkeerde tactieken hebt gekozen, óf dat je die tactieken niet vaak genoeg hebt uitgevoerd. 

Misschien moet je naast hardlopen ook wel krachttraining gaan doen om af te vallen, of meer aan je voeding veranderen. Misschien moet je per dag geen 2 maar 5 potentiële nieuwe klanten spreken. En misschien moet je om meer volgers te krijgen geen berichten plaatsen op Facebook, maar op LinkedIn of Instagram.

Lead indicators geven je dus eigenlijk de ‘speelruimte’ op weg naar je doel. Je kunt ze bijstellen gedurende het proces. 

Acceptabele deadline

Ik schreef al dat ik niet overweg kan met zomaar gekozen deadlines; iets dat je heel vaak moet doen als het om je eigen doelen gaat. Maar die deadline van 12 weken voelt toch anders. Daar kan ik eigenlijk wel mee leven. Het hoort bij de methode, het is overzichtelijk en het zorgt voor focus tijdens dat kwartaal. 

Een realistisch doel of project

Het betekent ook dat je je doelen en projecten zo moet kiezen dat je ze daadwerkelijk in 12 weken kunt doen.  Als je tot nu toe weinig goede ervaringen hebt met het stellen van doelen, leg dan de lat in het begin niet te hoog. Selecteer doelen en projecten waar je wél wat voor moet doen, maar die je gemakkelijk kunt halen in die 12 weken. Neem bijvoorbeeld een project dat je al veel te lang hebt uitgesteld. Stel dat je na 3 weken al klaar bent met dat project, dan heb je het toch maar mooi eindelijk gedaan en kun je je lekker focussen op de andere twee (leukere) doelen of projecten die je hebt gekozen.

Pas als je beter weet wat je in 12 weken kunt realiseren en meer gewend bent aan succes bij het stellen van doelen, kun je eens een ’stretch goal’ gaan proberen; een doel waarvoor je écht flink je best moet doen en waar je behoorlijk zenuwachtig van wordt. 

Voortgang bijhouden: Weekly Scorecard

Om de ‘lead’-indicators te meten, maak je bij de ’12 week year’-methode gebruik van de Weekly Scorecard. Dit is een overzicht waarin je bijhoudt of je de tactieken die je hebt bepaald om je doel te behalen, daadwerkelijk hebt gedaan.  Sommige tactieken zijn eenmalige acties die plaatsvinden vóór of in een specifieke week; andere zijn herhalend en doe je (vanaf een bepaald moment) één of meerdere keren per week. Hoe houd je dat allemaal bij?

Hieronder volgt een aantal voorbeelden.

Excel

In Excel kun je per doel een lijstje maken van je tactieken, en per dag bijhouden of je een actie hebt gedaan. Per week kun je dan uitrekenen hoeveel procent van die lead-indicator je hebt voltooid. Volgens het boek zit je goed als je wekelijks meer dan 86% scoort (dit komt overeen met 6 van de 7 dagen).

In de onderstaande afbeeldingen vind je twee voorbeelden van hoe je dit bij kunt houden: per dag (bovenste tabel) of per week (onderste tabel).

2 Exceloverzichten met onder elkaar de tactieken en daarachter kolommen waarin je de score per dag of per week kunt bijhouden.
12 Week Year Scorecard in Excel

Trello

Ook Trello leent zich goed voor het bijhouden van een je scores per week per tactiek. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe dit er in Trello uit kan zien:

Trello-overzicht met een kolom voor de drie doelen, een kolom per doel en een kolom per week. Beiden met kaartjes per tactiek.
12 Week Year Scorecard in Trello
  • In kolom 1 zie je de drie doelen, elk met een eigen kleur labels.
  • In kolom 2 t/m 4 zie je per doel de bijbehorende tactieken. Ook daar komen per doel de bijbehorende kleur weer terug.
  • In kolom 5 t/m 16 zet je de acties per week (1 t/m 12).
  • Je zou ook een kolom voor week 13 kunnen toevoegen, voor het geval je iets leuks bedenkt dat je in die week wilt doen in het kader van je ‘Refresh’.

Je kunt dan per tactiek subtaken definiëren en bijhouden welke je gedaan hebt. Trello zet dit aantal ook automatisch om naar een percentage:

Trello-kaart met een lijst van subtaken waarvan de eerste drie zijn afgevinkt.
Tactiek met afgevinkte subtaken

Voor tactieken die wekelijks moeten gebeuren, of meerdere keren per week, kun je in de kolom van het doel een kaartje maken waarop je bijhoudt in welke weken je alle acties van deze tactiek hebt uitgevoerd:

Trello-kaart met een checklist die een subtaak bevat voor elk van de 12 weken.
Tactiek met subtaken voor wekelijkse herhalingen

Per week kun je dan een kaartje maken waarop bijhoudt hoe vaak je de tactiek die week hebt uitgevoerd. Aan het eind van de week kopieer je dit kaartje door naar de volgende week (of je zet ze van tevoren allemaal alvast klaar):

Trello-kaart die een checklist met 3 subtaken bevat. Eén voor elke training. Twee ervan zijn afgevinkt, waardoor er 67% als voltooid aangegeven.
Tactiek met subtaken voor meerdere herhalingen per week

Acties per week bijhouden in je taakmanager

Ook als je Trello niet gebruikt als je taakmanager, kun je het wel gebruiken om je Scorecard bij te houden.  Zet dan wekelijks (bijvoorbeeld tijdens je Wekelijkse Review) de acties voor de komende week over naar je eigen taakmanager. 

Bijhouden in Todoist

Ook in Todoist zou je alle acties bij kunnen houden. Je definieert de doelen dan als projecten en de tactieken als acties in Todoist. Ik vind dit zelf echter best onoverzichtelijk (leg ik verderop uit):

Project in Todoist met een subproject per doel, met daarin taken en (sub-)taken per tactiek om bij te houden hoe vaak je iets hebt gedaan.
’12 Week Year’-doelen in Todoist

Als tactieken wekelijks moeten worden uitgevoerd of meerdere keren per week, maak je per tactiek voor elke week een subtaak:

Taak met (sub-)taken in Todoist om tactieken voor de komende 12 weken vooruit te plannen.
Tactiek met subtaken voor wekelijkse herhalingen

 En als een tactiek meerdere keren per week moet worden gedaan, maak je voor elke keer een subtaak aan in die week. Voor die subtaken kun je per week bepalen op welke dag(en) je ze wilt voltooien:

Taak in Todoist met 12 subtaken voor 12 weken en daaronder subtaken voor het aantal herhalingen per week.
Tactiek met subtaken voor meerdere herhalingen per week

Je krijgt dan wel heel veel extra taken in je taakmanager die bijna allemaal geen eerstvolgende acties zijn (omdat ze voor latere weken zijn), waardoor ik het onoverzichtelijk vind worden. Het onderstaande plaatje laat van één doel een aantal taken zien die in de eerste week moeten gebeuren. Stel je voor dat je deze ook krijgt voor de andere tactieken en doelen die je gepland hebt, en dat maal 12 weken:

Overzicht van taken en subtaken in Todoist die (herhalende) tactieken van één doel, in één week weergeven.
Tactieken per week

Ik zou er zelf voor kiezen om de voortgang bij te houden in Trello en om de benodigde acties wekelijks in Todoist te zetten; eventueel met behulp van herhalende taken.

Tussentijds evalueren en bijstellen

Aan het eind van iedere week bepaal je of je de geplande acties (‘lead’ indicators) hebt gedaan en wat het tot nu toe heeft opgeleverd, dus hoe ver je nog van je doel af bent.

In de Excelvoorbeelden zie je hiervoor een extra totaalregel onderaan staan:

Scorecard in Excel met daaraan toegevoegd een regel waarin je per doel per week de meting van de lag-indicator kunt toevoegen.
Lag indicator bijhouden in Excel

In Trello kun je dit bijhouden op de kaartjes van je doelen. Bij het doel ’20 nieuwe klanten kun je bijvoorbeeld 20 subtaken aanmaken die je afvinkt, of je voegt wekelijks via een opmerking toe wat je score is (gewicht, aantal minuten, aantal km, etc.):

Trello-kaartje van een doel, waarop via comments wordt bijgehouden wat de huidige score is van de lag-indicator.
Lag indicator bijhouden in Trello

In Todoist kun je bij elk doel een ‘niet voltooibare taak’ toevoegen waarin je deze informatie vermeldt:

Project met een onvoltooibare taak in Todoist waarin wordt bijgehouden wat de huidige score is van de lag-indicator.
Lag indicator bijhouden in Todoist

Deze maak je aan door de taak te beginnen met een * gevolgd door een spatie en dan de tekst van de lag indicator. De tekst wordt vetgedrukt door deze tussen dubbele ** te zetten:

Een onvoltooibare taak toevoegen met dikgedrukte tekst.
Niet voltooibare taak maken in Todoist

Als je ziet dat je acties niet het gewenste resultaat opleveren, probeer deze dan op tijd bij te stellen. Het boek moedigt je aan om wekelijks met een groepje te bespreken hoe het gegaan is: de Weekly Accountability Meeting. Zo’n groep helpt je om kritisch en eerlijk te blijven kijken naar je acties en resultaten en ze kunnen ook meehelpen om oplossingen te bedenken als iets niet werkt zoals verwacht. 

Wat ook altijd nog kan, is je doel bijstellen. Stel, dat je verwacht dat je niet verder komt dan de helft van je gestelde doel? Maak daar dan je nieuwe doel van en zorg dat je dat haalt. Dat is altijd nog beter dan opgeven!

Accountability en commitment

Het boek bevat ook mooie teksten over accountability en commitment:

“Accountability is not consequences, but ownership. It is a willingness to own your actions and results regardless of the circumstances.’ ’The very nature of accountability rests in the understanding that each and every one of us has freedom of choice. It is this freedom of choice that is the foundation of accountability.”

“There is a big difference when you approach something as choose-to versus a have-to.”

“When you understand that true accountability is about choice and taking ownership of your choices, everything changes. You move from resistance to empowerment, from limits to possibilities and from mediocrity to greatness.”

“It seems that when things get difficult, we find reasons why we can’t keep our promises and we shift our focus to other activities. It is important to understand that there is a difference between interest and commitment: When you’re interested in doing something, you do it only when circumstances permit, but when you’re committed to something, you accept no excuses, only results.”

Andere tips

In het tweede deel van het boek worden alle stappen van de methode uitgebreid beschreven. Zo lees je bijvoorbeeld hoe je:

  • een visie opstelt aan de hand waarvan je gaat bepalen welke doelen je het komende jaar en de jaren daarna wilt realiseren,
  • je ’12 weken’-plan opstelt,
  • zorgt voor de uitvoering van je plan,
  • je voortgang bijhoudt,
  • je niet gek laat maken door anderen en externe factoren. 

Bij elke stap wordt ook beschreven hoe je dit toepast bij teams, welke veranderingen in je denkproces nodig zijn, en wat bijbehorende tips en valkuilen zijn. 

Ook lees je welke fases je emotioneel gezien doorloopt bij een verandering:

  1. Ongeïnformeerd optimisme
    Je ziet alleen maar positieve punten om te veranderen. 
  2. Geïnformeerd pessimisme
    De positieve punten lijken minder belangrijk en haalbaar en je begint zoveel negatieve kanten te zien dat je je afvraagt of het allemaal wel de moeite waard is.
  3. Vallei van wanhoop
    Het punt waar de meeste mensen opgeven. De pijn van de verandering is te groot en de voordelen lijken ver weg en onbelangrijk. Er is een eenvoudige weg om uit die ellende te komen: opgeven. 
  4. Geïnformeerd optimisme
    Je begint de vruchten te plukken van je acties en je vormt nieuwe routines.
  5. Succes en vervulling
    Je ervaart nu volledig de voordelen van je nieuwe gedrag en de negatieve punten zijn vrijwel verdwenen. 

Door je bewust te zijn van deze fases is de kans kleiner dat je je erdoor uit het veld laat slaan. 

Een plan maken voor een ‘jaar’ van 12 weken
Tags:                     

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een plan maken voor een ‘jaar’ van 12 weken

leestijd: 10 min
0