Een to-do-lijst die wél werkt (en die blijft werken)

Daar zit je weer met je to-do-lijst. Voor de zoveelste keer is het een waslijst geworden waar je geen wijs meer uit wordt. Er is geen doorkomen aan en er komt elke dag meer bij dan dat je kunt afvinken.

Eigenlijk durf je al helemaal niets nieuws meer toe te voegen, want het liefst kijk je er gewoon niet meer op. Heel wat taken zijn inmiddels achterhaald, dus je moet telkens weer zoeken naar de dingen die belangrijk zijn. Je krijgt het gevoel dat je dingen mist. Dat je dingen vergeet die je wel had moeten doen. Dat je to-do-lijst niet meer compleet is.

En voor de zoveelste keer gooi je je to-do-lijst in de prullenbak.

Wat nu?

In een rommelige keuken kun je niet koken

Een to-do-lijst werkt alleen als hij overzichtelijk en up-to-date is. Naarmate je langer met een lijst werkt wordt hij rommelig. Hoe complex je taakmanager ook is, of hoe eenvoudig (zoals papier en pen), je moet zelf actie ondernemen om te voorkomen dat je het overzicht verliest.

Dat doe je door regelmatig je lijst op te schonen, liefst één keer per week.

Zo’n wekelijkse update kun je vergelijken met het opruimen van de keuken na het bereiden van een maaltijd. Pannen, mesjes, pollepel en ander keukengerei, verpakkingen, restjes van gesneden groenten, kruiden, kookboek, maatbeker; sommige dingen heb je misschien direct opgeruimd maar zo links en rechts staat er nog heel wat op het aanrecht. Niet echt handig om zo laten staan tot de volgende dag, want dan heb je veel van die spullen opnieuw nodig.

Dus ga je opruimen. Je bepaalt waar iets hoort: in de vaatwasser, in de prullenbak, in een kastje of lade, zodat je het de volgende keer direct terug kunt vinden als je weer gaat koken.

Overzichtelijke, opgeruimde keuken
Bron: Skitterphoto via Pixabay

Doe dat ook regelmatig voor je to-do-lijst. Dat hoeft niet dagelijks. Eén keer per week is normaal gesproken voldoende.

Eén keer per week loop je alle taken op je lijst even langs en kijk je of ze nog relevant zijn, of ze duidelijk genoeg zijn opgeschreven, en of ze niet te groot zijn waardoor je er niet aan begint.

Ook bepaal je of je taken nog op de juiste lijst staan:

  • Is een taak misschien te groot en is het eigenlijk een project dat je aan je projectenlijst moet toevoegen?
  • Zijn er taken die je niet (zelf) kunt doen omdat ze wachten op iets of iemand anders?
  • Zijn er taken die minder relevant zijn, die je later kunt doen, of waarvan je niet meer zeker weet of je ze moet doen?
    Die kun je dan beter op je later/misschien-lijst zetten. Door op dít moment ‘nee’ te zeggen tegen sommige taken, krijg je meer ruimte voor andere.

Weten wat je niet gaat doen is vaak net zo belangrijk als weten wat je wél wilt doen.

Het gaat niet automatisch

Geen enkele app kan dit opruimen vóór je doen. Het vergt denkwerk waarbij je een afweging maakt tussen je prioriteiten en je beschikbare tijd en energie.

Theoretisch gezien zou je dat kunnen automatiseren als je je projecten zou ordenen op volgorde van prioriteit, en als je ook bij iedere taak zou vastleggen hoeveel tijd en energie ervoor nodig is en in welke context je de taak zou kunnen doen (op kantoor ga je immers niet de tuin doen).

Het is echter maar de vraag of je er daarmee bent. Ook kost het veel extra tijd en het maakt het vastleggen van je taken veel te complex. Het is waarschijnlijker dat je binnen afzienbare tijd geen zin meer hebt om zoveel in te vullen op het moment dat je je taken vastlegt of als je je inbox leegmaakt.

Het updaten van je takenlijst is dus iets dat je gewoon zelf moet doen. Het beste kun je er tijd voor inplannen in je agenda. Een afspraak met jezelf maken. Ga in het begin uit van ongeveer anderhalf uur. En let wel: dit hoort nét zo goed bij je werk als het lezen van je e-mail of het plannen van een project.

Een wekelijkse update in 6 stappen

Met de onderstaande zes stappen doe je een grondige update. Als je een keer wat minder tijd hebt kun je een paar stappen overslaan. Doe dan in elk geval stap 3 en 4 en kijk bij stap 1 maar 1 week terug, en bij stap 2 maar 1 of 2 weken vooruit.

Een korte wekelijkse update is beter dan helemaal geen wekelijkse update.

  1. Kijk in je agenda naar je afspraken van de afgelopen 2 weken. De kans is groot dat er nog zaken zijn die je te binnen schieten. Dingen die je zelf moet doen of waar je nog op wacht. Voeg deze toe aan de juiste lijst van je systeem (takenlijst, projectenlijst, agenda, wachten-op-lijst, later/misschien-lijst).
  2. Kijk in je agenda naar je afspraken van de komende 4 weken. Zijn er zaken die je nog moet voorbereiden of regelen? Zijn er nog dingen waar je op wacht? Voeg ze toe aan je systeem.
  3. Bekijk je projectenlijst. Staat alles erop? Zijn er projecten die tijdelijk ‘on hold’ staan? Heeft elk project een eerstvolgende actie? Zijn er nog projecten waarvoor je een planning moet maken? Voeg daarvoor een taak toe aan je to-do-lijst.
  4. Bekijk de taken op je to-do-lijst. Bepaal of ze nog actueel zijn en of ze duidelijk genoeg zijn omschreven om ze direct uit te kunnen voeren. Zijn er misschien acties waarvan je niet meer zeker weet of je ze wilt doen? Verplaats ze dan naar je ‘Later/misschien’ lijst.
  5. Bekijk ook de taken op je wachten-op-lijst. Zijn er nog mensen die je een reminder wilt sturen? Als dat nu te veel tijd kost, schrijf het dan even op, of zet het op je actielijst om het na deze update te doen.
  6. Bekijk de taken die op je ‘later/misschien’-lijst staan. Zitten er taken tussen waarvan je inmiddels weet dat je ze binnenkort gaat doen? Verplaats ze dan naar je actielijst. Zijn er taken die je echt niet meer gaat doen? Verwijder ze dan gewoon van je lijst.

Je hoeft dit niet persé wekelijks te doen, maar je zult merken dat het wel de minste tijd in beslag neemt als je het regelmatig doet. Hoe langer je ermee wacht, hoe meer tijd het kost.

Nieuwe energie en inzicht in prioriteiten

Een opgeschoonde takenlijst levert niet alleen tijd op, maar vooral ook energie en focus. Dat komt omdat het weer superduidelijk is wat je de komende week moet gaan doen. Die helderheid geeft een goed gevoel. Je weet wat er van je gevraagd wordt.

Natuurlijk kunnen er nieuwe dingen tussendoor komen. Maar als je weet wat er nú ligt, kun je veel beter de prioriteit van nieuwe taken bepalen.

Daarom is een wekelijkse update van wezenlijk belang voor je to-do-lijst. Alleen als je zeker weet dat je to-do-lijst een correcte en actuele weergave is van de dingen die je moet doen, wordt het een lijst waar je op kunt vertrouwen op het moment dat je moet bepalen wat de eerstvolgende taak is waar je aan moet werken.

Zonder zo’n regelmatige update wordt het al snel weer een rommeltje.

Een to-do-lijst die wél werkt (en die blijft werken)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een to-do-lijst die wél werkt (en die blijft werken)

leestijd: 5 min
0