Evernote: Alles op één plaats bewaren en eenvoudig terugvinden

Notitieblokken, labels en notities in Evernote

Het is weer eens zover. Overal op je bureau liggen papieren en op je computer is het ook een chaos.

Aantekeningen van een vergadering, notities van een cursus, allerlei losse bestanden met handleidingen, bookmarks naar goede artikelen, losse bonnetjes, ruwe opzetjes van ideeën, documenten in allerlei verschillende mappen op je laptop of in je e-mailprogramma, etcetera, etcetera.

Hoe zorg je er nou voor dat je overzicht blijft houden, niets kwijtraakt en alles terug kunt blijven vinden?

Ik gebruik al jarenlang een app waarin ik gewoonweg álles kan bewaren, organiseren en terugvinden: Evernote.

Wat is Evernote?

Evernote is een app waarin je notities, afbeeldingen, geluid en documenten kunt opslaan. Dat kunnen handgeschreven of getypte notities zijn, maar ook visitekaartjes of andere documenten die je fotografeert, scant of gewoon zelf opslaat vanaf je computer, of die je automatisch laat toevoegen vanuit een bepaalde map.

Bovendien kun je heel gemakkelijk webartikelen opslaan in Evernote. Dat kan vanuit je browser op je laptop (zie de WebClipper, verderop in dit artikel), maar ook vanuit verschillende apps op je smartphone, via de ‘Delen…’-functie (zie linker afbeelding hieronder).

Ik gebruik Evernote al sinds 2008 en heb inmiddels duizenden notities erin verzameld. Het concept van deze blogpost is ook in Evernote getypt. Waarom? Omdat ik voor blogposts geen complexe tekstverwerker nodig heb, ik met Evernote overal aan die blogposts kan werken en er niet steeds aan hoef te denken om de tekst regelmatig op te slaan. Dat gaat namelijk vanzelf, net als de online synchronisatie tussen mijn Android-app, iPad-app en Desktop-app.

Evernote heeft een app voor de belangrijkste besturingssystemen zoals Windows, Mac, iOS en Android. Ook is er een Web-app, zodat je vanaf elke locatie via een browser kunt inloggen.


Opslaan in Evernote via 'Delen...' op je telefoon
Opslaan in Evernote via ‘Delen…’ op je telefoon
Notitieboeken en 'Stapels'
Notitieboeken en stapels (‘stacks’)
Labels in Evernote
Labels in Evernote

Hoe werkt Evernote?

Evernote bestaat uit allemaal losse notities. Elke notitie sla je op in een notitieboek. Notitieboeken zijn eigenlijk vergelijkbaar met mapjes op je harde schijf of in je mailprogramma. In Evernote kun je echter geen hele boomstructuur van mapjes maken.

Je kunt wel stapels (‘stacks’) maken van notitieboeken. Je kunt zo bijvoorbeeld een stapel maken die ‘Projecten’ heet en daaronder per project een notitieboek aanmaken. Of zoals je ziet in de middelste afbeelding hierboven: Een stapel die ‘Reference’ heet, met daaronder per hoofdonderwerp een notitieboek.

Als je net een Evernote-account hebt aangemaakt bevat deze één notitieboek. Dat is je standaard-notitieboek. Het is handig om deze ‘INBOX’ te noemen en ook als inbox te gebruiken. Als je even snel een notitie wilt maken of iets wilt doorsturen vanuit een andere app, komt dit normaal gesproken namelijk in je standaard-notitieboek terecht.

Op een ander moment kun je dan rustig bekijken in welk notitieboek je de notitie echt wilt bewaren. Je kunt er dan ook één of meer labels (in het Engels: ‘tags‘) aan koppelen om de notitie later gemakkelijk terug te kunnen vinden.

In de rechter afbeelding hierboven zie je een structuur van labels. Ook labels kun je namelijk groeperen, net als notitieboeken. Het verschil is dat de structuur van je labels wél meer dan twee lagen kan bevatten. Labels geven dus meer flexibiliteit dan notitieboeken. Samengevat:

  • Een notitie kun je maar in één notitieboek opslaan (tenzij je een kopie maakt van de notitie), maar je kunt er allerlei verschillende labels aan koppelen.
  • Bij notitieboeken kun je er maar één laag boven zetten, terwijl je bij labels een structuur kunt maken die uit veel meer lagen bestaat.

Daarmee zeg ik niet dat je beter met labels kunt werken dan met notitieboeken. De kracht zit ‘m juist in de samenwerking.

Evernote inrichten

Dit vinden veel mensen lastig. In het begin maak je gewoon allerlei notities aan en die bewaar je in je standaard-notitieboek. Misschien werk je al wel met labels (‘omdat het kan’), maar heb je er nog nooit goed over nagedacht. Misschien heb je daardoor ook wel wat dubbele labels (bijvoorbeeld: ‘recept’ en ‘recepten’)

Pas op het moment dat je het overzicht een beetje kwijtraakt begin je na te denken over een goede structuur. En als je dan helemaal zelf mag weten hoe je die structuur gaat opzetten, dan is het natuurlijk de vraag: wat is het beste?

Dit is een vraag waar al heel wat discussies over gevoerd zijn en waar vele blogposts over zijn geschreven, maar het enige antwoord is: wat voor jou het beste werkt!

Je moet het dus gewoon uitproberen. Je kunt naar wat voorbeelden kijken voor ideeën, maar uiteindelijk zul je zelf moeten bepalen wat voor jou het beste werkt.

Mijn eigen inrichting is vrij complex met veel notitieboeken en labels die ik zelfs nog weer in categorieën heb ingedeeld. Een blog daarover heb je nog van mij tegoed. Momenteel ben ik namelijk weer wat dingen aan het omgooien.

Het kan ook heel simpel: Sommigen gebruiken zelfs maar één notitieboek en helemaal geen labels, en vertrouwen volledig op de geweldige zoekfunctionaliteit die in Evernote zit (waarover later meer).

Voorbeelden van indelingen in Evernote:

Belangrijke functies

Vraag iemand die Evernote al enige tijd gebruikt wat de krachtigste functie van Evernote is en je krijgt waarschijnlijk één van de volgende twee antwoorden:

  • De zoekfunctionaliteit
  • De Evernote webclipper

Oh ja, ‘notitielinks’ is waarschijnlijk een goede derde en ook ‘reminders’ vind ik erg handig. Ik zal ze hieronder toelichten.

Zoeken in Evernote

Het is op zich niet echt verbazingwekkend dat een tool als Evernote een goede zoekfunctie heeft. Je kunt daarbij ook filteren op label (tag:) of notitieboek (notebook:) of allerlei andere eigenschappen‘, zoals:

  • notities met plaatjes:   resource:image/*
  • notities die vandaag of op één van de afgelopen 7 dagen zijn gemaakt: created:day-7
  • notities met onvoltooide acties erin:   todo:false

Je kunt de zoekopdrachten complexer maken door verschillende zoektermen te combineren of uit te sluiten.

Ook kun je zoekopdrachten opslaan en snel toegankelijk maken via je snelkoppelingen.

Momenteel zijn ze ‘beschrijvend zoeken‘ aan het ontwikkelen. Daarmee kun je bijvoorbeeld als zoekterm intypen ‘notes created last month’ of ‘notes tagged as bookmarks’. Op dit moment werkt het alleen nog in de Engelstalige Mac-versie van Evernote. Daarvoor moet je je standaardtaal op Engels zetten in je systeemvoorkeuren.

Waar Evernote écht boven de rest uitstijgt qua zoekfunctionaliteit, is dat het ook heel gemakkelijk kan zoeken naar teksten op ingescande afbeeldingen of in (ingescande) PDF’s*:

*) Dit is alleen beschikbaar in de betaalde versie


Evernote kan zoeken in ingescande PDF-bestanden
Zoeken in ingescande PDF-bestanden
Evernote kan zoeken in ingescande handgeschreven notities
Zoeken in ingescande handgeschreven notities

Webclipper: Eenvoudig webartikelen bewaren

Een andere zeer populaire functie van Evernote is de webclipper. Dit is een gratis extensie voor je browser. Je krijgt daardoor een icoontje in je browser waar je op kunt klikken als je op een pagina bent die in Evernote wilt bewaren.

Zodra je het icoontje aanklikt wordt er een menu getoond in de rechter bovenhoek van de pagina, met daarin opties om het artikel op verschillende manieren op te slaan. Ik gebruik meestal de optie ‘artikel’ of ‘vereenvoudigde weergave’ waarmee de pagina gemakkelijker leesbaar wordt.

De webclipper herkent ook pdf-documenten die je in je webbrowser geopend hebt, e-mails in Gmail en zelfs LinkedIn-profielpagina’s. Het adres van de webpagina wordt trouwens overgenomen naar de notitie en kun je later terugvinden door op de Info-knop van de notitie te klikken.


Artikel opslaan via de Evernote webclipper
Online artikel opslaan met de webclipper
Een notitie met links naar andere notities in Evernote
Notities koppelen in Evernote

Notitielinks

De derde superhandige functie is notitielinks. Als je een notitie hebt gemaakt, krijgt deze een eigen link in Evernote. Deze link kun je kopiëren door met de rechter muisknop op de notitie te klikken en dan op  ‘Kopieer notitielink’. Deze link kun je in een andere notitie plakken waardoor je notities aan elkaar kunt linken (zie rechter afbeelding hierboven).

In veel taakmanagers kun je de link ook plakken in het opmerkingenveld van een taak. Zo kun je dus notities koppelen aan je taken.

Let op: Als je de link ergens plakt buiten Evernote, bijvoorbeeld in je taakmanager, dan zal hij automatisch de link gebruiken die de notitie opent in je browser. Deze begint gewoon met https:// . Echter, als je de CTRL-toets (Windows) of de Option-toets (Mac) ingedrukt houdt terwijl je de notitielink kopieert, dan krijg je de ‘Klassieke notitielink’. Deze link begint met evernote:/// en opent je notitie direct vanuit je taakmanager in Evernote en niet in je browser. Het is maar net wat je zelf het fijnst vindt.

Reminders

Bij een notitie kun je ook instellen dat er op een bepaalde datum en tijd een Reminder wordt gegeven. Op alle apparaten waar je Evernote hebt geïnstalleerd ontvang je dan deze reminder. Dit kun je bijvoorbeeld ook goed gebruiken voor items waar (vooralsnog)  geen actie aan zit, maar waar je op een bepaald moment aan herinnerd wilt worden.

Nog meer features

Eén van mijn favoriete tool-experts is Steve Dotto. Hij heeft een mooi YouTube-filmpje gemaakt van nog eens vijf andere features van Evernote. Sommige (zoals het e-mailen naar Evernote) zijn inmiddels alleen nog beschikbaar in de betaalde versie. Uiteraard vind je op YouTube nog veel meer video’s over Evernote.

Meer informatie

Er is echt ongelooflijk veel informatie te vinden over Evernote en daarom heb ik er ooit een ZEEF-pagina over gemaakt (die ik weer eens moet bijwerken ? ): http://evernote.zeef.com.
Mocht je nog een goede resource weten dan kun je deze voorstellen door op die pagina op ‘Suggest’ te klikken.

Natuurlijk kun je ook reageren of vragen stellen via de reacties onder deze blogpost.

 

Mijn ZEEF-pagina over Evernote (evernote.zeef.com)
Mijn ZEEF-pagina over Evernote

 

Evernote: Alles op één plaats bewaren en eenvoudig terugvinden
Tags:         

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Evernote: Alles op één plaats bewaren en eenvoudig terugvinden

leestijd: 7 min
0