Getting Things Done en prioriteiten

Ik schreef al eens dat de methode Getting Things Done (GTD) begint met het krijgen van controle over de dingen die NU ‘op je bord liggen’, en niet bij het nadenken over je doelen. Ik vind dat een belangrijke kracht van deze methode en het is een groot verschil ten opzichte van andere methoden voor timemanagement. Het wordt echter door velen juist ook als een zwakte gezien. De methode zou te weinig zeggen over het stellen van prioriteiten. Die volgen immers uit je doelen. Of toch niet?

Een pen in een hand die geplaatst is onder de enige tekst die op de twee verder lege pagina's staat: My Plan.
Foto van Pexels via Pixabay

Ik begrijp wel dat het lijkt alsof GTD zich niet richt op prioriteiten, maar ik vind die conclusie te kort door de bocht. Ik vermoed zelfs dat mensen dit denken omdat ze de methode niet lang genoeg proberen. Dit klinkt misschien raar, maar het is een methode die zich verder ontvouwt, naarmate je het langer gebruikt. Het bevat meerdere lagen van inzicht. Dat verklaart ook waarom mensen zeggen dat telkens als ze het boek opnieuw lezen, ze er iets nieuws uit halen, iets waar ze eerder altijd overheen hebben gelezen.

Langzaam je focus verschuiven

In het begin ben je vooral gefocust op het leegmaken en verwerken van alles dat in je inbox zit of in je hoofd, of wat op je bureau ligt, en met het organiseren van de taken die daaruit volgen. Zodra je dat allemaal netjes in je systeem hebt gezet, kies je dagelijks aan welke taak je als eerste gaat werken.

David Allen heeft geobserveerd dat deze keuze ten eerste wordt beperkt door de tools, locatie, mensen, of de tijd en energie die op dat moment voorhanden zijn. Stel nu, dat die allemaal volop aanwezig en beschikbaar zijn, dan is het enige dat overblijft: Prioriteit.

Dan is de vraag natuurlijk: hoe bepaal je wat prioriteit heeft?

Daar heeft David Allen wel degelijk iets over geschreven. Eigenlijk is dit het tweede deel van de methode. Zoals gezegd, begint Getting things done bij het krijgen van Controle: het verzamelen, verhelderen en organiseren van alles dat je moet doen en het op orde houden van je systeem. Vervolgens gaat het over het krijgen van Perspectief.

Overzicht krijgen op een hoger niveau

Hij nodigt je uit om eens op te stijgen en over je taken heen te kijken, en zo inzicht te krijgen in je prioriteiten. David Allen vergelijkt het met een opstijgend vliegtuig: Op de start- en landingsbaan zie je je taken; je eerstvolgende acties. Daarna ga je telkens 10.000 ft verder omhoog. In de nieuwste versie van zijn boek gebruikt hij nummers voor deze horizonnen, maar ik vind de parallel met opstijgen mooier, die hij in de eerste versie van zijn boek gebruikte.

Vliegtuig dat taxiet naar de startbaan.
Foto van b1-foto via Pixabay

10.000 ft.: Projecten

Als je een stuk boven de startbaan gaat hangen, David Allen noemt dit het niveau van 10.000 ft (ook wel Horizon 1), dan zie hoe je taken met elkaar samenhangen in projecten. Elke gewenste uitkomst waarvoor meer dan één actie nodig is, noemt hij een een project. Ook al zijn er maar twee of drie acties nodig. Door al je huidige projecten op je projectenlijst te zetten, krijg je een overzicht van al die uitkomsten waarvoor méér dan één actie nodig is.

Dit overzicht is je belangrijkste inzicht in je huidige prioriteiten. Van je projecten wil je minimaal wekelijks (soms vaker) weten wat de status is. En je weet welke projecten het belangrijkst zijn.

Als je niet duidelijk voor je is welke projecten het belangrijkst zijn, overleg je hierover met je manager, of je neemt eens een kijkje op het volgende niveau.

20.000 ft.: Aandachtsgebieden

Als je nog eens 10.000 ft hoger gaat, dan kom je op Horizon 2: je rollen en verantwoordelijkheden, of kortgezegd je aandachtsgebieden. Ook daar heb ik al eens eerder over geschreven.

Voorbeelden van deze aandachtsgebieden zijn je gezondheid, gezin, familie, financiën, productontwikkeling, klantenservice, marketing, etc. In tegenstelling tot projecten zijn je aandachtsgebieden nooit klaar. Je moet ze altijd blijven onderhouden op een bepaald niveau, of er is verbetering nodig. Soms is een aandachtsgebied niet meer van toepassing, bijvoorbeeld als je een andere baan of functie krijgt, of als je stopt met een vrijwilligersfunctie. Zowel in je privéleven als in je werk, zul je zo’n zeven tot tien van deze aandachtsgebieden hebben.

Eigenlijk zou ieder project dat je hebt aan minimaal één van deze aandachtsgebieden gekoppeld moeten kunnen worden. Als dat niet zo is kun je je afvragen of dit wel een project is dat jij zou moeten doen.

Inzicht in je huidige prioriteiten

Door goed om je heen te kijken, eventueel te overleggen met anderen, en na te denken over alles waar je je momenteel mee bezighoudt, krijgt je een goed beeld van huidige projecten en aandachtsgebieden.

Zo’n totaalbeeld kan overigens best confronterend zijn, maar als je de hele lijst nog eens langs gaat, dan zijn het toch echt de dingen waar jij je verantwoordelijk voor voelt. Het werkt eigenlijk net zoals bij het opschrijven van wat er allemaal in je hoofd zit. Zodra je het voor je ziet, kun je het veel beter overzien. Je weet dan welke aandachtsgebieden en welke projecten voor jou het belangrijkst zijn. En daardoor weet je ook welke taken prioriteit hebben.

Ruimte voor meer

Er gebeurt echter nog iets anders interessants als je dit brede overzicht hebt. Niet direct, maar na een paar weken of maanden.

Als je goed in beeld hebt wat er op dit moment allemaal speelt en je meer het gevoel krijgt dat je het onder controle hebt, komt er ineens ruimte om na te denken over wat je allemaal nog meer wilt.

Man die op een rots zit en over de zee uitkijkt.
Foto van Iswanto Arif via Unsplash

Nog verder de hoogte in

Ineens komt er ruimte om verder vooruit te kijken, om doelen te stellen, om een visie te creëren voor de langere termijn. Zelfs de vraag ‘Waartoe ben ik hier? Wat is mijn levensdoel?’ wordt interessant om te onderzoeken. Ook deze hoogste drie niveaus heeft David Allen beschreven.

30.000 ft.: Doelen

Om doelen goed te kunnen definiëren wil ik even een stap terug zetten naar projecten. David Allen definieert projecten als gewenste uitkomsten waarvoor meer dan één actie nodig is, en die je binnen een paar weken, maanden of een jaar wilt realiseren. Je monitort ze wekelijks.

Bij doelen geeft David Allen aan dat dit de uitkomsten zijn die je over ongeveer twee jaar wilt bereiken en waarbij je slechts maandelijks of per kwartaal de voortgang monitort.

Het lijkt er dus op dat hij zich vooral focust op de termijn waarin de gewenste uitkomt gerealiseerd wordt en de mate waarin je dit monitort.

Zelf denk ik dat het meer voor de hand ligt om het onderscheid te maken tussen de dingen die je moet afronden of voltooien en de dingen die je wilt bereiken. Het ene moet gewoon gedaan worden en het andere levert echt een verbetering op in je leven. Hierdoor kun je deze term ook gebruiken voor doelen op kortere termijn, zoals goede voornemens of zoals in de 12 week year-methode. Een paar voorbeelden:

ProjectenDoelen
– nieuwe hardloopschoenen kopen
– gezond weekmenu samenstellen
– nieuwe banden voor de auto
– een online cursus volgen
– 10 km hardlopen over 12 weken
– 5 kg afvallen in twee maanden
– 1000 nieuwsbrieflezers dit jaar

Zoals je ziet zijn er projecten die in dienst staan van een doel, maar ook projecten die dat niet doen (die vallen trouwens wel onder een Aandachtsgebied op Horizon 2). Dat is ook wel hoe David Allen het beschrijft. Verder ben ik het met hem eens dat je soms meerdere projecten nodig hebt om een doel te bereiken.

Ik hoop dat het zo niet te verwarrend is geworden. Het is vooral mijn bedoeling om een vertaling te maken van de term doelen zoals die door David Allen wordt gebruikt, die beter aansluit op de manier waarop de term over het algemeen gebruikt wordt.

Kies de definitie die voor jou het prettigst is. Op dit niveau draait het eigenlijk ook niet meer om dit soort details, maar gaat het er meer om dat je de grote lijnen voor jezelf in beeld krijgt.

Zie de doelen waar je nu op wilt focussen en die je wekelijks (of vaker) wilt monitoren, ook als projecten, en zet ze op je projectenlijst. Dan is het gemakkelijker om overzicht te houden over wat nu belangrijk voor je is.

40.000 ft.: Visie

Nog een niveau hoger, op het niveau van Horizon 4, probeer je je een beeld te vormen van jouw toekomst. Hoe ziet je werk eruit over drie, vijf of tien jaar? Wat doe je precies? Waarvoor komen mensen bij jou? Waar help je ze mee? Hoe ziet je dag eruit? Hoe en waar woon je tegen die tijd? Wat is je gezinssituatie en hoe besteed je je vrije tijd?
Beschrijf of teken het, of maak een vision board met afbeeldingen en quotes die je verzamelt via internet of tijdschriften. Je zult merken dat hierdoor het vage plaatje dat je misschien in je hoofd hebt, ineens een stuk concreter wordt. Het lijkt ook gemakkelijker bereikbaar.

Dit kun je ook voor je bedrijf of organisatie doen. Wat zie je voor je als je superveel succes zou hebben en alles zou kunnen realiseren dat je wenst? Hoe ziet dat eruit? Schrijf eens een recensie over jouw bedrijf of over een product van jouw bedrijf dat over drie, vijf of tien jaar gepubliceerd zal worden. Wat staat er in die recensie?

Zodra je eenmaal de beelden voor je ziet, kun je gaan uitzoeken hoe je daar komt door doelen, projecten en taken voor de kortere termijn te definiëren en te plannen. Wat wordt je eerstvolgende actie op weg naar jouw visie?

50.000 ft – Levensdoel…

Ik kan me voorstellen dat de vraag ‘Waartoe ben ik hier?’ je een beetje afschrikt. Hoe beantwoord je zo’n vraag? En vooral: wat ga je van het antwoord vinden? En is dat definitief? Of verandert het ook weer?

Het is heel begrijpelijk als je je hier nog helemaal niet mee bezig wilt houden. Als je er nog niet aan toe bent heeft het ook weinig zin om eraan te beginnen. Maar als je toch wel nieuwsgierig bent, maar niet weet waar je moet beginnen dan zijn er verschillende startpunten.

Stephen Covey laat je in zijn boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap‘ een necrologie schrijven: Wat zullen anderen over je zeggen op je begrafenis? Hoe zullen zij jou herinneren? Of eigenlijk: hoe wil jij herinnerd worden?

Een andere manier is om iets te bedenken dat je graag wilt realiseren, en vervolgens continu door te vragen naar het waarom. Bijvoorbeeld:
Waarom wil je graag blogs schrijven over productiviteit?
Omdat ik graag wil dat mensen dit leren.
Waarom wil je dat mensen dit leren?
Omdat ze dan efficiënter kunnen omgaan met hun tijd.
Waarom wil je dat ze efficiënter omgaan met hun tijd?
… Etc. etc.
Ga net zo lang door totdat je een antwoord geeft waar je zelf steil van achterover slaat. Geloof me. Je zult het echt ‘voelen’ als je de Waarom-vraag vaak genoeg hebt gesteld.

Op Internet vind je nog veel meer oefeningen die je inzicht geven in je levensdoel. Zoek maar eens op life purpose.

Mocht je er met deze oefeningen nog niet direct achter komen wat jouw levensdoel is, dan heb je inmiddels waarschijnlijk al wel een gevoel van richting. Houd dat gewoon aan. Het brengt je vanzelf naar nieuwe mogelijkheden die je tot nu toe nog niet kon zien. Zo kom je er steeds dichter bij.

Ik heb ook gemerkt dat het hierdoor gemakkelijker is om te ontdekken wat ik NIET meer doe en waar ik geen energie meer in stop. Dat op zichzelf is ook al heel waardevol.

… en principes

Tot slot zijn er je principes of kernwaarden (core values), oftewel de spelregels waar jij je aan wilt houden tijdens je leven. Wat zou waar moeten zijn in een situatie waar je (samen)werkt, woont en deel van uitmaakt? Vul dit bijvoorbeeld eens voor jezelf in:

  • Het maakt me niet uit waar ik werk, zolang … waar is.
  • Het maakt me niet uit welk werk ik heb, zolang … waar is.
  • Het maakt me niet uit waar ik woon, zolang … waar is.

Dit kun je voor nog veel meer situaties doen. Het zijn eigenlijk normen, kwaliteitsstandaarden waar je aan wilt voldoen. Deze principes kunnen betrekking hebben op jezelf als persoon of je gezin, maar ook op je bedrijf of organisatie.

Ook deze principes geven richting aan de keuzes die je maakt ten aanzien van wat je wel en niet doet.

Nieuwe en vooral scherpere prioriteiten

Als je nog maar net begint met Getting Things Done, lijkt het misschien totaal onmogelijk om hierover na te denken en vind je dit ook helemaal niet interessant. En dat is het op dat moment ook niet. Probeer het ook niet te forceren. Laat het gewoon nog even voor wat het is en focus je op het in beeld krijgen van je huidige taken, projecten, rollen en verantwoordelijkheden. Die bepalen op dit moment jouw prioriteiten. De rest komt vanzelf zodra je voldoende controle en overzicht hebt over alles dat er al is. Pas dan ga je je vanzelf afvragen wat er allemaal nog meer zou kunnen gebeuren en krijg je een nog scherper beeld van je prioriteiten.

Zolang je bij je wekelijkse update rekening houdt met de prioriteiten die je op dit moment in beeld hebt, en je je projectenlijst daarop afstemt, maak je automatisch de juiste keuzes als het gaat om beslissingen aan welke taken je die week of die dag moet werken.

Als je het prettig vindt kun je die taken een prioriteitsaanduiding geven in je taakmanager. Wees echter bereid om die prioritering op elk moment te herzien, want dingen kunnen van het ene op het andere moment veranderen. Hoe beter jij overzicht hebt over je prioriteiten (op welk niveau danook), hoe gemakkelijker je met dergelijke veranderingen om kunt gaan en nieuwe kansen kunt zien.

 

 

Ontvang tips & updates en de GRATIS minicursus

Schrijf je in voor tips en updates van OrganizeFlow en ontvang de gratis minicursus 'In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven'.

Je krijgt dan een stappenplan en een aantal e-mails (verspreid over een kleine twee weken) die je helpen om de stappen echt in praktijk te brengen.

Interesse aanvinken:

Getting Things Done en prioriteiten
Tags:                         

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang het gratis e-book en de minicursus) of volg mij op Twitter, LinkedIn of via Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Getting Things Done en prioriteiten

leestijd: 9 min
0