Hoe gebruik jij je agenda?

Sommigen zeggen: “Als het niet in mijn agenda staat, dan gebeurt het niet”, en plannen al hun taken in hun agenda. Anderen willen in hun agenda alleen hun harde afspraken zien: de dingen die écht op dat tijdstip en/of op die dag moeten gebeuren.
Voor beide methoden is iets te zeggen en beide hebben uiteraard ook nadelen. In deze blogpost ga ik daar verder op in en geef ik ook nog andere opties en tips.

Alleen harde afspraken

De methode Getting Things Done beschrijft hoe je voor jezelf een vertrouwd systeem opzet en onderhoudt, zodat je niet meer alles in je hoofd hoeft te onthouden. Daardoor krijgt je hoofd meer ruimte om voor creativiteit en om te focussen op de dingen die echt je aandacht nodig hebben.

Je agenda is een belangrijk onderdeel van dat systeem. Het is het eerste waar je ‘s ochtends naar kijkt (of de avond ervóór), zodat je weet hoe je dag eruit ziet en om te bepalen hoeveel ruimte er die dag is voor andere taken naast je ‘harde afspraken’ van die dag.

David Allen, bedenker van Getting Things Done, noemt het ook wel je ‘harde landschap’ en hij benadrukt dat je alleen dátgene in je agenda zet wat je absoluut die dag wilt doen. Als je agenda vol zou staan met misschiens, ziet je brein het niet meer als harde afspraken en gaat je brein proberen mee te helpen om in elk geval je belangrijkste afspraken te onthouden. Met andere woorden: die afspraken gaan weer in je hoofd rondspoken. Zolang je brein weet dat alles dat in je agenda staat ook daadwerkelijk gebeurt, zal hij je daarover met rust laten.

En hoewel de methode wordt omarmd door een wereldwijd zeer divers publiek, van CEO’s van hele grote bedrijven tot huisvaders en -moeders; van wetenschappers tot artiesten, marketeers, doktoren, docenten, sporters, vloggers, ingenieurs en militairen, is deze strikte benadering van wat je wel en niet in je agenda zet, voor velen wel een lastig punt. Volgens David Allen zijn er namelijk maar drie soorten items die in je agenda thuishoren:

• Tijd- en dagspecifieke acties
  Acties die plaatsvinden op een specifiek tijdstip op een bepaalde dag, zoals vergaderingen, bezoek aan klanten, dokter of tandarts, reistijd, kinderen ophalen van school, volleybaltraining, etc.
• Dagspecifieke acties
  Acties die plaatsvinden op een specifieke dag, maar zonder een specifiek tijdstip, zoals iemand (terug)bellen, een verslag reviewen dat je ’s ochtends pas krijgt en dezelfde dag terug moet, etc.
• Dagspecifieke informatie
  Informatie waar je aan herinnerd wilt worden op die dag, zoals de aan- of afwezigheid van een belangrijke collega, of een systeem dat wordt onderhouden en dus buiten gebruik is.

Wat hier volgens velen ontbreekt, zijn de taken waar je die dag aan wilt werken. Door in te schatten hoeveel tijd ze in beslag nemen en ze in je agenda te zetten, zou je denken dat je juist meer overzicht krijgt over wat je kunt doen op een dag, maar volgens David Allen schep je juist verwarring over de betekenis van dingen die in je agenda staan. Om redenen die ik hierboven al heb beschreven, horen er volgens hem alleen harde afspraken in, en geen misschiens.

Je agenda geeft dus alleen een beeld van je harde landschap. Niet van je volledige planning. Dat kun je als een nadeel zien, maar je kunt je ook afvragen hoe betrouwbaar zou zo’n compleet overzicht zou zijn. Meestal komen er tóch dingen tussen.

Toch geeft ook David Allen aan dat je voor belangrijke taken wel tijd kunt plannen in je agenda, als je bang bent dat je er anders niet aan toe zult komen. Hij waarschuwt alleen dat je dat niet moet doen voor ál je taken, en zeker niet voor de dingen die je graag zou doen die dag. Geen misschiens dus, alleen harde afspraken.

Tijd inplannen per taak

Ook Paul Minors schreef hier een tijd geleden al een artikel over op de site van Mike Vardy (the Productivityist) met tips over hoe je dit aan kunt pakken.

Zelf vind ik dit een lastige. Ik zie wel een aantal voordelen, zoals:

• Je wordt gedwongen een goede tijdsinschatting te maken van de taak, waardoor je ook beter ziet wat er allemaal past op een dag.
• Je werkt meer gefocust omdat je maar een beperkte tijd hebt ingepland en daarna de volgende taak alweer aan de beurt is.
• Je hoeft niet meer na te denken over wat je wanneer gaat doen. Het ‘planningswerk’ heb je die week of avond daarvóór al gedaan. Je kunt gewoon direct aan de slag en de ene na de andere taak afwerken.

Maar er zitten ook nadelen aan:

• Wat doe je met onverwachte dingen die tussendoor komen, waardoor je moet afwijken van je planning?
• Wat doe je met taken die je niet afkrijgt binnen de gestelde tijd?
• En wat doe je als je iets gepland hebt waar je op dat moment toch geen energie voor hebt?

Het is dan de vraag of je brein blijft vertrouwen op datgene wat in je agenda staat en niet opnieuw gaat proberen om het vóór je te onthouden.

Het ligt er misschien ook aan hoe goed je kunt inschatten hoeveel tijd iets kost. En of je goed weet hoe je energieniveau is gedurende de dag. En of je je altijd houdt aan de afspraken die je met jezelf hebt gemaakt. Ook moet je de concentratie kunnen opbrengen om je zodanig te focussen dat je het werk ook binnen de geplande tijd af hebt. Zorg er dus voor dat er weinig afleiding is vanuit je omgeving (telefoon, social media, tv, collega’s of kinderen die aandacht vragen). Ook is het slim om genoeg speling in te bouwen, maar dat kan er juist ook weer toe leiden dat je taken langer gaan duren. Je zou dit kunnen oplossen door in de tijd tussen taken blokjes te plannen om je inboxen leeg te maken.

Tijdblokken inplannen voor taken

Een tussenvorm is het inplannen van tijdblokken voor taken. Je geeft dan niet precies aan, aan welke taken je werkt, maar alleen ongeveer. Je noemt zo’n blok bijvoorbeeld Werken aan takenlijst of Eerstvolgende acties. Of als je weet dat je ’s ochtends het beste je moeilijke taken kunt doen, zet dan een blok in je agenda dat je bijvoorbeeld Focustaken noemt. En zet voor en na een vergadering een blokje Korte taken of Inboxen verwerken. Misschien kun je de blokken relateren aan bepaalde rollen of projecten: Project A, Project B, Administratie, Weblog, Research, Social media.
Michael Hyatt heeft hier ooit een mooie blogpost over geschreven met een schema in Excel voor zijn Ideale week. Deze kun je ook maken in een aparte agenda in Outlook of Google Calendar die je aan en uit kunt zetten als je in je agenda kijkt.

Takenlijstje per dag

Eerder schreef ik al dat ik per dag een notitie maak waarin ik eerst mijn afspraken onder elkaar zet met daarbij de informatie die ik nodig heb bij die afspraken, en de taken die ik tussendoor waarschijnlijk nog kan doen. Zo heb ik wel één overzicht van mijn taken en afspraken, maar staat het niet in mijn agenda.

Begin de dag in je agenda

Ik hoop dat ik je hiermee een aantal mooie tips heb gegeven over hoe je met je agenda kunt omgaan. En welke methode je ook kiest, deze tip is denk ik altijd van belang: Begin je dag in je agenda. Zorg ervoor dat dit het eerste is waar je naar kijkt, zeker vóórdat je je mailbox opent.
Om jezelf daarbij een handje te helpen, kun je ervoor zorgen dat het automatisch het eerste is dat je ziet als je je computer, Outlook of je browser start.

Outlook starten in je agenda

Als je Outlook opent kom je normaal gesproken automatisch in je mailbox. In Outlook voor Windows kun je echter instellen dat voortaan je automatisch je agenda wordt getoond. Dat doe je als volgt:

1. Open Outlook en klik in het menu Bestand op Opties. Het venster ‘Opties’ wordt geopend.
2. Klik op het onderdeel Geavanceerd.
   Klik op de knop Bladeren… die achter het veld Outlook in deze map starten staat, en selecteer Agenda.
3. Klik op OK om deze instelling op te slaan.

Apple Calendar automatisch starten na inloggen

Werk je met Apple Calendar, dan kun je instellen dat deze applicatie automatisch wordt geopend zodra je ben ingelogd:

1. Klik met je rechter muisknop op het icoon van Apple Calendar.
2. Ga naar Opties en klik op Open na inloggen.

Je browser starten in je agenda

Ook je browser kun je zó instellen, dat deze als eerste je agenda opent.

In een Chrome-browser doe je dit als volgt:

1. Klik rechts bovenaan in je browser op de knop met drie puntjes onder elkaar.
2. Klik op Instellingen.
3. Selecteer bij het kopje Bij opstarten de optie Een specifieke pagina of reeks pagina’s openen en klik op Een nieuwe pagina toevoegen.
4. Voeg het adres toe van je online agenda, bijvoorbeeld: https://calendar.google.com of https://outlook.office.com/calendar.

Als je nu je browser opnieuw start, zul je zien dat hij automatisch een tabblad met je agenda opent (in dit voorbeeld zelfs twee, omdat ik twee agenda’s heb toegevoegd).

Ook in de Safari-browser van Apple kun je een startpagina instellen:

1. Open Safari en klik bovenaan in het menu op Safari > Voorkeuren…
2. Op het tabblad Algemeen selecteer je bij Open Safari met de optie een nieuw venster.
3. Bij Open nieuwe vensters met selecteer je Startpagina.
4. Ook bij Open nieuwe tabbladen met zou je de optie Startpagina kunnen selecteren.
5. Vul bij Startpagina de link in naar de online agenda die je graag gebruikt, bijvoorbeeld:
   https://calendar.google.com of https://outlook.office.com/calendar.

Zo begin je direct goed en laat je je minder afleiden door je mailbox of andere berichten. Heb je zelf nog handige tips? Laat het weten door hieronder een reactie achter te laten.