Hoe kun je je notities in Evernote organiseren?

Ik heb al eerder over Evernote geschreven, een notitie-app die ik al sinds 2008 gebruik om artikelen, aantekeningen, ideeën, en nog veel meer in te verzamelen. Evernote heeft apps voor Mac, Windows, Android en iOS (iPhone en iPad) waartussen je kunt synchroniseren*. Je kunt er heel gemakkelijk informatie in opslaan via een extensie in je browser (de webclipper) of via de deelopties in je smartphone of tablet.

*) Als je de gratis versie gebruikt kun je tussen slechts twee apparaten  synchroniseren. Bij een premiumaccount is dit aantal onbeperkt.

Bovendien heeft Evernote een buitengewoon goede zoekfunctie, waardoor ik in de duizenden notities die ik inmiddels in Evernote heb verzameld, nog steeds vrij snel de juiste informatie kan vinden.

De inrichting van Evernote is wel iets waar veel mensen mee worstelen. Dat komt eigenlijk juist door de eenvoud van de structuur: notities, notitieboeken en eventueel één of meer labels per notitie. Je kunt notitieboeken stapelen en de stapel een naam geven, en je kunt labels ‘onder elkaar hangen’ tot meerdere niveaus diep. Deze eenvoudige structuur geeft echter zoveel vrijheid en mogelijkheden dat het best lastig kan zijn om te bepalen wat voor jezelf het handigst is.

Ook bij mij heeft het even geduurd voordat ik Evernote zó had georganiseerd dat ik nieuwe notities gemakkelijk kon categoriseren en alles op logische plaatsen kon bewaren. En nog steeds wijzig ik af en toe iets aan deze indeling. Toevallig ben ik daar op dit moment ook weer mee bezig.

Wel of geen taken in Evernote?

Als je een tool gaat gebruiken is het belangrijk om te bepalen waarvóór je deze gaat gebruiken (en waarvoor niet). Ook ik heb hier even over na moeten denken. Notities, aantekeningen en artikelen hadden allemaal vanzelfsprekend Evernote als eindbestemming, maar een belangrijke keuze die ik moest maken was: ga ik ook mijn taken in Evernote zetten of zet ik die in een aparte taakapplicatie?

Regelmatig kwam ik blogs en video’s tegen van mensen die Evernote ook gebruiken voor hun takensysteem (zie Evernote and GTD). Het leek mij ook ideaal: één tool voor de twee belangrijkste onderdelen van mijn productiviteitssysteem. Ik heb twee keer een serieuze poging gedaan, maar ik vond het geen succes. Ik moest allerlei filters met elkaar combineren om niet te veel notities tegelijk op mijn scherm te zien en ik moest te veel nadenken over welke tags ik moest gebruiken om later de juiste filteringen en sorteringen te kunnen maken.

Het blijft natuurlijk een persoonlijke afweging, maar uiteindelijk heb ik besloten om Evernote alleen voor notities, referentie- en archiefmateriaal te gebruiken en dat taken in een taakapplicatie thuishoren. Daarin kun je de taken onder het juiste project hangen, ze afvinken, ze een einddatum geven, de volgorde van uitvoering aanpassen, terugkerend maken, herinneringen koppelen, etc. Dingen die in Evernote niet, of niet gemakkelijk kunnen.

Notities en referentiematerialen koppelen aan taakapplicaties

Wat ik wel heel veel gebruik is het koppelen van een notitie aan een taak, zodat ik vanuit de taak de Evernote-notitie kan openen.
Dat kan omdat iedere notitie in Evernote een eigen link heeft, een notitielink.

Er is een normale notitielink, die net als websites begint met https:// maar er is ook de zogenaamd klassieke notitielink. Deze begint met evernote:///  en zorgt ervoor dat de notitie in je Evernote-app wordt geopend in plaats van in je browser. Dat werkt ook op je smartphone of tablet, mits je de Evernote-app geïnstalleerd hebt natuurlijk.

Je kunt de normale notitielink kopiëren door met de rechter muisknop te klikken op de notitie in de notitielijst en te klikken op Kopieer notitielink. Als je hierbij de Alt Option (in MacOS) indrukt, krijg je de klassieke notitielink. In Windows plak je de link eerst even in de notitie, zodat je er met de rechter muisknop op kunt klikken en kunt kiezen voor ‘Bewerken…’, en zo de link kunt kopiëren. Die link plak je vervolgens bij een taak in je taakmanager.

Notitieboeken of labels

Vervolgens kwam het belangrijkste struikelpunt voor mijn inrichting: Ga ik één of meer notitieboeken gebruiken? En welke? En waarvoor gebruik ik de labels?

Notitieboeken

In Evernote begin je standaard met één notitieboek. Afhankelijk van wat je fijn vindt kun je meerdere notitieboeken of zelfs ‘stapels’ maken van notitieboeken (zoals een map met één laag van submappen).

Ik wil je aanraden om minimaal twee notitieboeken aan te maken: één INBOX waarin alle nieuwe notities binnenkomen, en één ARCHIEF of REFERENCE. Bij het verwerken van de notities in je inbox verplaats je de notities die je daadwerkelijk wilt bewaren naar dit tweede notitieboek, al dan niet voorzien van labels.

Labels

Het toekennen van één of meer labels is de tweede manier om je notities te organiseren. Een notitie kun je maar in één notitieboek opslaan, maar je kunt er meerdere labels aan koppelen. Er zijn hele discussies over wat je het beste kunt gebruiken, maar volgens mij kun je dit het beste zelf ondervinden. Zelf gebruik ik een combinatie van beiden.

Ideeën over structuur

Je kunt het vergelijken met je voorkeur voor het bewaren van je e-mails. Zet je die in verschillende mappen of bewaar je alles in één archiefmap en vertrouw je op de zoekfunctie? Houd je van de labels van Gmail, waarmee je meerdere labels aan één mail kunt koppelen, of gebruik je Outlook en maak je naast de mappen ook gebruik van categorieën? Beide werkwijzen lijken veel op het gebruik van labels in Evernote. 

Een structuur voor meer dan alleen bewaren

Hoewel de vergelijking met de manier waarop je je e-mails bewaart een goede maatgever is, gaat deze niet helemaal op. De labels en notitieboeken helpen je namelijk niet alleen bij het categoriseren van notities die je wilt bewaren.

Ook notities waar je nog aan werkt kun je eenvoudig vindbaar maken door gebruik te maken van labels of door ze in een specifiek notitieboek te zetten. Of notities met handige links of templates, checklists, overzichten van tarieven, of regels voor huisstijl. Met name het gebruik van veel verschillende labels is in Evernote gemakkelijker en zinvoller dan in een e-mailprogramma. 

Waarschijnlijk krijg je pas behoefte om na te denken over het gebruik van notitieboeken en labels in Evernote, als je al heel wat notities hebt verzameld. En misschien komt die behoefte nooit. Sommigen vertrouwen er gewoon op dat ze alles terug kunnen vinden zonder gebruik te maken van labels en notitieboeken. Anderen, zoals ikzelf, houden toch van wat meer structuur en gaan op zoek naar een passende indeling.

Indeling op onderwerp of op documentsoort

Wat ik zelf het lastigst vond was om te bepalen of ik mijn notitieboeken zou indelen op basis van onderwerp (educational technology, fitness & health maatschappij & wetenschap, productivity, etc.). Welke van de twee ik ook met labels deed en welke met notitieboeken, na een tijdje klopte het niet meer. Dan kwam ik telkens weer notities tegen die in meerdere notitieboeken pasten, zowel bij een indeling op documentsoort, als bij een indeling op onderwerp. 

Uiteindelijk ben ik labels gaan gebruiken voor beide indelingen. Toch gebruik ik ook nog steeds verschillende notitieboeken. Daarover vertel ik verderop meer.

Indeling van labels in Evernote

Na het zien van een aantal handige tips van Enrico Nahler heb ik mijn ‘labelstrategie’ herzien. Door middel van labels geef ik aan welke eigenschappen een notitie heeft: waar gaat het over, wat voor soort document is het, over wie gaat het, wat is de status van de notitie, etc. Daarbij is het zeker niet noodzakelijk om telkens iedere eigenschap te benoemen. Ik gebruik alleen die eigenschappen die passen bij de notitie. Dit zijn alle soorten eigenschappen die ik heb gedefinieerd:

Eigenschappen	Voorbeelden van labels per eigenschap
!Important	!Key post (belangrijk artikel voor een vakgebied) !Project keynote (hoofdnotitie van een project) !Current (Notities waar ik op dit moment regelmatig in werk of die de huidige status aangeven van iets waar ik af en toe iets aan wijzig, zoals rollen en aandachtsgebieden, doelen, pitch, huisstijl, tarieven)
#Projects	X – projectnaam, waarbij X een P is (Privé), OFL (mijn bedrijf) of D66 (vrijwilligerswerk). Met deze projectlabels kan ik gemakkelijk het juiste projectlabel toekennen en kan ik later eenvoudig alle notities van hetzelfde project selecteren.
*About	*Educational Technology, *Fitness & Health,  *Productivity. Deze hoofdonderwerpen zijn vaak weer onderverdeeld in bijvoorbeeld *Prod-Issues, *Prod-Tools, *Prod-Methods, met daaronder bijvoorbeeld ‘Kanban, Pomodoro, Mindmapping, ZenHabits, Agile, Scrum’
:Status	:published, :doing, :waiting/hold, :done
.Activiteiten	.vergadering, .webinar, .telefoongesprek
@How	@agenda, @nieuwsbrief, @kijken, @lezen, @downloaden Geeft aan wat ik ermee moet of wil.
/Documentsoort	/template, /concept, /aantekening, /adres, /checklist, etc.
>Who	>David Allen, >Harold Jarche, >Barbara Sher, >klantnaam namen van experts of klanten
When	jaren, maanden, weekdagen

Waarom leestekens gebruiken bij de indeling van labels in Evernote

Door de verschillende soorten labels te laten beginnen met een eigen leesteken, kan je gemakkelijk het gewenste label selecteren. Zodra je het leesteken intypt, zoekt Evernote automatisch alle labels die met dat leesteken beginnen. Zo vind je snel al je documentsoorten, je statussen, je projectnamen, etc.

De leestekens bepalen verder in welke volgorde deze labels achter elkaar getoond worden in de kolom Labels in je lijst met notities. Het verschilt trouwens per systeem (Windows, Mac) in welke volgorde de leestekens worden getoond, dus dat kun je zelf het beste uitproberen.

Ik vind het handig als het onderwerp van de notitie vooraan staat, maar als het om een project gaat, vind ik dat nóg belangrijker, dus moet het projectlabel vóór het onderwerp komen te staan, dus:
#Projectnaam *Onderwerp

Ook heb ik graag dat de activiteitnaam vóór de documentsoort komt, bijvoorbeeld:
.webinar /aantekeningen

Een notitie met /aantekeningen van een .webinar over *webdesign voor je #website-project, ziet er dan bijvoorbeeld zo uit in de notitielijst:

Zoals je ziet, staan de blauwgekleurde labels (van de geselecteerde notitie) in een iets andere volgorde. Ik weet niet waarom dat zo is, maar ik vind die volgorde niet zo belangrijk, omdat ik dan de juiste notitie al heb gevonden en geselecteerd.

Label van een voltooid project wijzigen

Als een project voltooid is wijzig ik het label van dat project door het jaartal van afronding ervóór te zetten, dus: #OFL – Website wordt  2018#OFL – Website. Daardoor wordt het label sowieso pas ná alle actieve projecten getoond. Zelf verplaats ik het label vervolgens ook nog onder het label ‘#Projects completed‘, zodat als ik dit project terugzoek, ik niet eerst tussen alle lopende projecten hoef te kijken.

Indeling van notitieboeken in Evernote

Nu ik deze eigenschappen via labels kan toekennen bleef er toch nog een ander onderscheid over dat ik wilde maken tussen notities. Uiteraard had ik daar ook weer labels voor kunnen gebruiken, maar ik vond het toch handiger om daarvoor notitieboeken aan te maken.

Ook bij mijn notitieboeken maak ik gebruik van een strategische volgorde. In dit geval door nummers toe te kennen aan de notitieboeken.

Notitieboek	Toelichting
0. INBOX	Alles dat net is binnengekomen en nog verder verwerkt moet worden, zoals artikelen die ik heb gevonden, ideeën, tips, aantekeningen, etc. Met verwerken bedoel ik: voorzien van het juiste label, verplaatsen naar het juiste notitieboek en eventueel koppelen aan een taak in Todoist.
1. ACTION SUPPORT	Notities die nodig zijn om een taak uit te voeren en die dus ook aan een taak in Todoist gelinkt zijn.
2. WAITINGFOR SUPPORT	Notities die horen bij zaken waarvoor ik wacht op anderen. Bijvoorbeeld declaraties of de bevestiging van een bestelling die ik heb geplaatst.
3. INTERESTS	Dit is een nieuw notitieboek voor mij. Voorheen had ik al mijn referentiematerialen in één notitieboek, genaamd REFERENCE. Nu staan daar echter alleen nog notities in die echt naslagmateriaal zijn (zoals contactgegevens, bonnetjes, handleidingen, menukaarten, enz.) Notities die betrekking hebben op mijn verschillende interesses, heb ik ondergebracht in dit nieuwe notitieboek ‘Interesses’. Ik weet nog niet of het werkt 🙂
4. PROJECTSUPPORT	Dit is een stapel, oftewel een notebook stack. Een stapel bevat meerdere notitieboeken. In dit geval gaat het om een notitieboek per project.
5. IDEEËN	Dit is ook een stapel, van allerlei notitieboeken met ideeën: Apps to try, Books to read, Business ideas, Cadeaus, Places to go, Things to learn, Things to buy, etc.
6. REFERENCE	Notities met contactgegevens, bonnetjes, handleidingen, menukaarten, enz.
7. JOURNAL	Een notitie per dag met daarop korte aantekeningen over die dag (top 3 taken, wat gedaan, wat geleerd, etc.)
8. LEESMAP	Artikelen die ik nog wil lezen
9. ARCHIEF	Een stapel van verschillende archiefnotitieboeken. Deze bevatten notities die niet meer actueel zijn, maar die ik wel wil bewaren. Ze zijn ingedeeld op aandachtsgebied (Personal, OrganizeFlow, Vrijwilligerswerk, enzovoort)

Projectnotities sorteren op basis van notitieboeknummer

Voorheen gebruikte ik de nummering van mijn notitieboeken ook ten behoeve van mijn projecten. Ondanks dat ik dat nu niet meer doe, wil ik het toch graag vermelden, want misschien heb je er iets aan.

Alle notities van één project kregen een tag #projectnaam, bijvoorbeeld #OFL – Website voor een project waarbij ik mijn website van OrganizeFlow wilde verbeteren.

• In het notitieboek 1. PROJECT stond van elk project alleen de projectnotitie (oftewel, het projectplan).
• Notities voor projectacties stonden in 2. ACTION SUPPORT.
• Ander referentiemateriaal voor het project stonden in 3. PROJECT SUPPORT.
• Verder kon het nog zijn dat ik notities uit 6. REFERENCE wilde gebruiken voor het project
• Of uit 8. LEESMAP (als ik het artikel nog niet had doorgelezen)
• Of uit één van mijn notitieboeken voor ideeën.

Als ik dan bijvoorbeeld filterde op de tag #OFL – Website, kon ik mijn notities sorteren in de volgorde van de notitieboeken, waardoor de supportmaterialen voor mijn acties bovenaan kwamen te staan en de notities over ideeën helemaal onderaan (de stapel ‘IDEEËN’ had namelijk wel een nummer, maar de onderliggende notitieboeken niet).

Projectnotitie altijd bovenaan

Bovendien gaf ik de projectnotitie (met het label !Project Keynote) een titel mee die net als het projectlabel ook begon met een #.

Hierdoor maakte het niet uit hoe ik de kolommen sorteer als ik een project bekijk (op titel, notitieboek of label); de projectnotitie staat altijd bovenaan.

Structuurwijzigingen

Ik heb een aantal jaren gewerkt op de bovenstaande manier en ben pas sinds kort weer aan het schuiven met mijn structuur, wat dus onder andere geresulteerd heeft in een notitieboek per project in de stapel ‘PROJECTSUPPORT’ en een splitsing van ‘REFERENCE’ en ‘INTERESTS’. Notitieboeken 5 t/m 9 en 0 zijn verder niet gewijzigd.

Ik wil ook meer gebruik gaan maken van notities die een soort index vormen van alle artikelen en aantekeningen die ik verzamel rondom een interessegebied. Die notities zullen dus vooral links bevatten naar andere notities. Ze zijn bedoeld om meer overzicht te creëren over alles dat ik over een bepaald onderwerp verzamel. Voor deze notities heb ik de tag !Interest-index gemaakt.

Andere nieuwe tags waar ik mee bezig ben zijn:

• !Favorieten – Podcastafleveringen, video’s, forums, Facebook- en LinkedIn-groepen, websites, schrijvers, boeken, films, series, interesses. Door dit bij te houden kun je door de tijd heen een heel mooi beeld krijgen van je interesses op een bepaald moment. Het is een mooie aanvulling op het bijhouden van een journal.
• !Incubator – Ideeën / gedachten waar ik nog verder over na wil denken. Dingen die ik even wil laten bezinken.
• !Verzamelnotitie – notities waarin ik dingen verzamel, zoals links naar interessante artikelen of video’s die ik voorheen heb meegestuurd met mijn nieuwsbrief en resources die ik met toekomstige nieuwsbrieven wil meesturen. Of Tweets die ik geliket heb. Deze kun je automatisch laten toevoegen aan een notitie in Evernote door gebruik te maken van IFTTT (ik voel een nieuw blog opkomen 😉 ).

Zoals je ziet is de structuur in Evernote iets dat met je mee kan groeien. Jarenlang heb ik er nauwelijks iets aan gewijzigd en de laatste tijd ben ik weer van alles aan het veranderen, door ideeën die ik krijg van boeken die ik lees en podcasts die ik luister. 

Wie weet resulteert dit over een tijdje weer in nieuwe tips over het indelen van je notities. Tot die tijd hoop ik dat je heel wat inspiratie kunt halen uit de voorbeelden die ik in dit blog heb beschreven.