Je kent vast het gevoel wel: je hebt zoveel taken, projecten, ideeën en andere dingen die je wilt of moet doen, dat je het overzicht dreigt te verliezen en de ene deadline komt nog sneller op je af dan de andere. Het beste dat je op zo’n moment kunt doen is een pas op de plaats maken door je hoofd leeg te maken. Je kunt dit doen door lijstje te maken van wat er allemaal rondspookt in je hoofd. Het voelt namelijk veel beter als je een lijstje met taken vóór je ziet, in plaats van te moeten vertrouwen op je geheugen. Je krijgt dan weer de ruimte in je hoofd om te kunnen focussen op de dingen die je moet doen.
Mindsweep
Tot nu toe niets nieuws, zul je denken. Je maakt elke dag zo’n lijstje voor jezelf, of je doet dit alleen als je superdruk bent en het overzicht dreigt te verliezen. Maar heb je dit ook al eens op een iets rustiger moment gedaan, op een meer uitgebreide manier? Gewoon om te zien wat er allemaal in je hoofd rondzwerft? Je doet dan een ‘Mindsweep’.
Ga er echt voor zitten
Bij een Mindsweep ga je er echt eens voor zitten om alle dingen op te schrijven waar je telkens aan moet denken. Neem er bijvoorbeeld eens een uur de tijd voor, zodat je je niet gehaast voelt terwijl je ermee bezig bent.
Schrijf eerst op wat er direct in je opkomt
Begin gewoon weer te schrijven met het eerste dat in je opkomt. De eerste twintig items staan waarschijnlijk al vrij snel op papier, maar daarna moet je al wat dieper nadenken.
Rondlopen
Wat dan kan helpen is om eens door je huis en tuin of kantoor rond te lopen en terwijl je bekijkt wat je tegenkomt, schrijf je alles op dat ondertussen in je opkomt.
Trigger-list
Wat je ook kunt doen (dat kan ook nadat je overal langs bent gelopen) is een ‘triggerlist’ gebruiken. Dat is een lijst met allerlei termen op persoonlijk en professioneel gebied die ervoor zorgen dat je nog meer kunt bedenken. Er staat bijvoorbeeld op:
- boodschappen
- verjaardag
- familie
- vrienden
- boeken
- muziek
- tuin
- gereedschap
- back-up
- printer
Ik heb er één gemaakt met meer dan 600 verschillende woorden. Je zou de onderstaande PDF kunnen gebruiken, of je kunt op basis hiervan je eigen lijst maken.
Laag voor laag
Als dit de eerste keer is dat je een mindsweep doet, of als het lang geleden is, zul je merken dat je ook morgen en overmorgen je nog steeds weer nieuwe dingen herinnert. Het is als een ui die je afpelt: er zit telkens weer een nieuwe laag onder. Zorg er dus voor dat je gedurende de komende week je notitieblok bij de hand houdt en dat je, iedere keer als je aan iets nieuws denkt dat je nog moet doen, dit opschrijft op je notitieblok.
In feite vorm je hiermee ook de nieuwe gewoonte om alles vast te leggen wat er in je opkomt en om niet meer te proberen het zelf allemaal te onthouden! 🙂
Aandacht
De reden waarom je regelmatig aan deze dingen denkt, is dat je er eigenlijk nog niet voldoende aandacht aan hebt besteed, of zoals David Allen het zegt:
“If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves”. ~ David Allen
Een mindsweep zorgt er dus voor dat je ook alle items waar je niet de hele dag door, maar toch regelmatig aan denkt, en die dus telkens weer ruimte innemen in je werkgeheugen, kunt opnemen in je externe systeem.
Belangrijke regels en tips
Tijdens een mindsweep is het belangrijk dat je in de flow blijft waarin nieuwe ideeën en gedachten blijven komen. Deze regels en tips helpen je daarbij:
- Opschrijven betekent NIET dat je het ook echt moet doen
Die beslissing maak je pas op een later moment. Het is geen onderdeel van de mindsweep. Schrijf dus echt ALLES op dat in je opkomt. - Denk niet na over de formulering van een gedachte of over de informatie die erbij hoort. Ook daar ga je pas later mee aan de slag.
- Ga geen taken die je bedenkt nu direct al uitvoeren. Als je taken uitvoert denk je op een andere manier dan tijdens de mindsweep. Doe dat dus op een later moment en probeer de flow niet te onderbreken.
- Gebruik het liefst pen en papier om je gedachten vast te leggen. Evernote, Word of een mindmap kan ook, maar zorg ervoor dat je lekker kunt doorwerken en dat je zo min mogelijk wordt afgeleid door de werking van de tool die je gebruikt.
Je ideeën verwerken
Als je denkt klaar te zijn met de mindsweep, kun je de items die je hebt opgeschreven gaan beoordelen en verwerken in je externe systeem. Dit kun je direct doen, maar ook op een later moment, afhankelijk van hoe veel energie je nog hebt op dat moment.
Bij het verwerken van je ideeën ga je ze stuk voor stuk bekijken, en bepaal je wat iets is en wat je ermee wilt of moet doen.
Dit doe je volgens dezelfde workflow die ik heb beschreven in het e-book van de gratis e-mailserie en (deels) in het blog over het verwerken van je e-mails.
Regelmatig blijven doen
De eerste keer dat je een mindsweep doet, duurt dit absoluut het langst. Als je vervolgens jezelf goed aanleert om alles op te schrijven en niets meer alleen aan je geheugen toe te vertrouwen, zul je merken dat je zo’n mindsweep niet zo vaak meer nodig hebt. Toch is het goed om dit af en toe te blijven doen om er zeker van te zijn dat er niets in je hoofd blijft rondzwerven.
