Je inbox leegmaken: Bepalen wát je gaat doen

De afgelopen weken schreef ik blogs over ‘Verzamelen’: alles noteren dat je niet wilt vergeten. Niet langer hopen dat je het allemaal wel onthoudt, maar ervoor zorgen dat je het tijdelijk opslaat op een plaats die je later weer zult bekijken. Met ‘later’ bedoel ik ‘later die dag of de volgende dag’, bijvoorbeeld op een moment dat je de ene klus af hebt en aan iets nieuws wilt beginnen. Je kijkt dan welke items er ondertussen in je inbox zijn beland en bepaalt per item wat het is en wat je ermee moet doen. Dit heet ‘Verhelderen’ en het is de tweede stap van de methode Getting Things Done. Het wordt ook wel verwerken of beslissen genoemd.

Voor elk item in je inbox stel je jezelf een aantal vragen. Aan de hand van de antwoorden bepaal je of en wat je in je systeem moet zetten om op het juiste moment herinnerd te worden aan het item. In dit artikel loop ik de vragen ze samen met je door.

In het begin lijkt het veel werk, maar je zult merken dat je de vragenstructuur vrij snel doorkrijgt en dat je deze vragen automatisch gaat stellen om te bepalen wat je met een item moet doen.

Een ingericht systeem

Stap 3 van de methode Getting Things Done is ‘organiseren’. In stap 2 bepaal je wat er moet gebeuren met een item en in stap 3 zorg je ervoor dat je een item toevoegt aan je systeem om ervoor te zorgen dat je op het juiste moment herinnerd wordt aan het item. Het is logisch als je deze twee stappen, verhelderen en organiseren, direct achter elkaar uitvoert.

Om dat te kunnen doen moet je bepaald hebben welke tools je gaat gebruiken voor je systeem, zoals een agenda, notitie-app en taakmanager. En dat je in elk geval de volgende lijsten hebt ingericht in je taakmanager:

• Projecten
• Acties
• Wachten op
• Ooit/Misschien

In eerdere blogs heb ik beschreven hoe je deze lijsten kunt inrichten in Todoist (met labels), Remember The Milk (met tags) en in Toodledo (met statussen):

• Labels gebruiken in Todoist voor meer overzicht
• Remember the Milk: Veel functies in de gratis versie
• Toodledo: Eenvoudig beginnen met een gratis taakmanager

Vragen om te verhelderen

Voordat je begint met de vragen moet je weten dat David Allen naast deze vragen ook een aantal regels heeft opgesteld voor het doornemen van je inbox:

• Verwerk de items in je inbox van boven naar beneden en open niet eerst de items die belangrijker of interessanter lijken. Als je gaat selecteren ben je eerder geneigd om items in je inbox te laten staan.
• Leg niets terug in je fysieke inbox en laat geen geopende mails achter in je inbox, maar verwerk ze zodra je een item pakt of opent. Ook hierdoor verklein je de kans dat je het item in je inbox laat staan. Bovendien vergt het verhelderen vaak echt denkwerk, dus is het zonde als je dit vaker dan één keer doet voor hetzelfde item.

Akkoord? Dan kun je beginnen!

Wat is het?

Deze eerste vraag lijkt overbodig, maar je kent ongetwijfeld de e-mails die je twee keer moest lezen om erachter te komen waar het precies over ging. En soms heb je zó snel een notitie gemaakt, dat je later echt even goed moet nadenken wat je ook alweer precies bedoelde. Neem daar dus even de tijd voor.

Is er actie nodig?

Lang niet alles dat in je inbox belandt vraagt om een actie. Sommige items hoef je alleen maar te bewaren zodat je ze later nog eens kunt raadplegen, andere items kun je direct weggooien. Voor weer andere items weet je het misschien nog niet precies, maar weet je wel dat je er op de korte termijn niets mee gaat doen. Die zet je op je Ooit/Misschien-lijst(en).

Wat is de gewenste uitkomst?

Als er wel een actie nodig is, wat probeer je dan met die actie te bereiken? Bij eenvoudige acties zijn deze vragen simpel te beantwoorden, maar vaak is het zo dat de actie een onderdeel is van iets groters en dat er meer acties nodig zijn om tot de gewenste uitkomst te komen. Je komt dan bij de volgende vraag:

Is daar meer dan één actie voor nodig?

Als er meer dan één actie nodig is, betekent dit dat je niet alleen een actie hebt, maar ook een project.

Een project is een gewenste uitkomst waarvoor meer dan één actie nodig is. Je bent niet klaar na die ene actie en het is niet voldoende om alleen die actie op je lijst te zetten. Je moet ook het project in de gaten houden. Daarom noteer je het project op je projectenlijst. Dit is een lijst die je tenminste wekelijks bekijkt om te bepalen of al je projecten nog op koers liggen.

Voor grotere projecten plan je tijd in om een projectplan te maken, al dan niet door een vergadering te plannen met een eventueel projectteam. Het inplannen van de vergadering is dan waarschijnlijk één van je eerste acties voor het project.

Wat is de eerstvolgende actie?

Dit is één van de lastigste onderdelen. Je gaat namelijk meestal te snel bij het beantwoorden van deze vraag. Het eerste antwoord komt snel in je op, maar het gaat erom dat de actie echt fysiek uitvoerbaar is.

Iets zoals ‘Rapport schrijven’ kun je pas doen als je voldoende input hebt voor het rapport. Als dat nog niet het geval is, is ‘Rapport schrijven’ dus niet je eerstvolgende actie. En een ‘vergadering plannen’ is geen fysieke actie die je kunt uitvoeren. Wat je wel kunt doen is iemand bellen of mensen uitnodigen via e-mail.

Het bepalen van de eerstvolgende actie is dus niet zo eenvoudig als je denkt.
Het helpt daarbij om te bedenken welke tool je nodig hebt om de actie uit te voeren. Dan kom je als vanzelf op een fysiek uitvoerbare actie. Het is dan alleen nog de vraag of je alle informatie hebt om die actie uit te voeren.

Kun je de actie doen in minder dan 2 minuten?

Nu je precies weet wat er moet gebeuren, kun je ook bepalen of je het in minder dan 2 minuten kunt doen. Als dat zo is, doe het dan direct. Het kost te veel tijd om de actie te delegeren of om deze ergens in je systeem te zetten om je er op een later moment aan te herinneren.

In het begin kun je een timer gebruiken om te leren hoe lang twee minuten duren. Als je begonnen bent met een actie, maar je komt erachter dat het toch te veel tijd kost, bepaal dan wat de eerstvolgende actie is.

Twee minuten is overigens maar een vuistregel. Als je heel weinig tijd hebt om je inbox leeg te maken, doe dan alleen acties die je binnen een minuut kunt doen. Als je een keer wat meer tijd hebt kun je misschien wel acties van 10 minuten direct doen.

Kun je de actie delegeren?

Ben je zelf de meest geschikte persoon om de actie uit te voeren, of kan een ander dit beter doen? Dit kan iemand uit het team zijn waar je leiding aan geeft, maar ook iemand van een andere afdeling die hier meer verstand van heeft of iemand die er veel meer lol in heeft of er gewoon beter in is.

Let erop dat je voldoende instructies meegeeft, zodat de ander weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Vindt de actie plaats op een specifieke datum en/of tijdstip?

Als de actie plaatsvindt op een specifieke datum en/of tijdstip, zet deze dan in je agenda. Waarschijnlijk ben je er al aan gewend om deze te gebruiken.

Noteer ook in je agenda:

• Dingen die je alleen voor een bepaalde dag hebt afgesproken, maar niet voor een specifiek tijdstip (‘Ik bel je daar donderdag over’). Meestal is er (ook in papieren agenda’s) bovenaan de dag wat vrije ruimte voor dit soort items.
• Dingen waarvan het goed is dat je er op die dag aan herinnerd wordt (een collega die die dag terug is van vakantie, bepaalde services die die dag niet beschikbaar zijn, etc).

Zet eerstvolgende acties op je actielijst

Als je de eerstvolgende actie niet binnen 2 minuten kunt doen, niet kunt delegeren en het niet op een specifieke dag hoeft te gebeuren, zet deze dan op je actielijst. Zet de actie niet in een projectplan, want dan raakt hij verstopt tussen acties die je nog niet kunt doen.

Zo zorg je ervoor dat op je actielijst alleen maar acties staan die je direct kunt doen zodra je voldoende tijd en energie hebt voor die actie, of zodra je op de juiste locatie bent of de juiste tools voorhanden hebt.

Zet acties die nog niet gedaan kunnen worden of waarvan je nog niet zeker weet of je ze gaat doen op je ooit/misschien-lijst.

Als ze onderdeel zijn van een project, dan zet je ze in je projectplan. Totdat het project zo ver is dat zo’n actie de eerstvolgende actie is, en dus op je actielijst kan.

Sublijsten

Om dat onderscheid qua tools, locatie, energie en tijd te kunnen maken, kun je je actielijst opdelen in een aantal sublijsten. Maak bijvoorbeeld een lijst waarop al je telefoontjes bij elkaar staan. Op het moment dat je ergens moet wachten en alleen tijd hebt voor een kort telefoontje, kun je die specifieke lijst erbij pakken. Echter, als je telefoon bijna leeg is, zie je die telefoontjes liever helemaal niet, want je kunt er op dat moment toch niets mee doen.

Zo kun je ook een lijst maken met alle acties die je achter je computer moet doen. En sommige acties kun je alleen thuis doen, of op één van de twee kantoren als je bedrijf meerdere locaties heeft. Daar kun je dus ook aparte lijsten voor maken. Ook kun je een lijst maken van alles dat je met je manager moet bespreken, of met een collega waar je regelmatig mee samenwerkt.

Het is ook handig om een lijst te hebben met acties die je kunt doen als je helemaal ‘gaar’ bent aan het eind van een dag met allerlei vergaderingen. Op dat moment heb je geen zin meer om na te denken, dus is het fijn als je een lijstje hebt met taken die je kunt doen om toch nog zinvol bezig te zijn.

Nieuwe standaard

Probeer je inbox een keer écht helemaal leeg te maken. Als er nog een paar items in staan en je denkt ‘Ja, ik snap nu wel hoe het werkt’, dan daag ik je uit om tóch even door te gaan en ook die laatste items te verwerken. Je zult dan ervaren wat het is om echt een lege inbox te hebben. Dit is belangrijk, want het zet een nieuwe standaard voor je.

Dat betekent niet dat je vanaf nu voor altijd iedere dag een keer een lege inbox zult hebben. Echter, door eenmaal te weten hoe dit voelt, verandert het niveau dat je accepteert qua aantal niet-verwerkte items. En als het dan toch weer een keer gebeurt dat je inbox overloopt, dan heb je altijd nog deze ervaring met een methode om dat probleem aan te pakken.

Overzicht en controle

Een lege inbox geeft een gevoel van overzicht en controle. Van alles dat is binnengekomen heb je bepaald wat het is en wat je ermee moet. Zelfs als je die beslissing hebt uitgesteld door iets op je ‘Ooit/Misschien’-lijst te zetten.

“You can only feel good about what you’re not doing when you know everything you’re not doing.” ~ David Allen

Hoe beter je verzamelt wat je wilt onthouden en dit vervolgens regelmatig verwerkt in je systeem, hoe completer je systeem wordt. Op je actielijsten staan dan alleen nog acties die superduidelijk zijn en waar je direct mee aan de slag kunt. Als je in de ‘doe’-stand staat, dan wil je niet eerst hoeven zoeken of nadenken om te bepalen wat je nu direct kunt doen. Dan wil je dat het ’nadenken’ al is gebeurd en dat je direct aan de slag kunt.

Download hier het volledige schema van vragen om de items uit je inbox te verhelderen en te verwerken in je systeem.