De vorige keer schreef ik over het bijhouden van een ‘Wachten op’-lijst. Daar zet je de taken op die anderen voor je doen of waar je op moet wachten voordat je ergens verder mee kunt of iets kunt afronden. Maar hoe vaak delegeer jij eigenlijk taken? Doe je dat wel vaak genoeg, of verspil je je tijd door te veel zelf te willen doen?
We zijn geneigd om te weinig te delegeren. We denken vaak dat we het zelf het beste kunnen, of dat het ons te veel tijd kost om het aan een ander te leren. Toch maak je daarbij waarschijnlijk een denkfout…
Wat levert het op?
Denk eens aan een taak die je regelmatig doet en die je eigenlijk graag zou delegeren, maar daarvoor moet je eerst een aantal dingen uitleggen aan de persoon die de taak van je overneemt. Hoeveel tijd kost het je om die taak zelf te doen? En hoeveel tijd zou het je kosten om die taak aan een ander uit te leggen? Uitleggen kost vast meer tijd, niet waar?
Maar bereken nu eens hoe vaak de ander die taak voor je moet doen voordat je de uitlegtijd hebt terugverdiend? Twee keer, drie keer, vijf keer, tien keer? En hoe vaak doe je die taak per week of per maand?
Dát is de tijd die het je echt oplevert.
Leuker, beter, sneller
Een andere factor kan zijn dat de ander het misschien juist een hele leuke taak vindt, terwijl jij er niets aan vindt. Het kost jou energie, terwijl het de ander energie oplevert. De ander is misschien veel preciezer en na een paar keer zelfs ook veel sneller in het uitvoeren van de taak dan jij ooit was. Dat is pure winst. Verderop in dit artikel lees je hoe je dat soort taken in kaart brengt.
Leerzaam
Bovendien kan het voor de ander erg leerzaam zijn om bepaalde taken van je over te nemen. Het geeft hen ook een blijk van vertrouwen om de verantwoordelijkheid voor bepaalde werkzaamheden bij hen neer te leggen.
Geef dan wel de ander ook de ruimte om de taak op zijn of haar manier te doen. Laat weten welk resultaat je verwacht en voor wanneer, maar vertel niet precies hoe hij of zij de taak moet uitvoeren als daar niet om gevraagd wordt. En wees uiteraard bereid om vragen te beantwoorden.
Wacht niet tot het laatste moment
Soms kom je er op het laatste moment pas achter dat het je niet gaat lukken om een taak op tijd af te hebben. Hoewel de ander misschien graag bereid is om je te helpen wordt het voor hem of haar op dat moment ook lastig om nog tijd vrij te maken. Als het echt even moet, dan kan er ook last-minute wel het één en ander gebeuren, maar daar worden je collega’s niet blij van en je kunt het echt niet te vaak van ze vragen. Er komt dan een keer dat ze ‘Nee’ zeggen.
Neem dus eens rustig de tijd om te bedenken welke soorten taken je het beste kunt delegeren. Bij je volgende wekelijkse update bijvoorbeeld, of denk er direct over na op het moment dat er een nieuwe taak voorbij komt. Beter te vroeg dan te laat. Als het een taak is die beter door een ander gedaan kan worden is de kans namelijk groot dat je hem tóch laat liggen en opnieuw een collega moet vragen.
Welke taken delegeren?
Sommige klusjes die jij saai vindt of waar je niet zo goed in bent, doet een ander met veel plezier voor je. Ieder zijn eigen smaak. Maak daarom eens een inventarisatie van je taken en categoriseer ze als volgt:
| Wel goed in | 2. Als tweede delegeren | 4. Niet delegeren |
| Niet goed in | 1. Als eerste delegeren | 3. Evalueren |
| Niet leuk | Leuk |
(Bron: What to delegate first – Michael Hyatt)
- Niet leuk – Niet goed in: Als eerste delegeren
Deze categorie lijkt me duidelijk. Je vindt de taken niet leuk en je bent er ook niet goed in. Niemand heeft er voordeel bij als je deze taken blijft doen. Deze komen dus als eerste in aanmerking om te delegeren en leveren de grootste winst op qua tijd en/of energie. - Niet leuk – Wel goed in: Als tweede delegeren
In deze categorie wordt het iets lastiger. Je bent er goed in, maar je vindt het niet leuk. Het kost je dus energie en daarom is het beter om iemand te vinden die er ook goed in is, of kan worden, en die het in elk geval wél leuk vindt. Denk daarbij niet dat iedereen hetzelfde is als jij. Zeker als schrijver van handleidingen ben ik al zo vaak mensen tegengekomen die me ongelovig aankeken van: “Vind jij het echt LEUK om handleidingen te maken?”. Denk dus niet dat als jij iets niet leuk vindt, dat dit voor iedereen geldt en andersom. - Leuk – Niet goed in: Evalueren
Als je deze taken echt wilt blijven doen, zorg er dan voor dat je er beter in wordt. Vraag tips van een ander, ga op onderzoek uit naar instructies of volg een training om er meer over te leren. Merk je echter na verloop van tijd dat je er nog steeds niet beter in wordt, overweeg dan toch om die taken te delegeren. - Leuk – Wel goed in: Niet delegeren
Dit zijn de taken die het meest voor jou (en je bedrijf) opleveren. Je bent er goed in en je krijgt er energie van. Kijk of je meer van dit soort taken kunt doen. Laat aan anderen weten dat je het leuk vindt om dit te doen en laat zien dat je er goed in bent. Voor anderen zijn dit misschien taken waar zij graag vanaf willen.
Direct delegeren
Als je zo’n overzicht hebt gemaakt van je taken, bekijk dit dan regelmatig en werk het bij, bijvoorbeeld tijdens je wekelijkse update. Nog beter is het om deze afweging iedere keer te maken als er een taak bij jou terecht komt. Het is een onderdeel van het proces om de items die dagelijks in je ‘inbox’ terechtkomen te verwerken in je systeem, of deze nu via je mailbox, postbakje, je manager of via de wandelgangen bij je komen. Als je op tijd de juiste taken delegeert kun je veel tijdwinst boeken.
Ik ben erg benieuwd of jij zo’n overzicht hebt gemaakt voor jezelf en wat het je heeft opgeleverd. Is het nu gemakkelijker om taken te delegeren? Tegen welke problemen loop je aan?
Laat het weten door hieronder te reageren.
