Meer overzicht over je taken met handige lijsten

In veel taakmanagers begin je met één lijst voor al je taken. Maar na een tijdje zul je merken dat werken met één grote lijst heel onoverzichtelijk is. Hoe kun je kiezen uit een lange lijst van taken? Hoe weet je welke taken je nu het beste kunt doen? In dit blog laat ik je zien waarom het handig is om verschillende ‘dwarsdoorsnedes’ van je takenlijst te kunnen maken en op welke manieren je dit kunt doen.

Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

Dit blog is voornamelijke gericht op Todoist, maar ook andere taakmanagers bieden allerlei mogelijkheden om dit soort lijsten te maken. Sommige dingen heten dan alleen net even anders. Verderop in dit blog benoem ik dit nog eens met een voorbeeld.

Takenlijst per project

De eerste indeling die vaak gemaakt wordt in een taakmanager is een indeling van taken per project. Je maakt een lijst aan in je taakmanager, geeft die de naam van het project en zet de taken van je project op die lijst. En zo doe je dat voor al je projecten.

Project met taken in Todoist
Project met taken

Maar wat is eigenlijk een project? Wanneer maak je zo’n aparte lijst aan? Hoe groot moet iets zijn voordat je het een project noemt? Of heb je het liever over taken en subtaken?

Het antwoord dat de methode Getting Things Done hierop geeft is beter dan je in eerste instantie denkt. David Allen, bedenker van de methode, zegt namelijk:

“Een project is een gewenste uitkomst waarvoor meer dan één actie nodig is.”

David Allen

Dit lijkt waarschijnlijk sterk overdreven. Moet je nou echt een project aanmaken voor een uitkomst die je al met twee acties kunt realiseren? Hoe kan het daar overzichtelijker van worden?

Natuurlijk beoordeel je dit zelf per situatie, maar zo’n scherpe definitie is eigenlijk heel handig. Het laat namelijk geen ruimte om vaag te blijven. Het vraagt om helderheid.

Een project (een gewenste uitkomst) kun je namelijk niet ‘doen’. Je kunt alleen de acties doen. Als je dus een uitkomst (project) op je takenlijst zet, dan moet je alsnog nadenken over wat de eerstvolgende actie is.

Door zo’n scherp onderscheid te maken tussen taken (=’acties’) en projecten, wordt het juist veel gemakkelijker om alles goed te organiseren in je systeem:

  • Als het een project is maak je een lijst aan waar je de taken voor dat project op kunt zetten.
  • Als het een taak is zoek je het juiste project erbij en voeg je de taak toe aan de lijst van dat project. 

Zo staan taken en projecten nooit door elkaar op één lijst.

Lees hier hoe je taken en projecten aanmaakt in Todoist.

Taken zonder project

De vraag is dan wel wat je doet met ‘losse’ taken; taken die niet bij een project horen. Daarvoor zou je een lijst Overige taken of Losse taken kunnen maken. Of je maakt een lijst per aandachtsgebied (familie, gezondheid, huis, financiën, professionele ontwikkeling, vrijwilligerswerk, etc). In Todoist doe je dan hetzelfde als bij het aanmaken van een project, alleen geef je dit ‘project’ de naam van het aandachtsgebied.

Als het goed is past elke taak ofwel bij een project, ofwel bij een aandachtsgebied. Als dat niet zo is, kun je volgens mij zelfs concluderen dat het geen taak is die je zelf zou moeten doen. (Trouwens, als de taak wél past bij één van je projecten of aandachtsgebieden, betekent het nog niet automatisch dat je het wél moet doen; maar dat is een onderwerp voor een andere blogpost 😉). 

Takenlijst per tool, persoon of locatie

Er is nog een andere manier om overzicht te krijgen over je taken, namelijk door te kijken naar wat je kunt doen op basis van beschikbare tools of personen, of op basis van de locatie waar je je bevindt. Bijvoorbeeld:

  • Als je telefoon leeg is, of hij moet uit staan, of je hebt hem ergens laten liggen, dan kun je geen mensen bellen. Dus hoef je de taken waarvoor je je telefoon nodig hebt helemaal niet te zien. Ze veroorzaken alleen maar ‘ruis’ op je takenlijst. Je kunt ze immers niet doen op dat moment.
  • Om dezelfde reden hoef je geen taken te zien waarbij een bepaalde persoon nodig is die op dat moment niet aanwezig of bereikbaar is. Het is onmogelijk die taken op dat moment te doen, dus kun je ze ook maar beter niet zien.
  • Hetzelfde geldt voor taken die je alleen thuis kunt doen of in het winkelcentrum, terwijl je op dat moment kantoor bent. Je kunt die taken op dat moment het beste helemaal buiten beschouwing laten.

Je doet dit door een label te koppelen aan een taak. Dit label geeft aan welke tool, persoon of locatie je nodig hebt om de taak te doen:

Taken per label in Todoist
Taken per label

Zo’n label is een extra indeling die je aan je taken kunt geven, naast de indeling in projecten.

Veelgebruikte labels zijn: bespreekpunten, bellen, lezen, laptop, thuis, boodschappen, (kantoor)locatie A, (kantoor)locatie B.

Ook taken waarbij je wacht op iets of iemand kun je met het label ‘wachten op’ apart inzichtelijk maken. Dit geldt ook voor taken waarvan je nog niet zeker weet of je ze gaat doen. Die geef je het label ‘later-misschien’.

Het label ‘bespreekpunten’ is bedoeld om dingen te kunnen verzamelen die je met een persoon, team of in een bepaald overleg wilt bespreken. Je kunt daarbij kiezen voor een taak per persoon, team of overleg en de bespreekpunten verzamelen in het notitieveld van de taak, of je maakt alleen aparte labels met de namen van mensen, teams of overleggen voor wie of welke je vaak bespreekpunten hebt.

Labels in Todoist voor bespreekpunten met personen, teams of een overleg
Labels voor bespreekpunten met personen, teams of een overleg

Lees meer over hoe je met labels werkt in Todoist.

Tip: Geef een taak alleen een label als het een eerstvolgende actie is. Zo heb je op die lijsten alleen de acties staan die je daadwerkelijk kunt doen. Uitzonderingen zijn de acties waarbij je wacht op iemand anders, of acties waarvan je nog niet weet of je ze gaat doen. Daarvoor gebruik je de labels ‘wachten op’ en ‘later-misschien’.

Takenlijst per dag

Je vraagt je misschien af: “Maar wat als ik een taak vandaag MOET doen? Dan wil ik wel zeker weten dat ik die taak daadwerkelijk zie, en niet omdat ik toevallig het juiste label aanklik.”
Voor die taken kijk je inderdaad niet naar je taken per label, maar bekijk je ze op basis van datum. Dat is een andere lijst. Bedenk dat je naar meerdere lijsten per dag kunt kijken.

In de meeste taakmanagers kun je zien welke taken een einddatum hebben van vandaag of eerder. Veel taakmanagers tonen ook de taken voor de komende 7 dagen, of je kunt deze (of een ander aantal dagen) opvragen via een filter of zoekopdracht.

Top van het menu in Todoist met de lijsten Inbox, Vandaag en Komende 7 dagen
De lijsten Vandaag en Komende 7 dagen
Zoekbalk van Todoist met de tekst '7 dagen' erin.
Zoeken via de balk bovenaan Todoist
Filter in Todoist met in de zoekopdracht de tekst '5 dagen'.
Filter dat taken toont met een einddatum in de komende 5 dagen

Let wel op! Geef alleen een einddatum aan een taak, als deze echt geldt voor die taak.
Anders zie je allerlei taken in je Vandaag-lijst die ook op een later moment kunnen.

De kans is dan groot dat je je niet houdt aan die datum en dat je taken gaat doorschuiven. Hierdoor ga je minder vertrouwen op deze datums en dus ook op je systeem.

Een systeem werkt pas als je erop kunt vertrouwen. Voor een groot deel wordt dat bepaald door het feit of de dingen die in je systeem staan kloppen en of je je eraan houdt. Pas dan zal je brein er ook op gaan vertrouwen. Anders blijft je brein continu zelf nadenken over de taken waarbij dit vertrouwen ontbreekt.

Prioriteitsniveau

Zoals ik hierboven al schreef is bij veel taken geen specifieke dag te bepalen waarop de taak gedaan moet worden. De meesten moeten ‘zo snel mogelijk’. Maar ook dat betekent niet dat alles vandaag moet. Hoe bepaal je dan toch wat als eerste moet en wat later kan?

Dit heeft te maken met een afweging van prioriteiten. Sommige taken en projecten wil je eerder klaar hebben dan andere. Omdat je ze belangrijker vindt. Die keuze maak je vooral op gevoel. Deze vragen kunnen je daarbij helpen:

  • hoe waardevol vind ik dit project of deze taak?
  • wat is het risico als ik dit nu (nog) niet doe en kan ik daarmee leven?

Een soortgelijke afweging maak je als je het op basis van je eigen gevoel beoordeelt.

De normale prioriteitscodes (1, 2, 3) zeggen mij nooit zoveel. Vooral het onderscheid tussen 2 en 3 vind ik altijd nogal willekeurig.

Daarom heb ik voor mijzelf een andere betekenis gekoppeld aan de prioriteitscodes van Todoist (p1 t/m p4).

Met deze codes maak ik namelijk onderscheid tussen de taken die ik vandaag (p1), deze week (p2), volgende week (p3) of later (p4) wil doen, zónder er een datum aan te koppelen.

lLijsten in Todoist obv prioriteitsniveau
Lijsten o.b.v. prioriteitsniveau

Per dag bepaal ik welke taken ik de volgende dag ga doen en aan het eind van de week bepaal ik welke taken de komende week prioriteit 2 krijgen, waardoor ze op mijn lijst ‘DEZE WEEK’ komen te staan.

Let wel, de taken die de ene week p3 krijgen schuiven aan het eind van die week niet automatisch door naar p2! Dat bepaal ik opnieuw tijdens mijn wekelijkse update aan het eind van die week.

In de afbeelding zie je hoe het filter ‘DEZE WEEK – WERK’ eruit ziet.

Dit filter toont taken van het ‘project’ WERK of één van de projecten die daaronder vallen (##WERK), met (&) ofwel prio 2, ofwel (|) een einddatum in de komende 5 dagen.

Todoistfilter met taken voor deze week
Filter met taken voor deze week

Lees meer over prioriteiten en filters in Todoist.

Ook in andere taakmanagers kun je gebruikmaken van labels en filters. Soms heet het alleen anders, bijvoorbeeld tags, categorieën, opgeslagen zoekopdrachten of slimme lijsten.

Projecten gebruiken voor de sorteervolgorde

Naast deze prioriteitscodes breng ik een volgorde aan in mijn projectenlijst. In Todoist kun je die volgorde handmatig veranderen en daarbij de belangrijkste projecten bovenaan zetten. Die volgorde verander je door een project in het linkermenu omhoog of omlaag te slepen in de lijst. Goed om te doen tijdens je wekelijkse update!

Dit is niet alleen handig voor het overzicht over je projectenlijst, maar het heeft ook effect op de volgorde waarin taken gesorteerd worden als je een filter gebruikt. Dan worden namelijk de getoonde taken eerst gesorteerd op volgorde van prioriteit, dan op datum en dan op project. Dat betekent:

  • Taken met de hoogste prioriteit staan bovenaan.
  • Taken met dezelfde prioriteit worden eerst gesorteerd op datum.
  • Taken met dezelfde prioriteit en datum worden tot slot gesorteerd op basis van project.

Je zult zien dat ook dit laatste criterium nog vrij bepalend kan zijn voor de volgorde waarin je taken getoond worden.

Gebruik verschillende lijsten en plan je dag

Ik hoop dat het vooral helder is geworden dat er niet één allesbepalende lijst is voor je taken. Verschillende lijsten helpen je om vooraf de juiste taken in je plan voor die dag op te nemen of om gedurende de dag nieuwe keuzes te maken als de situatie daarom vraagt.

Het is helemaal aan jezelf om te bepalen en vooral ook te proberen welke lijsten je daar het beste bij helpen. Richt je taakmanager zó in dat je met je labels en filters verschillende dwarsdoorsnedes kunt maken van je taken. De ene keer bekijk je je taken per project, de andere keer per tool of prioriteit, en de lijsten op datum gebruik je voornamelijk om je plan voor die dag of voor de komende week te maken.

Vergelijk je lijsten met kaarten van je omgeving aan de hand waarvan je je kunt oriënteren en bepalen welke route je gaat nemen. Je systeem is het geheel van die kaarten.

Ook je agenda is zo’n kaart. Het is de kaart die vertelt je waar je morgenmiddag om 16:00 uur moet zijn.

Sommigen hebben zelfs 3 varianten van één lijst omdat ze deze op verschillende niveaus managen. Bijvoorbeeld klantprojecten, gedelegeerde projecten, ontwikkelprojecten. Of wachten-op-klant, wachten-op-collega, wachten-op-overig. Het ligt er maar net aan hoeveel projecten je hebt of hoeveel ‘Wachten op’-taken, en of het overzichtelijker voor je is om ze allemaal op één lijst te zetten of om een lijst op te splitsen.

Maar maak ook niet te veel lijsten, want als je veel verschillende lijsten hebt met maar een paar taken per lijst, dan kan het daardoor ook weer onoverzichtelijk worden.

“Keep it as simple as you can and only start to split things out if that makes it simpler for you.”

David Allen

Alles kan altijd weer anders

De keuzes die je maakt zijn niet in beton gegoten. Je kunt altijd weer aanpassingen maken en iets nieuws proberen, totdat je gevonden hebt wat voor jou werkt.

En zelfs dan kan het weer veranderen, bijvoorbeeld bij een nieuwe functie een nieuwe hobby, of als er thuis iets verandert. Je aandacht verschuift regelmatig en dus ook de manier waarop je naar je takenlijst kijkt.

Je wekelijkse update is een goed moment om te bepalen of je systeem nog goed werkt. Zit er genoeg voortgang in je projecten of blijven taken te lang op je lijsten staan? Hoe komt dat? Zie je sommige taken misschien structureel over het hoofd? Kijk goed naar wat je mist en welke aanpassingen nodig zijn om je systeem nog beter voor jou te laten werken.

Tot slot:

  • Update wekelijks je systeem en bepaal welke taken belangrijk zijn voor de komende week.
  • Bepaal elke ochtend welke taken voor die dag van belang zijn, of doe dit de avond ervoor al, afhankelijk van waar jij het beste op slaapt 😉

Denk je dat dit allemaal veel te veel werk is? Het zit logischer in elkaar dan het misschien lijkt als je dit leest. Ik merk dat er soms best veel woorden nodig zijn om uit te leggen waarom iets handig is én hoe je het inricht en gebruikt. Probeer het eens stap voor stap uit, totdat je merkt wat er gebeurt als je voor jezelf de juiste lijsten hebt gedefinieerd en je deze op de juiste momenten kunt raadplegen. Het zorgt voor veel meer vertrouwen in je systeem, waardoor je het nog meer gaat gebruiken, en waardoor het nog betrouwbaarder wordt.

Meer overzicht over je taken met handige lijsten
Tags:                                             

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meer overzicht over je taken met handige lijsten

leestijd: 9 min
0