Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates

Lange lijst met taken waarvan die meeste nog moeten worden afgevinkt
Afbeelding van HeungSoon via Pixabay

Een paar maanden geleden ben ik met een nieuwe baan begonnen en dat betekent dat je van alles voor de eerste keer doet. En vooral: met vallen en opstaan. Bij mij althans wel. Het gaat onhandig, stroef, totaal niet lekker vloeiend, in een training vergat ik van alles te vertellen wat ik wel had voorbereid en ik doe dingen in de verkeerde volgorde. 

Ik probeer er maar om te grinniken, want ik weet dat het op zich wel redelijk is wat ik doe en vooral dat het de volgende keer beter zal gaan. En die keer daarna weer beter. En die keer daarna gaat er misschien wel weer van alles mis, omdat er dan ineens iets nieuws opduikt waarop ik me niet had voorbereid. En zo krijg ik steeds meer ervaring in het werk dat ik doe.

Omdat de werkzaamheden die ik doe nogal verschillend zijn, probeer ik voor mezelf bij te houden op welke manier ik iets aanpak. En telkens als ik iets een volgende keer doe, probeer ik mijn aanpak te verbeteren.

Daarbij probeer ik ook hulpmiddelen te bedenken die het uitvoeren van het werk de volgende keer gemakkelijker maken. Dat kan een lijst zijn van punten die ik voor mezelf bijhoud, die ik per sheet wil vertellen bij het geven van een presentatie, of een template dat ik kan gebruiken voor het geven van advies tijdens een ontwikkeltraject.

Ook thuis maak ik gebruik van dit soort hulpmiddelen. Ik gebruik een template voor het maken van mijn boodschappenlijst en een checklist voor het doen van mijn administratie en voor het publiceren van dit blog. Zo’n checklist gebruikte ik ook toen ik voor vrijwilligerswerk maandelijks een nieuwsbrief moest versturen naar behoorlijk wat mensen. Vooral bij dat laatste merkte ik dat het heel veel rust gaf als ik zag dat alle vinkjes waren gezet op de checklist voor die nieuwsbrief. Dan wist ik zeker dat ik niets was vergeten en dat ik met een gerust gevoel op de knop Verzenden kon klikken. 

Minder nadenken

Templates en checklists zorgen ervoor dat je minder hoeft na te denken. Of eigenlijk, dat je alleen nog maar hoeft na te denken over nieuwe dingen en niet over dingen die je al eens eerder hebt gedaan. Dat geeft heel veel rust.

Ze helpen niet alleen bij taken die je op zich regelmatig doet, maar die uit zo veel kleine, losse subtaken bestaan dat je bang bent om iets over te slaan of te vergeten. Ze helpen ook bij taken die je bijna nooit doet. Je hoeft dan niet telkens opnieuw na te denken over hoe je het ook alweer moet aanpakken. Door een template of checklist te maken, hoef je de volgende keer minder voor te bereiden. En na afloop kun je natuurlijk altijd verbeteringen aanbrengen.

Altijd maar hetzelfde doen?

Een checklist of template gebruiken betekent trouwens niet dat ik altijd alles precies hetzelfde doe. Het geeft juist meer vrijheid omdat ik weet dat de basis goed staat en dat ik geen belangrijke dingen vergeet. Ik kan dan beter nadenken over dingen die ik kan toevoegen of die ik anders kan doen, afhankelijk van waar de situatie om vraagt. 

Checklist óf template?

Wat is nu eigenlijk een checklist en wat is een template?

Checklist

Een checklist is eigenlijk een lijst aan de hand waarvan je controleert of iets gedaan is, of dat het de gewenste status heeft. Maar je kunt het ook gebruiken als een stappenplan; een lijst van acties die je uit moet voeren of uit zou kunnen voeren, om een hoofdtaak te voltooien.

Die lijst kun je ergens op papier hebben, in een digitale notitie of document, of in je taakmanager. Zorg er in elk geval voor dat je het lijstje gemakkelijk kunt raadplegen op het moment dat je de hoofdtaak wilt uitvoeren.

De hoofdtaak voor mijn wekelijkse review zit bijvoorbeeld in Todoist, maar de checklist die ik daarbij gebruik zit in Evernote. Zo hoef ik in Todoist niet telkens heen en weer te schakelen tussen de taken en projecten die ik review en de checklist die me daarbij begeleidt. Ik kan de lijst in Evernote er gewoon naast houden. 

Template

Een template gaat verder dan een checklist. Een template bevat een blauwdruk, een sjabloon voor een nieuw item dat je aan wilt maken, bijvoorbeeld een layout voor een overzicht of een structuur voor een projectaanpak, advies, verslag of blog. 

Een template kan ook een checklist bevatten. Zo kun je bijvoorbeeld een template maken van je wekelijkse review, waarin je niet alleen de stappen van de review afvinkt op de checklist, maar ook een korte reflectie toevoegt over die week door een aantal vaste vragen te beantwoorden die in je template staan. 

Checklists en templates maken

In een eerder blog heb ik al eens uitgelegd hoe je in de taakmanager Nirvana gebruik kunt maken van checklists en templates. In dit blog laat ik zien hoe je dit doet in Evernote en Todoist

Checklists in Evernote

In Evernote kun je eenvoudig een lijst maken met een checkbox vóór elk item die je kunt afvinken. Deze checkbox voeg je toe:

  • door in de opmaakbalk van een notitie op de checkbox te klikken (zie onderstaande afbeelding),
  • door de sneltoets SHIFT+Command+T te gebruiken (Mac), of CTRL+SHIFT+T (Windows).

Als voorbeeld zie je hieronder de notitie die ik gebruik bij mijn Weekly Review. In Todoist heb ik een taak voor mijn Weekly Review. Die taak bevat een link naar deze notitie in Evernote, zodat ik deze notitie vanuit de taak kan openen.  (Hierboven gaf ik al aan waarom ik deze checklist in Evernote heb gezet en niet in Todoist)

Lijst van acties in Evernote voor een Weekly Review, met vóór elke actie een checkbox. Twee zijn er afgevinkt.
Voorbeeld van een checklist in Evernote

De notitie met de checklist kun je kopiëren, zodat je alles telkens opnieuw kunt afvinken. Of je maakt er een template van. 

Templates in Evernote

In Evernote kun je op twee manieren je eigen templates maken. Ten eerste gewoon door een notitie te maken waarbij je aangeeft dat het een template is. Je kunt dit bijvoorbeeld in de titel zetten, of door bijvoorbeeld het label template te koppelen. Ook kun je de notitie bewaren in een notitieboek dat je bijvoorbeeld Templates & Checklists noemt. 

Telkens als je dit template wilt gebruiken, zoek je de betreffende notitie op en maak je er een kopie van, zodat je een ‘schone’ versie hebt die je kunt gebruiken voor de taak die je wilt uitvoeren. 

Zo’n kopie maak je door in de notitielijst met de rechter muisknop op de notitie te klikken en dan op Dupliceer notitie of Kopieer notitie naar…, of door bij een geopende notitie op één van die opties te klikken in het menu Notitie.

Daarnaast heeft Evernote echte templates. Deze kun je selecteren door in een nieuwe notitie op de knop Sjabloon te klikken:

Lege Evernote-notitie met een pijl die wijst naar de knop Sjabloon.
Evernote-template gebruiken

Je ziet dan een galerij met allerlei verschillende templates (sjablonen):

Galerij met sjablonen voor Evernote
Galerij met Evernote-sjablonen

Als je een Premium-account hebt van Evernote kun je hier ook je eigen sjablonen aan toevoegen. Dit doe je door de notitie waar je een template van wilt maken, te openen en op de drie puntjes te klikken achter de knop Deel. Vervolgens kies je Sla op als sjabloon…

Evernote-notitie met een pijl naar het menu van de notitie waarin de optie Sla op als sjabloon ... staat.
Evernote-notitie opslaan als sjabloon

Het opgeslagen sjabloon vind je niet in de galerij terug, maar onder Mijn sjablonen

Checklists in Todoist

In Todoist kun je een checklist maken door subtaken toe te voegen aan een taak. Voltooide taken blijven zichtbaar in de lijst:

Taak in Todoist met subtaken.
Taak met subtaken in Todoist

Je maakt van een taak een subtaak door deze onder een andere taak te laten inspringen
Je doet dit door op de puntjes te klikken die vóór de taak staan en de taak met de muis iets naar rechts te schuiven, of door in het tekstvak van de taak te klikken en op Command + Pijl naar rechts te drukken op je toetsenbord. Je ziet dat de subtaak dan niet zo ver naar links staat als de hoofdtaak.

Een taak in Todoist, met daaronder een ingesprongen taak (een subtaak), met een pijl die wijst naar de 6 puntjes die voor de subtaak staan.
Subtaak maken in Todoist

Je kunt van een taak ook een subtaak maken door op de drie puntjes te klikken die achter de andere taak-icoontjes staan en dan op Subtaak te klikken. Bovendien kan een subtaak zelf ook weer subtaken bevatten:

Een taak met een subtaak en een sub-subtaak in Todoist, waarbij een pijl wijst naar drie puntjes en een kort menu waarmee je van een taak een subtaak kunt maken
Een subtaak onder een subtaak maken in Todoist via het taakmenu

Templates in Todoist

In Todoist kun je ook gebruikmaken van templates. Dit is een csv-bestand dat bestaat uit een lijst met taken en eventueel subtaken die je kunt importeren bij een project. Het is geen probleem als zo’n project ook al andere taken bevat. De taken die je importeert worden gewoon toegevoegd aan het project.

Om een template te importeren selecteer je in het linker menu het project waarin je de taken van de template wilt importeren. Klik vervolgens op de drie puntjes achter de projectnaam en klik op Importeren vanuit sjabloon.

Projectmenu geopend via drie puntjes achter de projectnaam, met daarin de optie Importeren vanuit sjabloon geselecteerd.
Taken (en eventueel subtaken) importeren in een project

Je ziet dan een venster waar je het csv-bestand naar toe kunt slepen of kunt selecteren:

Venster in Todoist met een veld waar je een templatebestand op kunt slepen, met een link om een templatebestand op je computer te selecteren en een link naar een helpvideo.
Sjabloon selecteren om taken te importeren

Het bestand wordt vervolgens automatisch geïmporteerd, waardoor de taken van het template aan het project worden toegevoegd.

Todoist-template aanmaken

Zo’n templatebestand (csv) maak je door in een project alle taken en subtaken neer te zetten zoals ze in het template moeten komen en deze vervolgens te exporteren als een sjabloon. Dat doe je door op de puntjes achter de projectnaam te klikken en dan op Exporteer als sjabloon.

Venster in Todoist waarmee je een exportbestand kunt aanmaken en downloaden of online plaatsen en de url opvragen.
Exporteer de taakstructuur van een project als een template

Je kunt dan nog kiezen hoe je de datums van de taken in het template wilt zetten: als absolute of als relatieve datums. Dat wil zeggen dat als het over twee dagen maandag is en in het project waar je een template van maakt staat een taak op die maandag gepland, dan krijgt deze taak bij de optie Gebruik relatieve datums de datum ‘in two days’. Als je die optie uit zet, krijgt deze taak de datum ‘maandag’. 

Dit heeft gevolgen op het moment dat je het template gaat gebruiken bij een ander project.  Stel dat je het template de volgende keer importeert op een woensdag, dan wordt bij de optie Gebruik relatieve datums, de taak twee dagen daarna gepland; op een vrijdag dus.  Als het template was aangemaakt met absolute datums, dan zou de taak op de eerstvolgende maandag worden gepland. 

Nog meer checklists en templates gebruiken

Een recept is eigenlijk ook een checklist, net als een boodschappenlijstje. Ook voor verjaardagen kun je een checklist maken en voor bijvoorbeeld het inpakken van je koffer voor een vakantie of zakenreis. 

Ook kunnen checklists en templates je helpen om bepaalde gewoonten aan te leren. Via een checklist kun je bijvoorbeeld bijhouden of je je iedere dag aan een nieuwe gewoonte hebt gehouden.

Ook heb ik lange tijd een template gebruikt om dagelijks een journal bij te houden. Elke dag om 6 uur ’s ochtends werd er op basis van dat template automatisch een notitie aangemaakt in Evernote, met daarin een vaste lijst met vragen. 

Ook de lijst met boeken die je nog graag wilt lezen zou je als een checklist kunnen beschouwen. Deze helpt je bij het uitzoeken van je volgende boek.  Zo zou je ook een lijst kunnen maken van plaatsen waar je naar toe wilt op vakantie. Of lijsten van goede restaurants, klussen die je in huis wilt doen, cursussen die je wilt volgen, films die je wilt bekijken of podcasts die je wilt luisteren. 

Zowel templates als checklists zorgen ervoor dat je minder hoeft te onthouden en minder hoeft na te denken over waar je mee bezig bent of wat je gaat doen. 
Je werk wordt er niet eentoniger of saaier van. Wel wordt het overzichtelijker, simpeler en voorspelbaarder. En dat is goed, want daardoor ontstaat er juist ruimte en rust voor nieuwe ideeën en om in te kunnen spelen op dingen die onverwacht gebeuren.

Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates
Tags:     

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meer ruimte en vrijheid met checklists en templates

leestijd: 8 min
0