Je kent het wel: je komt ‘s ochtends op je werk, pakt een kop koffie, start je laptop op en… je opent je mailbox. En voordat je het weet is het half elf heb je nog niets zinnigs gedaan behalve mailtjes van anderen beantwoorden. Zonde toch? Helemaal als je je bedenkt dat de meeste mensen ‘s ochtends het meest productief zijn.
Wat is een beter begin van de dag?
- Zodra je laptop is gestart open je je agenda en kijk je welke afspraken je vandaag allemaal hebt.
- Je kijkt of je voor die afspraken goed bent voorbereid en of alles klaarligt. Zo niet, plan dan een moment waarop je dat kunt doen. Het liefst pas aan het eind van de ochtend, zodat je vóór die tijd zoveel mogelijk tijd echt kunt werken.
- Om dezelfde reden is het dus ook beter om je afspraken vooral ‘s middags te plannen.
- Dan kijk je op je lijst met eerstvolgende acties om te zien wat er allemaal moet gebeuren en bepaal je welke taken je vandaag gaat oppakken…
- … en begin je belangrijkste taak.
Laat die mailbox gewoon nog even dicht
Probeer je mailbox eens dicht te laten zitten tot een uur of elf, of misschien zelfs tot het middaguur.
Als er iets is dat écht belangrijk is, dan melden mensen zich wel via de telefoon of door bij je langs te lopen en kun je altijd nog beslissen wat je gaat doen. Maar probeer je tot die tijd zo min mogelijk te laten afleiden van je eigen werk.
Als jij ‘s ochtends gefocust hebt kunnen werken aan een aantal belangrijke taken, dan voel je de rest van de dag veel meer rust en kan je dag eigenlijk al niet meer kapot. Je gaat dan met een geruster gevoel een bespreking in, je hebt tijd om een collega te helpen, of om na te denken over een nieuw project, etc.
Het geeft echt een goed gevoel als je belangrijkste werk van die dag al gedaan is.
Wat is een nóg beter begin van de dag?
Als je de punten die ik hierboven noem voortaan aan het eind van de middag doet, vlak voordat je naar huis gaat, dan kun je de volgende dag direct aan het werk!
Het plannen van werk en het doen van werk vergen een verschillende ‘mindset’. Je zult merken dat als je ‘s ochtends direct begint met ‘doen’, je veel verder komt dan wanneer je begint met ‘plannen’. De kans is bovendien groot dat je te lang gaat doen over het plannen, omdat je brein ‘s ochtends zo actief is, waardoor je gemakkelijk afgeleid raakt als je verschillende keuzes moet afwegen.
Doe dit dus aan het eind van je werkdag. Je moet dan bovendien sneller beslissen, omdat je veel minder tijd hebt. Jij wilt toch ook graag op tijd naar huis?
Ik ben benieuwd wat jouw ervaringen zijn met het plannen van je dag. Doe je dat ‘s ochtends vroeg of aan het eind van de dag en hoe bevalt dat?
Zelf vind ik het lastig om dit aan het eind van de dag te doen. Ik werk dan meestal liever nog even door aan datgene waar ik mee bezig ben (‘ik zit er net lekker in’) en vertik het gewoon om te stoppen, hoeveel alarmen of reminders ik ook instel… Heb jij misschien nog tips voor mij?
