Notities, subtaken, checklists en templates in Nirvana

Een tijd geleden schreef ik een blog over de taakmanager Nirvana. Dat ging vooral over de basisfuncties van de app, zoals het aanmaken van taken, projecten, area’s, labels en het werken met verschillenden lijsten en overzichten. Nirvana bevat echter nog meer handige functies, onder andere via het notitieveld en de losse notities, genaamd Reference-items.

Taak- en projectnotities

In Nirvana heeft iedere taak en elk project een veld waarin je notities kunt plaatsen. Door op de naam van de taak of het project te klikken wordt dit veld getoond en kun je er iets in typen:

Notitieveld van een project in Nirvana
Notitieveld van een project

Notities wel of niet tonen in de taken- of projectenlijst

Rechts bovenaan, direct onder de blauwe balk geef je aan of je:

  • alleen de naam van de taak of het project wilt zien (klik dan op het enkele streepje);
  • of dat je ook een deel van de notitie wilt zien, zoals in onderstaande afbeelding (klik dan op het dubbele streepje);
  • of dat je de gehele notitie direct wilt zien (klik op het driedubbele streepje).
Optie om alleen het eerste deel van een notitie te tonen in Nirvana
Alleen het eerste deel van de notitie tonen

Je kunt de notitie ook per taak of project bekijken door op het notitie-icoontje te klikken dat achter de taak- of projectomschrijving staat.

Links in het notitieveld, ook naar Evernote

Als je een link hebt geplaatst in het notitieveld dan is deze automatisch aanklikbaar als je de notitie bekijkt vanuit je taken- of projectenlijst.

Dat geldt niet alleen voor links naar websites, maar ook voor de klassieke Evernote-link (die begint met evernote:/// ).

Links in een taak- of projectnotitie in Nirvana.
Links in het notitieveld, ook naar Evernote

Subtaken via notities

Door streepjes te zetten voor de regels in het notitieveld:

Subtaken maken via een lijstje in het notitieveld van een taak in Nirvana
Lijstje met subtaken in het notitieveld van een taak

worden ze automatisch getoond als vinkjes als je de notitie bekijkt vanuit je takenlijst. Zo kun je via het notitieveld werken met subtaken die je kunt afvinken:

Taak met subtaken in Nirvana
Taak met subtaken

Als je het notitieveld weer gaat bewerken, dan zie je voor de afgevinkte regels een x staan in plaats van een streepje :

Notitieveld van een taak met afgevinkte subtaken
Notitieveld van een taak met afgevinkte subtaken

Reference-items: losse notities

Naast notities bij taken en projecten is het ook mogelijk om losse notities aan te maken (Reference-items). De functionaliteit is te weinig voor een echte notitie-app, maar je kunt het goed gebruiken voor notities die direct samenhangen met je to-do-lijst. Ik zal zo laten zien wat ik daarmee bedoel. Eerst even iets over de structuur.

In Nirvana maak je een Reference-lijst aan en zo’n lijst kan meerdere Reference-items bevatten. Je kunt dit vergelijken met het notitieboek in Evernote met daarin allerlei notities, of een met een map (de reference-lijst) met daarin verschillende blaadjes (de reference-items).

Ik had zelf bijvoorbeeld een lijst voor mijn Horizons of Focus (aandachtsgebieden en hogere niveaus, afkomstig uit de methode Getting Things Done), met voor elk niveau een eigen notitie:

Handige notitie in taakmanager Nirvana
Voorbeeld van een notitie die handig is in je taakmanager

Checklists

Net zoals in een taak of project, kun je ook in het notitieveld van een Reference-item een checklist maken door streepjes te zetten voor elke regel. Zodra je het item opslaat worden de streepjes als vinkjes getoond in het notitieveld. Zie de uitleg over Subtaken bij notities.

Omdat een Reference-item nooit voltooid wordt, kun je de checklist telkens weer opnieuw gebruiken, gewoon door de vinkjes weer uit te zetten.

Projecttemplates

In plaats van een checklist te maken in een Reference-item, zou je echter ook een Projecttemplate kunnen maken.

Dat doe je door een Reference-lijst aan te maken met daarop een Reference-item voor elke projecttaak:

Reference-lijst in Nirvana met items voor een projecttemplate
Reference-lijst met items voor een projecttemplate

Zo’n Reference-lijst kun je namelijk omzetten (converteren) naar een project.

Het is dan wel slim om eerst een kopie te maken van je Reference-lijst, zodat je deze de volgende keer weer kunt gebruiken. Dat doe je door met de rechter muisknop op de lijstnaam te klikken en Make a copy… te kiezen:

Reference-lijst kopiëren in Nirvana
Reference-lijst kopiëren

Nu kun je de kopie omzetten naar een Project door er met de rechter muisknop op te klikken en te kiezen voor Convert > Project:

Reference-lijst in Nirvana converteren naar een project
Reference-lijst converteren naar een project

De lijst verdwijnt nu uit het onderdeel Reference en je vindt hem terug onder Projects, waarbij alle notities projecttaken zijn geworden:

Project in Nirvana gebaseerd op een Reference-lijst
Project gebaseerd op een Reference-lijst

Dit is bijzonder handig voor taken die je niet dagelijks doet of die uit zoveel stappen bestaan dat je je telkens afvraagt of je nou echt alles gedaan hebt. Zeker als het om een nieuwsbrief of rapport gaat dat door veel mensen wordt ontvangen. Door een checklist of een lijstje met taken af te vinken weet je gewoon dat je niets bent vergeten en dat je met een gerust hart op de Verstuurknop kunt klikken. 😅

Notities, subtaken, checklists en templates in Nirvana
Tags:                 

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Notities, subtaken, checklists en templates in Nirvana

leestijd: 3 min
0