Op vakantie met een leeg hoofd en een gerust hart

Heb jij binnenkort vakantie? Denk dan alvast na over wat er moet gebeuren om lekker relaxed op vakantie te gaan. Wacht daar niet mee tot de laatste week want dan wordt het echt last-minute werk (ja, ik spreek uit ervaring ? ). Dan raak je vlak voor je vakantie nog eens extra gestresst waardoor je nog meer tijd nodig hebt om bij te komen tijdens je vakantie en je minder tijd overhoudt om lekker te genieten.

Relax, vakantie, strand
Pixabay (2120259)

Wat zijn nu de belangrijkste zaken waar je je waarschijnlijk zorgen over maakt voordat je op vakantie gaat?

  • Krijg ik alles af dat ik voor die tijd moet afronden?
  • Weten de juiste mensen dat ik weg ben, wanneer ik weer terug ben en bij wie ze moeten zijn als er iets is?
  • Weten anderen wat zij moeten doen tijdens mijn vakantie? Kunnen ze door met hun werk zonder dat ze mij nodig hebben?
  • Hoe zorg ik ervoor dat ik na mijn vakantie mijn mailbox snel weer leeg krijg en op de hoogte ben van de stand van zaken?

Dit betekent dus dat je een aantal dingen moet doen vóórdat je op vakantie gaat en dat ook jouw plan van aanpak klaarligt voor als je weer terug bent.

Vóórdat je weggaat

Breng je agenda op orde

  • Zorg ervoor dat je vakantie in je agenda staat. Dat is voor jezelf een reminder, niet alleen om te weten dat je vóór die tijd je werk moet afronden, maar ook als een mooi vooruitzicht voor jezelf. Bovendien kunnen je collega’s dan ook zien wanneer je er niet bent.
  • Plan de laatste paar uur voordat je vakantie krijgt voor jezelf, zodat je genoeg tijd hebt om de laatste dingen af te ronden als dat nodig is en anders kun je lekker op tijd naar huis!
  • Probeer in elk geval de ochtend na je vakantie zoveel mogelijk voor jezelf te plannen. Je zult merken dat je even tijd nodig hebt om weer op gang te komen na een paar weken vakantie. Bovendien geeft dit je de tijd om je mailbox leeg te maken.
  • Plan alleen eventueel een afspraak met één of twee personen die je even in een paar minuten kunnen bijpraten over wat er op dat moment allemaal speelt. Check of zij die dag aanwezig zijn of kunnen bellen. Prik gewoon een tijdstip zodat de afspraak ook in hun agenda staat. Als er dan iets tussenkomt wordt jouw afspraak met hen in elk geval niet vergeten, maar hooguit verschoven.
  • Kijk of je geen andere afspraken meer hebt gepland tijdens je vakantie. Verplaats de afspraken als dit wel het geval is of meld je af voor de vergaderingen die gepland zijn.

Vóór of ná de vakantie doen?

  • Bepaal van alle taken op je takenlijst of ze nog vóór je vakantie moeten gebeuren of ook erna kunnen. Of zou een ander het kunnen doen?
  • Kijk ook in je agenda naar de eerste paar weken ná je vakantie, of er afspraken in staan waarvoor op korte termijn nog iets moet gebeuren.
  • Als je ook anderen nodig hebt voor het werk dat je doorschuift tot na je vakantie, check dan of zij er op dat moment ook zijn.

Activiteiten die doorgaan tijdens je vakantie

  • Als bepaalde zaken tóch moeten gebeuren terwijl je op vakantie bent, draag deze dan op tijd over aan een collega. Je collega kan het dan inpassen naast zijn eigen werk.
  • Als er grotere klussen zijn die je moet overdragen, plan dan op tijd een overleg hierover in, zodat je collega zich goed kan voorbereiden en vragen kan stellen over wat voor hem of haar onduidelijk is.

Afwezigheid kenbaar maken

  • Bepaal welke collega’s of klanten je persoonlijk wilt laten weten wanneer je vakantie hebt, zodat zij niet voor verrassingen komen te staan als je als weg bent.
    Vermeld het eventueel onderaan e-mails die je aan hen stuurt in de laatste paar weken voor je vakantie.
  • Zet je afwezigheidsassistent op tijd aan.
Relaxed op vakantie
Bron: Pixabay (84528)

Als je weer terug bent

  1. Kijk of er nog iets nieuws in je agenda is gekomen voor vandaag.
  2. Begin met een bak koffie of thee om even bij te praten met een collega en om weer te acclimatiseren in je werkomgeving.
  3. Open je mailbox en:
    • Sorteer deze op afzender.
      Een aantal afzenders, zoals systeembeheer en facilitymanagement, stuurt namelijk regelmatig e-mails die alleen op die dag of die week relevant zijn, bijvoorbeeld over systemen die op een bepaald moment worden onderhouden, parkeerplaatsen die wel of niet gebruikt kunnen worden i.v.m. ramen die gelapt worden, koffieapparaten die kapot zijn, etc. Door te sorteren op afzender heb je die e-mails snel in beeld en kun je die alvast verwijderen.
    • Geef berichten weer als gesprek
      Dit is een optie die je kunt selecteren op het tabblad ‘Weergave’ in het lint van Outlook. Het zorgt ervoor dat alle e-mails die heen en weer gestuurd zijn tussen verschillende mensen over hetzelfde onderwerp zoveel mogelijk bij elkaar komen te staan. Je ziet dan sneller wat de uitkomst is per gesprek en of je er nog iets mee moet doen.
    • Verwerk je e-mails volgens het stappenplan
      Bij de e-mails die je nu overhoudt ga je te werk zoals ik heb beschreven in stap 4 van het stappenplan ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk’.
  1. Doe tot slot een korte review van je takenlijst zoals ik die heb beschreven in stap 5 van het stappenplan. Je weet dan weer precies wat je te doen staat deze week en je bent er weer helemaal klaar voor om vol nieuwe energie aan de slag te gaan.

Trouwens, dat opgeruimde gevoel dat we allemaal kennen van het moment dat we op vakantie gaan, zou je dat niet gewoon ieder weekend willen hebben? Wen je dan aan om wekelijks een uurtje de tijd te nemen om de update te doen die in stap 5 van het stappenplan staat.

Heb je mijn stappenplan ‘In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk’ nog niet gedownload? Vul dan hieronder je naam en e-mailadres in. Je krijgt dan het stappenplan in de vorm van een e-book, en een aantal e-mails (verspreid over meerdere dagen) die je helpen bij het uitvoeren van het stappenplan.

Op vakantie met een leeg hoofd en een gerust hart
Tags:     

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, LinkedIn of via Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Op vakantie met een leeg hoofd en een gerust hart

leestijd: 4 min
0