Als je een taak aanmaakt in een taakmanager, vul je meestal als eerste de omschrijving in. Bij de meeste taakmanagers is dit gewoon een veld waarin je alleen tekst kunt invullen. In sommige taakmanagers kun je ook eigenschappen zoals een einddatum, prioriteit en labels toevoegen via het omschrijvingveld, maar in Todoist kun je er nog veel meer mee. Daarover gaat dit blog.
Eigenschappen toevoegen via de omschrijving
In een aantal taakmanagers, zoals Todoist en Remember the Milk, kun je direct bij het invoeren van de taakomschrijving, eigenschappen toevoegen aan een taak. Het verschilt per taakmanager welke symbolen je daarvoor moet gebruiken in de omschrijving.
In Todoist kun je de datum gewoon intypen, gebruik je een # voor projecten, een @ voor labels en een p voor de prioriteit:
Zodra je op Enter drukt wordt de taak direct toegevoegd aan het project BLOG. De taak krijgt een rood bolletje wat betekent dat deze prioriteit 1 heeft, het label laptop is gekoppeld en de taak staat ingepland voor morgen:
Als je met anderen samenwerkt in Todoist en projecten met hen deelt, dan kun je door een + te typen in de omschrijving ook direct één van die andere personen koppelen aan de taak.
Slimme datumherkenning omzeilen of uitschakelen
De slimme datumherkenning kan trouwens ook best onhandig zijn. Bijvoorbeeld als je een verwijzing naar een datum in je omschrijving wilt laten staan, zoals in de onderstaande afbeelding.
In de eerste taak zie je hoe Todoist het woord maandag herkent als een plandatum. In de tweede taak zie je wat er gebeurt als je de omschrijving zo zou laten staan. Het woord maandag verdwijnt dan uit de omschrijving en de taak wordt op maandag gepland:
Dat zal niet de bedoeling zijn. Die presentatie wil je eerder voorbereiden, bijvoorbeeld aanstaande donderdag. Verder wil je wel de verwijzing naar maandag in de taak laten staan, maar zonder dat deze elke keer automatisch een plandatum wordt zodra je de taak bewerkt.
Om dit voor elkaar te krijgen kun je blokhaken gebruiken. Die zet je om het woord maandag. Todoist ziet dit woord dan niet meer als plandatum. Vervolgens voeg je het woord donderdag toe zonder blokhaken, zodat de taak op donderdag wordt gepland:
Als je het echt irritant vindt dat Todoist zo slim reageert op termen die verwijzen naar een datum, dan kun je dit gedrag uitschakelen via de instellingen (Tandwiel > Instellingen > Algemeen):
Woorden in de omschrijving vet- of schuingedrukt maken
Als je naar een lijst met taken kijkt, kan het handig zijn om belangrijke woorden eruit te laten springen door deze vet of schuingedrukt te zetten, of beide. In Todoist kan dat door bijvoorbeeld twee sterretjes ** toe te voegen vóór en achter de woorden die je wilt opmaken:
Zoals je ziet wordt het woord tussen de sterretjes vetgedrukt weergegeven. In plaats van twee sterretjes ** kun je hiervoor ook twee laagliggende streepjes __ of twee uitroeptekens !! gebruiken.
Met een enkel sterretje of laagliggend streepje wordt het woord schuingedrukt. Het uitroepteken werkt hierbij niet:
Om een tekst zowel schuin- als vetgedrukt weer te geven combineer je de bovengenoemde methoden. Dit werkt ook met laagliggende streepjes, maar niet met uitroeptekens:
Met deze opmaak kun je meer structuur aanbrengen in je takenlijst:
Overigens hebben de blokhaken hierboven alleen een esthetische functie. Ik kan me voorstellen dat je iets anders verwacht na mijn uitleg over het gebruik van blokhaken bij datums, maar hier is het echt alleen voor de vorm. Je zou het ook op andere manieren kunnen doen:
Een link in de taakomschrijving zetten
Als je een link in de omschrijving van een taak plaatst wordt deze automatisch aanklikbaar:
Als je achter zo’n link tekst plaatst tussen twee haakjes ( ), dan wordt de tekst die je tussen haakjes hebt gezet aanklikbaar en zie je de link zelf niet meer. Vóór en achter de link moet een spatie staan:
Dit werkt ook met de klassieke Evernote-notitielink. Todoist zet er zelfs het Evernote-icoon voor:
Of een mail-icoon bij een link naar een e-mail in Gmail:
Emoticons gebruiken
Naast opmaak kun je ook Emoticons toevoegen aan de omschrijvingen van taken en projecten:
Je doet dit door in de omschrijving te klikken zodat je deze kunt bewerken, of door in de linker zijbalk achter de projectnaam op de drie puntjes te klikken en dan op Project bewerken. Je voegt de emoticons toe aan de omschrijving via de toetscombinatie:
- Ctrl + Command + Spatiebalk (Mac)
- Windows + . of Windows + ; (Windows)
Subkoppen en notities via niet-afvinkbare taken
Met behulp van de taakomschrijving is het ook mogelijk om niet-afvinkbare taken aan te maken in Todoist. Deze taken hebben geen bolletje dat je kunt afvinken en de tekst begint helemaal links, zodat het lijkt alsof het een subkop is voor de taken die eronder staan. Zeker als je via de hierboven beschreven methode de tekst ook nog eens vetgedrukt maakt.
Je maakt zo’n niet-afvinkbare taak door een dubbele punt te typen achter de tekst:
Je kunt deze niet-afvinkbare taken ook gebruiken om korte notities toe te voegen aan je project. Bijvoorbeeld een korte projectomschrijving.
In dat geval is het waarschijnlijk mooier om de niet-afvinkbare taak op een andere manier aan te maken, namelijk door de omschrijving te beginnen met een sterretje * , gevolgd door een spatie. De dubbele punt aan het eind is dan niet meer nodig en dus ook niet meer zichtbaar.
In het bovenstaande voorbeeld zie je dat ik ook een laagliggend streepje voor en achter de tekst heb gezet. Hierdoor wordt de tekst van de niet-afvinkbare taak schuingedrukt weergegeven:
Overigens zou je deze korte notitie ook kunnen linken aan een uitgebreide projectnotitie in Evernote, of een ander notitieprogramma waarin elke notitie een eigen link heeft:
Je doet dit door de tekst van de omschrijving die je aanklikbaar wilt maken tussen haakjes te zetten en de notitielink ervóór te plakken in de omschrijving. Let erop dat er vóór en achter de notitielink een spatie staat.
Zodra je de taak opslaat ziet dit er als volgt uit:
(De tekstkleur is normaal gesproken trouwens gewoon zwart, maar is hieronder rood omdat het nu een link is en ik er met de muis overheen ga om dat te laten zien.)
Meer ruimte voor notities, links, afbeeldingen en bestanden
Ondanks al deze mogelijkheden in de taakomschrijving is de ruimte daar wel vrij beperkt. Zodra je op Enter drukt wordt de taak aangemaakt. Het zal dus niet lukken om bijvoorbeeld een opsomming of meerdere alinea’s met tekst te plaatsen in de taakomschrijving.
Dit is wel mogelijk door opmerkingen toe te voegen aan een taak; iets dat alleen kan in de betaalde versie van Todoist. Daarmee kun je aan elk project en elke taak (ook bij niet-afvinkbare taken) één of meer opmerkingen toevoegen. Om dit te doen klik je op het spreekwolkje achter een taak of project:
Hieronder zie je de taak ‘Nieuwe blogpost schrijven’ met de bijbehorende opmerkingen. De eerste is een link en de volgende is een opzetje voor een blog. Daaronder zie je het veld waarin je een nieuwe opmerking kunt toevoegen.
Als je in dat veld op de paperclip klikt, kun je bestanden toevoegen door deze naar dit veld te slepen, of door te klikken op Computer, Dropbox of GoogleDrive en zelf een bestand te selecteren die op één van die locaties staat:
In de onderstaande afbeelding zie je een bestand dat is toegevoegd via GoogleDrive. Dit bestand wordt geopend als je erop klikt.
Ook kun je afbeeldingen toevoegen in een opmerking. Natuurlijk gewoon als bestand, maar ook door deze direct in het opmerkingveld te plakken, bijvoorbeeld als je een schermafbeelding hebt gemaakt:
De afbeelding is wel wat onscherp, maar als je erop klikt wordt een grotere versie getoond die ook beter leesbaar is.
Taken verrijken
Todoist bevat dus allerlei mogelijkheden om je taken te voorzien van opmaak en extra informatie. Dit lijkt misschien niet zo belangrijk, maar je kunt je systeem er op een eenvoudige manier mee verrijken en overzichtelijker maken, zonder dat er allerlei extra knoppen voor zijn toegevoegd in de app. Er is alleen een extra knop voor notities. De rest gaat via de taakomschrijving. Die eenvoud vind ik een belangrijke kracht van Todoist.
Probeer de mogelijkheden eens uit en kijk waar jouw systeem beter van wordt.
