Opmaak, subkoppen en notities in Todoist

Als je een taak aanmaakt in een taakmanager, vul je meestal als eerste de omschrijving in. Bij de meeste taakmanagers is dit gewoon een veld waarin je alleen tekst kunt invullen. In sommige taakmanagers kun je ook eigenschappen zoals een einddatum, prioriteit en labels toevoegen via het omschrijvingveld, maar in Todoist kun je er nog veel meer mee. Daarover gaat dit blog.

Eigenschappen toevoegen via de omschrijving

In een aantal taakmanagers, zoals Todoist en Remember the Milk, kun je direct bij het invoeren van de taakomschrijving, eigenschappen toevoegen aan een taak. Het verschilt per taakmanager welke symbolen je daarvoor moet gebruiken in de omschrijving.

In Todoist kun je de datum gewoon intypen, gebruik je een # voor projecten, een @ voor labels en een p voor de prioriteit:

Animatie van het invullen van een plandatum, project, label en prioriteit in de omschrijving van een taak in Todoist.
Plandatum, project, label en prioriteit invullen in omschrijving

Zodra je op Enter drukt wordt de taak direct toegevoegd aan het project BLOG. De taak krijgt een rood bolletje wat betekent dat deze prioriteit 1 heeft, het label laptop is gekoppeld en de taak staat ingepland voor morgen:

Resultaat van het invullen van eigenschappen in de taakomschrijving in Todoist
Resultaat van het invullen van eigenschappen in de taakomschrijving

Als je met anderen samenwerkt in Todoist en projecten met hen deelt, dan kun je door een + te typen in de omschrijving ook direct één van die andere personen koppelen aan de taak.

Slimme datumherkenning omzeilen of uitschakelen

De slimme datumherkenning kan trouwens ook best onhandig zijn. Bijvoorbeeld als je een verwijzing naar een datum in je omschrijving wilt laten staan, zoals in de onderstaande afbeelding.

In de eerste taak zie je hoe Todoist het woord maandag herkent als een plandatum. In de tweede taak zie je wat er gebeurt als je de omschrijving zo zou laten staan. Het woord maandag verdwijnt dan uit de omschrijving en de taak wordt op maandag gepland:

Onhandige slimme datumherkenning

Dat zal niet de bedoeling zijn. Die presentatie wil je eerder voorbereiden, bijvoorbeeld aanstaande donderdag. Verder wil je wel de verwijzing naar maandag in de taak laten staan, maar zonder dat deze elke keer automatisch een plandatum wordt zodra je de taak bewerkt.

Om dit voor elkaar te krijgen kun je blokhaken gebruiken. Die zet je om het woord maandag. Todoist ziet dit woord dan niet meer als plandatum. Vervolgens voeg je het woord donderdag toe zonder blokhaken, zodat de taak op donderdag wordt gepland:

Slimme datumherkenning omzeilen

Als je het echt irritant vindt dat Todoist zo slim reageert op termen die verwijzen naar een datum, dan kun je dit gedrag uitschakelen via de instellingen (Tandwiel > Instellingen > Algemeen):

Slimme datumherkenning uitschakelen in Todoist
Slimme datumherkenning uitschakelen

Woorden in de omschrijving vet- of schuingedrukt maken

Als je naar een lijst met taken kijkt, kan het handig zijn om belangrijke woorden eruit te laten springen door deze vet of schuingedrukt te zetten, of beide. In Todoist kan dat door bijvoorbeeld twee sterretjes ** toe te voegen vóór en achter de woorden die je wilt opmaken:

Taakomschrijving met twee sterren voor en achter een vetgedrukt woord in Todoist
Taakomschrijving met sterren voor en achter een vetgedrukt woord

Zoals je ziet wordt het woord tussen de sterretjes vetgedrukt weergegeven. In plaats van twee sterretjes ** kun je hiervoor ook twee laagliggende streepjes __ of twee uitroeptekens !! gebruiken.

Met een enkel sterretje of laagliggend streepje wordt het woord schuingedrukt. Het uitroepteken werkt hierbij niet:

Taakomschrijving met één ster voor en achter een schuingedrukt woord in Todoist
Taakomschrijving met een ster voor en achter een schuingedrukt woord

Om een tekst zowel schuin- als vetgedrukt weer te geven combineer je de bovengenoemde methoden. Dit werkt ook met laagliggende streepjes, maar niet met uitroeptekens:

Taakomschrijving met drie sterren voor en achter een vet- en schuingedrukt woord in Todoist.
Taakomschrijving met drie sterren voor en achter een vet- en schuingedrukt woord

Met deze opmaak kun je meer structuur aanbrengen in je takenlijst:

Takenlijst in Todoist met vetgedrukte actiewoorden tussen blokhaken voor meer overzicht
Takenlijst met vetgedrukte actiewoorden tussen blokhaken voor meer overzicht

Overigens hebben de blokhaken hierboven alleen een esthetische functie. Ik kan me voorstellen dat je iets anders verwacht na mijn uitleg over het gebruik van blokhaken bij datums, maar hier is het echt alleen voor de vorm. Je zou het ook op andere manieren kunnen doen:

Takenlijst in Todoist met schuin- of  vetgedrukte actiewoorden en met andere scheidingstekens dan blokhaken
Takenlijst met vetgedrukte actiewoorden gevold door andere scheidingstekens voor meer overzicht

Een link in de taakomschrijving zetten

Als je een link in de omschrijving van een taak plaatst wordt deze automatisch aanklikbaar:

Todoist-taak met link in omschrijving
Taakomschrijving met link erin
Een opgeslagen taak in Todoist met daarin tekst gevolgd door een aanklikbare link.
Taakomschrijving met een aanklikbare link

Als je achter zo’n link tekst plaatst tussen twee haakjes ( ), dan wordt de tekst die je tussen haakjes hebt gezet aanklikbaar en zie je de link zelf niet meer. Vóór en achter de link moet een spatie staan:

Todoist-taak met in de omschrijving tekst, spatie, link, spatie en dan tekst tussen haakjes
Tekst tussen haakjes achter een link in een taakomschrijving
Todoist-taak waarin de tekst die tussen haakjes stond, aanklikbaar is geworden
Tekst tussen haakjes in een taakomschrijving is aanklikbare tekst geworden

Dit werkt ook met de klassieke Evernote-notitielink. Todoist zet er zelfs het Evernote-icoon voor:

Todoist-taak met het Evernote-logo voor aanklikbare tekst waarin je de klassieke evernote-link ziet.

Of een mail-icoon bij een link naar een e-mail in Gmail:

Emoticons gebruiken

Naast opmaak kun je ook Emoticons toevoegen aan de omschrijvingen van taken en projecten:

Emoticon gebruiken in project- en taakomschrijving in Todoist
Emoticon gebruiken in project- en taakomschrijving

Je doet dit door in de omschrijving te klikken zodat je deze kunt bewerken, of door in de linker zijbalk achter de projectnaam op de drie puntjes te klikken en dan op Project bewerken. Je voegt de emoticons toe aan de omschrijving via de toetscombinatie:

  • Ctrl + Command + Spatiebalk (Mac)
  • Windows + . of Windows + ; (Windows)

Subkoppen en notities via niet-afvinkbare taken

Met behulp van de taakomschrijving is het ook mogelijk om niet-afvinkbare taken aan te maken in Todoist. Deze taken hebben geen bolletje dat je kunt afvinken en de tekst begint helemaal links, zodat het lijkt alsof het een subkop is voor de taken die eronder staan. Zeker als je via de hierboven beschreven methode de tekst ook nog eens vetgedrukt maakt.

Je maakt zo’n niet-afvinkbare taak door een dubbele punt te typen achter de tekst:

Niet-afvinkbare taak in Todoist door een dubbele punt achter de omschrijving te typen
Niet-afvinkbare taak door een dubbele punt achter de omschrijving te typen

Je kunt deze niet-afvinkbare taken ook gebruiken om korte notities toe te voegen aan je project. Bijvoorbeeld een korte projectomschrijving.

In dat geval is het waarschijnlijk mooier om de niet-afvinkbare taak op een andere manier aan te maken, namelijk door de omschrijving te beginnen met een sterretje * , gevolgd door een spatie. De dubbele punt aan het eind is dan niet meer nodig en dus ook niet meer zichtbaar.

Niet-afvinkbare taak toevoegen in Todoist door deze met een sterretje te beginnen
Niet-afvinkbare taak toevoegen door deze met een sterretje te beginnen

In het bovenstaande voorbeeld zie je dat ik ook een laagliggend streepje voor en achter de tekst heb gezet. Hierdoor wordt de tekst van de niet-afvinkbare taak schuingedrukt weergegeven:

Niet-afvinkbare taken in gebruiken voor korte projectnotities in Todoist
Niet-afvinkbare taken gebruiken voor korte projectnotities

Overigens zou je deze korte notitie ook kunnen linken aan een uitgebreide projectnotitie in Evernote, of een ander notitieprogramma waarin elke notitie een eigen link heeft:

Projectnotitie van een niet-afvinkbare taak in Todoist linken naar een Evernotenotitie
Projectnotitie van een niet-afvinkbare taak linken naar een Evernotenotitie

Je doet dit door de tekst van de omschrijving die je aanklikbaar wilt maken tussen haakjes te zetten en de notitielink ervóór te plakken in de omschrijving. Let erop dat er vóór en achter de notitielink een spatie staat.

Zodra je de taak opslaat ziet dit er als volgt uit:
(De tekstkleur is normaal gesproken trouwens gewoon zwart, maar is hieronder rood omdat het nu een link is en ik er met de muis overheen ga om dat te laten zien.)

Projectnotitie van een niet-afvinkbare taak in Todoist die gelinkt is naar een Evernotenotitie
Projectnotitie van een niet-afvinkbare taak die gelinkt is naar een Evernotenotitie

Meer ruimte voor notities, links, afbeeldingen en bestanden

Ondanks al deze mogelijkheden in de taakomschrijving is de ruimte daar wel vrij beperkt. Zodra je op Enter drukt wordt de taak aangemaakt. Het zal dus niet lukken om bijvoorbeeld een opsomming of meerdere alinea’s met tekst te plaatsen in de taakomschrijving.

Dit is wel mogelijk door opmerkingen toe te voegen aan een taak; iets dat alleen kan in de betaalde versie van Todoist. Daarmee kun je aan elk project en elke taak (ook bij niet-afvinkbare taken) één of meer opmerkingen toevoegen. Om dit te doen klik je op het spreekwolkje achter een taak of project:

Opmerking toevoegen aan projecten en taken in Todoist via het spreekwolkje achter een taak- of projectomschrijving
Opmerking toevoegen aan projecten en taken

Hieronder zie je de taak ‘Nieuwe blogpost schrijven’ met de bijbehorende opmerkingen. De eerste is een link en de volgende is een opzetje voor een blog. Daaronder zie je het veld waarin je een nieuwe opmerking kunt toevoegen.

Taak in Todoist met in de notities (opmerkingen) een weblink, een boodschappenlijstje en het veld waarmee je de volgende opmerking kunt toevoegen.

Als je in dat veld op de paperclip klikt, kun je bestanden toevoegen door deze naar dit veld te slepen, of door te klikken op Computer, Dropbox of GoogleDrive en zelf een bestand te selecteren die op één van die locaties staat:

Taak in Todoist met in de notities (opmerkingen) een weblink, een boodschappenlijstje en het veld waarmee je bestanden kunt toevoegen.

In de onderstaande afbeelding zie je een bestand dat is toegevoegd via GoogleDrive. Dit bestand wordt geopend als je erop klikt.

Ook kun je afbeeldingen toevoegen in een opmerking. Natuurlijk gewoon als bestand, maar ook door deze direct in het opmerkingveld te plakken, bijvoorbeeld als je een schermafbeelding hebt gemaakt:

Taak in Todoist met in de notities (opmerkingen) een bestand van GoogleDrive en een schermafbeelding

De afbeelding is wel wat onscherp, maar als je erop klikt wordt een grotere versie getoond die ook beter leesbaar is.

Taken verrijken

Todoist bevat dus allerlei mogelijkheden om je taken te voorzien van opmaak en extra informatie. Dit lijkt misschien niet zo belangrijk, maar je kunt je systeem er op een eenvoudige manier mee verrijken en overzichtelijker maken, zonder dat er allerlei extra knoppen voor zijn toegevoegd in de app. Er is alleen een extra knop voor notities. De rest gaat via de taakomschrijving. Die eenvoud vind ik een belangrijke kracht van Todoist.

Probeer de mogelijkheden eens uit en kijk waar jouw systeem beter van wordt.

Opmaak, subkoppen en notities in Todoist
Tags:             

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Opmaak, subkoppen en notities in Todoist

leestijd: 6 min
0