Overzicht over je projecten

Al een tijdje ben ik aan het zoeken naar meer overzicht over mijn projecten, zowel bij mijn eigen projecten als bij de projecten voor mijn werk. Bij mijn persoonlijke projecten gaat het niet alleen om taken, maar vooral om het verwerken van nieuwe inzichten, bijvoorbeeld door een artikel of boek dat ik heb gelezen, een webinar dat ik heb gevolgd, een podcast die ik heb geluisterd of een video die ik heb bekeken. Uit die inzichten kunnen ook nieuwe acties volgen, of wijzigen bestaande acties. 

Voor mijn werk is het complexer. Daar bepalen anderen wat er gaat gebeuren, stellen zij de kaders, is er input en ideeën van anderen, zijn er overleggen, afspraken die gemaakt worden, zijn er ook taken die moeten gebeuren en die zijn weer afhankelijk van de keuzes die in het ontwerpproces zijn gemaakt. 

Hoe houd je daar overzicht over?

Niet elk project is even groot. Niet elk project heeft een eigen projectteam, -budget, en/of -plan. Een project kan ook uit maar een paar acties bestaan. Volgens de definitie van David Allen is een project zelfs een gewenste uitkomst waarvoor meer dan één actie gedaan moet worden. Dus ook als er maar twee of drie acties gedaan hoeven worden die je niet allemaal op dat moment kunt afronden, kun je spreken van een project. Om overzicht te houden over die kleine projecten heb je misschien maar één notitie of document nodig of alleen een kort lijstje met een paar taken. Maar bij een complex project zijn er vaak meerdere documenten en overzichten die een rol spelen.

Voor mijzelf heb ik inmiddels de onderstaande overzichten gedefinieerd. Bij sommige projecten kunnen deze worden samengevoegd in één document, terwijl het bij andere projecten fijner is om met aparte documenten te werken. 

Index met links naar belangrijke projectdocumenten

In een project worden documenten nog vaak over en weer gemaild. Op z’n best staan ze in een gemeenschappelijke projectomgeving zoals Teams, Asana of Basecamp, maar ook daar staan vaak meer documenten dan wat jij voor jouw bijdrage aan het project nodig hebt.  Je kunt dus voor jezelf een index maken met links naar projectdocumenten die voor jou (op dat moment) het belangrijkst zijn, zodat je die altijd snel bij de hand hebt.

Ik heb dit zelf in mijn taakmanager Todoist gedaan bij mijn ontwikkelprojecten. Je ziet hieronder een project met linkjes naar plaatsen waar ik belangrijke informatie vind over het project: de leeromgeving die we inrichten, het kanaal waarin we met de projectgroep communiceren in Microsoft Teams, de bestanden in Microsoft Teams en het ontwikkeldocument (‘Checklist invulling Blackboard’) waarin ik bijhoud wat er nog moet gebeuren, waarover ik straks nog meer vertel.

Project in Todoist met links in 'notitietaken'
Project in Todoist met links in ‘notitietaken’

Zoals je ziet zijn de links geen taken in Todoist. Door de omschrijving te beginnen met een * en dan een spatie, verdwijnt het vinkje voor de taak en wordt het in feite een notitieregel in Todoist. Deze notities worden niet meegeteld als openstaande taken bij een project. 

Ook kun je op deze manier bijvoorbeeld ook de namen van de ontwikkelaars toevoegen en de deadline. Dat zijn dan alleen informatieve notitieregels waar verder geen link in zit naar een andere omgeving. 

Icoontjes toevoegen

Ik heb het nog iets verder ‘opgeleukt’ door bijpassende icoontjes erin te zetten. Dat kan op een Mac via Ctrl+Cmd+Spatiebalk en in Windows via Windowstoets + punt.  Ik ben nogal visueel ingesteld en met deze icoontjes kan ik de links nog gemakkelijker van de taken onderscheiden. Na het icoontje plaats je de link en na de link volgt een spatie en dan zet je de aanklikbare tekst er tussen haakjes achter:

'Onvoltooibare' taak (notitie) in Todoist met icoon en link
‘Onvoltooibare’ taak (notitie) in Todoist met icoon en link

Secties tussenvoegen in Todoist

Wat ik trouwens óók nog heb geprobeerd is werken met twee secties per project in Todoist: één voor de info en links, en één voor de taken. Zelf vond ik dit niet fijn, maar misschien is het wel iets voor jou. Je voegt een sectie toe door met je muis onder ’Taak toevoegen’ te bewegen. De optie ‘Voeg sectie toe’ komt dan vanzelf tevoorschijn en je kunt erop klikken om een sectie toe te voegen. Deze secties kun je ook in- en uitklappen via het driehoekje dat voor de naam van de sectie staat:

Secties gebruiken om links van taken te scheiden in Todoist
Secties gebruiken om links van taken te scheiden in Todoist

Clean edges: Projectinformatie hoort in een notitieprogramma

Eigenlijk is het beter om dit lijstje met links toe te voegen aan een notitie in Evernote, OneNote of een ander notitieprogramma, want dan maak je een betere scheiding tussen taken en andere informatie zoals notities. Dat sluit ook beter aan bij het ‘Getting Things Done’-principe van ‘Clean edges’, wat betekent dat alles zijn eigen plek heeft: taken in een taakmanager, notities in een notitie-app, afspraken en gebeurtenissen in een agenda, etc.  Dat ik dit zelf nog niet heb gedaan komt omdat ik nog geen beslissing had genomen over welk notitieprogramma het moest worden: Evernote (waar ik zelf het liefst mee werk) of OneNote (waar collega’s mee werken). Tijdens het schrijven van dit blog heb ik besloten om voor al mijn werk OneNote te gebruiken en Evernote alleen voor privé. Ook dat is een toepassing van ‘Clean edges’ 🙂

Toekomstige taken

Elk actief project heeft op zijn minst één eerstvolgende actie, maar waarschijnlijk heb je ook al allerlei andere acties die later moeten gebeuren. Alleen je eerstvolgende acties zet je in je taakmanager. De andere taken kun je het beste bij je andere projectinformatie bewaren, bijvoorbeeld in een ‘projectnotitie’ (zie verderop in dit blog).

Logboek

In een logboek kun je bijhouden wat er is gezegd tijdens besprekingen en welke keuzes en afspraken zijn er gemaakt. Noteer bij elke bespreking de datum, eventueel het tijdstip en de deelnemers. Je kunt hierbij de meest recente bespreking bovenaan zetten, of juist de oudste. Kijk wat je zelf het prettigst vindt.  Zorg ervoor dat de acties die je noteert ook in je taakmanager of bij je toekomstige taken komen te staan. 

Voorbeeld van een projectlogboek
Voorbeeld van een projectlogboek

Projectnotitie

Het is handig om één notitie als uitgangspunt, als startpunt, te gebruiken voor het project. Hierin zou je informatie kunnen zetten zoals de gewenste uitkomst, de betrokkenen, de deadline en belangrijke mijlpalen. Ook de hierboven genoemde overzichten met belangrijke links en toekomstige taken zouden er in kunnen; en bij kleinere projecten kan ook het logboek erin.  Naarmate het project groter is, zijn er ook vaak meer losse documenten die een rol spelen.

Als een index met links naar relevante documenten te groot wordt zou je ook deze index in een aparte notitie kunnen zetten en in je projectnotitie daar naar linken. Kijk per project wat handig is. Niet elk project is even groot of complex. Ook kan dit afhankelijk zijn van jouw rol in het project. Zit je er middenin of ben je meer zijdelings betrokken? 

Andere projectdocumenten

Naast de bovengenoemde overzichten om de belangrijkste informatie bij elkaar te houden zijn er meestal ook andere documenten die een rol spelen bij het project. Hoe minder verschillende plaatsen je gebruikt om deze documenten te bewaren, hoe gemakkelijker het is om ze terug te vinden, maar hierbij ben je ook vaak afhankelijk van anderen en van systemen. 

E-mails

E-mails over het project zou je gewoon in je mailprogramma kunnen laten staan. Niet in je inbox uiteraard, maar in je mailarchief, eventueel in een map van het project. Je kunt ze ook doorsturen naar je notitieprogramma zoals Evernote of OneNote waardoor je ze terug kunt vinden zonder dat je wordt afgeleid door nieuwe e-mails die zijn binnengekomen.

Het is overigens aan te bevelen om gebruik te gaan maken van een samenwerkomgeving zoals Teams. Je hoeft dan intern nauwelijks nog te mailen. De ‘gesprekken’ zijn door alle betrokkenen (ook achteraf) te volgen in kanalen waarin berichten en antwoorden direct onder elkaar staan. Dat is veel overzichtelijker en transparanter dan wanneer alleen een paar mensen telkens e-mails heen- en-weer sturen.

Mindmap

In het begin van een project kan het helpen om de ideeën over het project in een mindmap te zetten. Zo krijg je overzicht over de belangrijkste onderdelen die gerealiseerd moeten worden en kun je de bijbehorende acties bepalen. Zo’n mindmap maak je door de naam van het project in het midden van een bord of een vel papier te zetten en er allerlei termen omheen te schrijven die in je opkomen. Elke term kun je daarna verder uitwerken tot de acties die gedaan moeten worden. Er zijn ook diverse (deels) gratis tools waarmee je digitale mindmaps kunt maken, zoals XMind, Freemind, MindMeister en Mindomo.

Mindmap van een project
Mindmap van een project

Gantt Chart

Als er veel afhankelijkheden zitten in een project kan het handig zijn om deze in beeld te brengen door middel van een Gantt-chart. Daarin geef je de geschatte doorlooptijd aan per taak, waardoor het duidelijk wordt hoe lang het hele project gaat duren.

Voorbeeld van een Gannt Chart
Voorbeeld van een Gannt Chart

Projectplan

Bij grotere projecten wordt er vaak een heel projectplan geschreven.  Daarin staat tenminste beschreven wat de gewenste uitkomst is en onder welke randvoorwaarden deze moet worden behaald, welke activiteiten er gedaan zullen worden en wie er bij het project betrokken zijn. Bij sommige projecten wordt ook een budget afgesproken, risico’s ingeschat, een fasering aangebracht en wordt er nagedacht over de communicatie buiten het projectteam. Als er een projectplan is kun je in de notitie met belangrijke links ook een link opnemen naar dat projectplan. Of je maakt een verwijzing naar een locatie op een lokaal netwerk als het projectplan niet online staat.

Ontwerp- en ontwikkeldocument / Blauwdruk

Het ontwerp- en ontwikkeldocument is iets dat ik sinds kort zelf ben gaan gebruiken voor mijn werk. Het is geen compleet projectplan, maar een weergave van het deel van het ontwerp waar ik zelf bij betrokken ben en waarvoor ik voor een groot deel verantwoordelijk ben.  Je zou het ook een ‘blauwdruk’ kunnen noemen. Daarin leg ik de verschillende ontwerpkeuzes vast en de gevolgen die ze hebben op de inrichting van de leeromgeving.

Dit document kun je bij elk project opnieuw opbouwen, maar naarmate je vaker projecten doet die telkens tot een vergelijkbaar eindresultaat leiden, kun je ook eens proberen om een vaste structuur te ontdekken in alles dat je vastlegt. Door die structuur alvast op te zetten in bijvoorbeeld een Worddocument, wordt het een soort invuldocument waarmee je gemakkelijk kunt zien wat er inmiddels vastligt en is ingericht, en wat nog moet gebeuren en nog moet worden besproken in het team.

Checklists

Het bovengenoemde ontwikkeldocument lijkt al een beetje op een checklist, maar kan wel per project een heel verschillende invulling krijgen. Een checklist is vooral handig voor projecten die altijd vrijwel op exact dezelfde manier verlopen, zoals het publiceren van een blog en het versturen van een nieuwsbrief, het uitvoeren van backups, het updaten van websites en het doen van de administratie. Als ik voor die projecten geen checklist zou gebruiken, zou ik regelmatig de categorie of tags van een blog vergeten in te vullen, of de onderschriften van afbeeldingen, of zou ik vergeten de nieuwsbrief eerst te testen. Vooral voor het publiceren van een blog of het versturen van een nieuwsbrief merk ik dat zo’n checklist heel veel stress scheelt. Je vraagt je bij die taken namelijk altijd af of je niet iets vergeten bent. Als je dan ziet dat je hele checklist is afgevinkt, dan weet je dat je met een gerust hart op Publiceren of Verzenden kunt klikken. 

Verschillende projecten, verschillende documenten

Probeer niet om één plaats te definiëren voor al je projectdocumenten. Je zult merken dat het per project verschilt wat handig is, en dat het ook afhankelijk is van het team waarmee je werkt.

Wat wel helpt is om één plaats te maken met projectnotities van al je actieve projecten. Zo’n projectnotitie functioneert dan als startpunt voor elk project en zorgt ervoor dat je alle belangrijke documenten en andere links snel bij de hand hebt.

Een online samenwerkomgeving zoals Teams, Asana of Basecamp helpt natuurlijk ook veel bij het gemakkelijk terugvinden van projectinformatie en -documenten. Maar ook dan blijft het handig om voor jezelf per project een startpunt te maken, zodat je niet bij elk project opnieuw na hoeft te denken waar je de belangrijkste informatie kunt vinden.

Overzicht over je projecten
Tags:                                 

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Overzicht over je projecten

leestijd: 8 min
0