Productiviteit gaat niet om het afvinken van taken, maar een eigen systeem dat je helpt om overzicht te krijgen over alles dat je moet en wilt doen, is een belangrijke basis om productiever te worden. Eén van de vier pilaren van je eigen systeem is je taakmanager. Omdat er heel veel verschillende taakmanagers zijn en ook allerlei manieren om ze in te richten, ga ik op dit blog regelmatig aandacht besteden aan de manier waarop je ze kunt gebruiken voor je eigen systeem. Deze keer bespreek ik één van de eerste taakmanagers die ik vrij lang gebruikte: Remember The Milk.
Net zoals bij veel andere taakmanagers is er een gratis versie en een Pro-versie. Ik heb in mijn blogs over Todoist al aangegeven dat ik een groot voorstander ben van het betalen voor tools, maar ik moet zeggen dat je met de gratis versie van Remember The Milk ook een heel eind zult komen.
Waarom Remember The Milk
De belangrijkste reden waarom ik Remember The Milk (ook wel ‘RTM’) een aanrader vind is dat de gratis versie, vooral voor iemand die net begint, eigenlijk alle belangrijke functies bevat van een goede taakmanager:
Je kunt gebruikmaken van lijsten en tags, waardoor je taken niet alleen per project kunt bekijken, maar ook per context (in mijn vorige blog lees je wat ik daarmee bedoel). Ook kun je in de gratis versie zelf Smart Lists maken, waarmee je nog meer mogelijkheden hebt om je taken te filteren. En je kunt in de gratis versie notities toevoegen aan je taken. Dat is bijvoorbeeld bij Todoist niet het geval.
Wat ik daarnaast belangrijk vind is dat er een webversie is en een eigen app op platformen zoals Windows, Mac, Android en iOS (en meer!). Hierdoor is het altijd toegankelijk.
Pro-versie
De pro-versie van Remember The Milk bevat extra functies zoals verschillende kleuren toekennen aan tags, het maken van subtaken (die je ook weer tags, een einddatum, prioriteit etc kunt geven), bestanden toevoegen aan je taken, offline werken (ook in de webversie) en extra opties om je taken te sorteren en groeperen.
Bij Remember The Milk hebben ze echt een opmerkelijk goede balans gevonden tussen gratis en pro-functies. Als je net begint met deze taakmanager kun je prima starten met de gratis versie. Pas als je het een tijdje gebruikt begin je de beperkingen van de gratis versie te zien en wordt het heel interessant om voor 40 dollar per jaar over te stappen op de pro-versie.
Integratie met Evernote
Er is een ingebouwde integratie met Evernote (ook in de gratis versie), maar die geldt alleen voor Evernote-notities waar je een reminder aan gekoppeld hebt. Die worden automatisch zichtbaar als taken in RTM. Wat mij betreft voegt dit niet zoveel toe.
Gelukkig kun je ook gewoon de link naar een Evernote-notitie plakken in het notitieveld of in het veld ‘url’ van een taak.
Integratie met Outlook
Via ‘MilkSync’ kun je je taken in RTM synchroniseren met je taken in Outlook. Dit geldt wel alleen voor de Windowsversie van Outlook. MilkSync is beschikbaar bij de pro-versie van RTM en bij een gratis versie kun je deze functie 15 dagen gratis uitproberen (en op verzoek ook wel langer). Je kunt kiezen of je taken van ál je lijsten wilt synchroniseren of alleen een aantal lijsten hiervoor selecteren.
Integratie met Gmail
Voor wat ik mij kan herinneren had Remember The Milk altijd een hele mooie integratie met Gmail, alleen krijg ik het op dit moment met geen mogelijkheid werkend. Dit komt doordat Gmail pas geleden helemaal vernieuwd is. Het is nog niet duidelijk wanneer de chrome-extensie weer zal werken. Je kunt wel de link van een e-mail plakken in het ‘url’- of notitieveld bij een taak, net zoals bij links naar Evernotenotities.
Hoe werkt Remember The Milk?
Als je voor het eerst bent ingelogd in je nieuwe account, zie je links een zijbalk waarin je de structuur van deze taakmanager kunt opzetten met lijsten, smart lists, tags, contactpersonen en locaties.
Rechts zie je de inhoud van je Inbox. In de linker zijbalk zie je ook een overzicht met Alle taken, taken van Vandaag, Morgen, Deze week, taken die je hebt Gegeven aan anderen en de Prullenbak met je verwijderde taken.
Nieuwe taak toevoegen
In de inbox of in één van de andere aanwezige overzichten in de zijbalk, kun je direct een taak toevoegen door de omschrijving te typen in het invulveld:
Onder het invulveld zie je verschillende iconen om eigenschappen toe te voegen aan een taak. Als je op een icoon klikt zie je een leesteken verschijnen in de omschrijving. Door zelf dit leesteken te typen kun je de bijbehorende eigenschap toevoegen zonder met de muis te klikken. Dit werkt sneller en het is beter voor je handen.
De onderstaande leestekens en hun betekenis staan in dezelfde volgorde als de iconen in de afbeelding:
- ^ Einddatum
- ~ Startdatum
- ! Prioriteit
- # Lijst of tag
- * Herhaling
- @ Locatie
- = Tijdschatting
- + Contactpersoon
Zodra je de taak hebt opgeslagen ziet dit er als volgt uit:
Als je op de taak klikt zie je meer details in het rechter deel van het scherm. Zoals je kunt zien heb ik daar nog wat meer informatie toegevoegd.
Ook kun je daar notities toevoegen aan de taak en, als je de pro-versie hebt, subtaken aanmaken. Je ziet niet alle eigenschappen. Alleen degene die je in de instellingen als ‘standaard’ hebt aangemerkt. De andere velden kun je per taak toevoegen als je dit wilt.
Lijsten in Remember the Milk
Het ligt het meest voor de hand om lijsten aan te maken voor je aandachtsgebieden en projecten. Je voegt een lijst toe door op de + te klikken naast ‘Lijsten’. Je ziet dan een eenvoudig venster waarin je de naam van de lijst typt en op Toevoegen klikt.
Je kunt geen sublijsten maken of een kleur geven aan aan lijst. Wel kun je kiezen of je ze handmatig (via slepen) of alfabetisch wilt sorteren.
Om onderscheid te maken tussen werk- en privéprojecten/-aandachtsgebeiden kun je je lijsten bijvoorbeeld laten beginnen met een P of W:
Taak toevoegen aan een lijst
Bij het aanmaken van een taak kun je een # typen in de omschrijving. Remember the Milk toont dan alle aangemaakte lijsten en tags en je kunt de juiste selecteren door erop te klikken of door een aantal letters van de lijstnaam in te typen.
Als de taak al eerder is aangemaakt, kun je de taak naar een (andere) lijst slepen.
Of je klikt op de taak en in het rechter venster op het Bewerken-icoon bij het veld Lijst. Je ziet dan al je lijsten en kunt de juiste selecteren. Ook hier kun je een aantal letters van de lijstnaam intypen om de juiste lijst sneller te vinden.
Tags toevoegen in Remember The Milk
Net als in Todoist kun je ook in Remember The Milk labels aanmaken om je taken verder te categoriseren. In RTM worden in dit tags genoemd.
Door tags aan te maken kun je soortgelijke taken in één overzicht tonen. Sommige taken kun je alleen thuis doen, andere alleen in de stad of op kantoor.
Ook kan het handig zijn om al je mailtjes of telefoontjes bij elkaar te zien in één lijst.
Een tag toevoegen gaat op dezelfde manier als een lijst toevoegen:
Je klikt op de + achter het woord Tags, vult de naam van de tag in en klikt op Toevoegen of drukt op Enter.
Tags toevoegen aan taken
Bij het aanmaken van een nieuwe taak kun je een # typen om direct een tag te kunnen selecteren. Als de tag nog niet bestaat kun je deze daar ook direct aanmaken via de optie ‘Maak een nieuw label aan’.
Bij bestaande taken kun je een taak slepen naar een tag of zelf één of meer tags selecteren bij de taakeigenschappen. Je kunt daar ook een tag verwijderen:
Overzicht van taken per tag
Zodra ik mijn taken naar de juiste lijsten hebt gesleept en naar de juiste tags, zie ik bijvoorbeeld dat zowel op mijn lijst P – Home als op mijn lijst W – Nieuwe website een beltaak staat. Als ik op de tag Bellen klik, zie ik beide taken in één overzicht:
Slimme lijsten in Remember The Milk
Naast gewone lijsten heeft Remember The Milk ook Slimme lijsten. Eigenlijk zijn het (geavanceerde) zoekopdrachten die je kunt opslaan om vaker te gebruiken.
Je maakt een Smart List door op de + te klikken achter het woord Smart List in de linker zijbalk. Je ziet dan een venster waarin je eenvoudige tot zeer complexe zoekopdrachten kunt formuleren. Als voorbeeld maak ik een Smart List waarop alleen taken staan die op een lijst staan die de tekst ‘P -‘ bevat, oftewel: lijsten met persoonlijke taken.
Als resultaat zie je alle taken van mijn drie persoonlijke projecten:
Je kunt het zo complex maken als je wilt. Bijvoorbeeld een smart list met belangrijke taken voor je werk van deze week. Deze lijst heeft alle taken met een startdatum die vóór a.s. maandag ligt (als je wilt kun je ook de einddatum gebruiken), die prioriteit 1, 2 of 3 hebben en die op een lijst staan die met ‘W – ‘ begint:
Op dit moment zou dit geen resultaten opleveren omdat ik er niet zoveel taken in heb staan, maar je kunt je vast voorstellen dat als je Remember The Milk gebruikt voor ál je taken, dit soort overzichten erg handig kan zijn.
Natuurlijk kun je hier eindeloos mee spelen. Leuk, maar ook zonde van de tijd. Bedenk bij het maken van Slimme Lijsten echt welke overzichten je nodig hebt om keuzes te maken over welke taken nu, vandaag, morgen, of deze week het belangrijkst zijn.
Uiteindelijk is dat de reden waarom je een taakmanager gebruikt.
