Slimmer, sneller en gemakkelijker werken met bestanden in Microsoft Teams

Een veelgehoorde frustratie van het werken met ICT-applicaties is dat je soms heel vaak moet klikken om bepaalde informatie te vinden of om iets voor elkaar te krijgen. Zo’n situatie kwam ik ook tegen in Microsoft Teams* bij het werken aan bestanden. Als je net zoals ik in verschillende teams samenwerkt aan bestanden, dan herken je het misschien wel. In dit blog leg ik je uit wat ik erop heb gevonden.

*) In een eerder blog dat ik schreef leg ik onder andere uit wat Microsoft Teams is.

Veel heen en weer schakelen tussen chat, posts en bestanden

Als learning designer werk ik met allerlei ontwikkelgroepen aan onderwijsontwikkeling en dus werk ik in Microsoft Teams ook in veel verschillende Teams. De meeste Teams hebben meerdere kanalen en in sommige teams werk ik ook met de bestanden van die verschillende kanalen**.
**) In dit eerder geschreven blog leg ik ook uit wat teams en kanalen zijn in Microsoft Teams.

Als je met een groep online samenwerkt aan bestanden dan schakel je wel eens tussen bestanden en soms moet je zelfs even naar de bestanden van een ander kanaal of ander team. Ik vond dat telkens een hele zoektocht. Je moet dan eerst in Microsoft Teams (waarin op dat moment ook de online vergadering plaatsvindt) het juiste team vinden in de hele lijst met teams waar je lid van bent. Dan moet je naar het juiste kanaal, en dan nog eens naar het juiste mapje en het juiste bestand. Ondertussen zie je niet meer wat er in de vergadering gebeurt, want dat is nu nog maar een paar centimeter breed en hoog op je scherm.

Bovendien gebruik je Teams eigenlijk vooral om te communiceren. De collega’s van mijn afdeling mail ik eigenlijk nooit meer (behalve als ik iets moet doorsturen). We gebruiken alleen nog chats en plaatsen posts in de verschillende kanalen van het Teams waar we lid van zijn. Het komt dus regelmatig voor dat je in Teams in een bestand aan het werk bent en er ineens een chat binnenkomt die je wilt bekijken; of je wilt een bepaalde post terugzoeken. Je ziet dan het document niet meer waar je in werkte. Je kunt via de bladerknoppen linksbovenaan in je scherm wel terugbladeren, maar dit werkt telkens erg verstorend en vertragend.

In dit blog lees je hoe je het veel gemakkelijker kunt maken voor jezelf door voortaan je bestanden niet in Microsoft Teams, maar in je browser te openen en door in je browser een lijstje met bookmarks (favorieten) te bewaren van de verschillende bestandslocaties van jouw belangrijkste teams en kanalen. Hieronder lees je stap voor stap hoe je dit doet.

Bookmarks naar bestandslocaties in Teams
Bookmarks naar bestandslocaties in Teams

Open voortaan je bestanden in je browser

In plaats van bestanden altijd te openen in Teams, kun je ze ook openen in je browser. Het voordeel daarvan is dat elk bestand op een apart tabblad wordt geopend. Hierdoor kun je tijdens het werken heel snel schakelen tussen de verschillende bestanden:

Browser met bestanden geopend in verschillende tabbladen
Bestanden geopend in de browser

Een bestand vanuit een chat of post openen in je browser

Als een bestand is gedeeld in een chat of een post in Teams, klik dan niet direct op het bestand, maar klik op de drie puntjes achter de bestandsnaam en dan op Openen in browser.

Bestand vanuit een post of chat in Teams openen in je browser
Bestand vanuit een post of chat openen in browser

Een bestand vanuit een bestandenlijst openen in je browser

Ook vanuit de bestandenlijst van een kanaal kun je een bestand openen in je browser, namelijk door in de bestandenlijst op de drie puntjes te klikken achter een bestand, en dan op Openen > Openen in browser:

Bestand vanuit een bestandenlijst in Teams, openen in je browser.
Bestand vanuit een bestandenlijst in Teams, openen in je browser

De hele bestandenlijst openen in je browser

Als je in Teams naar de Bestanden van een kanaal gaat, kun je boven de bestandenlijst klikken op de drie puntjes en dan op Openen in SharePoint*.

* Sharepoint is het online platform waarop de bestanden worden opgeslagen die je deelt in de teams waar je lid van bent. Zoals je OneDrive hebt voor je persoonlijke bestanden, zo vind je op Sharepoint de bestanden terug die in Teams zijn gedeeld. Daarnaast kan Sharepoint ook gebruikt worden voor andere Microsoft365-applicaties en voor het maken van interne en externe websites.

Teams-bestandenlijst openen in je browser
Teams-bestandenlijst openen in je browser

De lijst met bestanden wordt dan geopend in je browser.

Dit heeft een extra voordeel, want als je vanuit je browser in die lijst op een bestand klikt, wordt deze automatisch geopend op een nieuw tabblad in je browser. Zo kun je dus heel eenvoudig verschillende bestanden tegelijk openen en snel en gemakkelijk schakelen tijdens een overleg.

En nu gaan we het echt handig maken!

Maak een mapje met je favoriete Teams-bestandslocaties

Zoals je waarschijnlijk weet kun je in je browser bladwijzers opslaan. Ze worden ook wel favorieten of bookmarks genoemd. Het zijn adressen van internetpagina’s die je bewaart zodat je ze op een later moment gemakkelijk weer terug kunt vinden.

Als je een bestandenlijst vanuit Teams opent in je browser, heeft ook die pagina met de bestandenlijst een eigen internetadres. En ook dat adres kun je dus opslaan als bookmark. Door vervolgens één mapje te maken waarin je al deze bookmarks van bestandslijsten bewaart, heb je altijd direct vanuit je browser eenvoudig toegang tot alle bestanden van je favoriete teams.

Mapje met bookmarks van Teams-bestandlocaties.
Mapje met bookmarks van Teams-bestandlocaties

Volg onderstaande stappen om deze bookmarks in je eigen browser in te richten

  1. Zorg ervoor dat de balk met je bladwijzers/bookmarks zichtbaar is in Chrome. In de onderstaande afbeelding zie je een roze stippellijn om die balk. Deze staat in je browser onder je adresbalk. De inhoud verschilt voor iedereen. Hij kan ook leeg zijn.

    Is deze balk nog niet zichtbaar in jouw browser? Volg dan de pijltjes om de balk zichtbaar te maken:
Bookmarkbalk weergeven in de  Chrome-browser
Bookmarkbalk weergeven in je browser
  1. Maak nu in je bookmarkbalk eerst een mapje aan voor je favoriete bestandslocaties. Dat doe door met de rechtermuisknop in de bookmarkbalk te klikken en dan op Map toevoegen…
  2. Ik heb dit mapje ‘Bestanden O365’ genoemd, maar je kunt het ook bijvoorbeeld ‘Bestanden Teams’ of ‘Bestanden Office 365’ noemen. Kies iets dat voor jezelf goed herkenbaar is. Maak de naam niet te lang, zodat je ook ruimte in de balk houdt voor andere (mapjes met) bookmarks.
  3. Ga nu in Teams naar het kanaal waarvan je de bestanden regelmatig gebruikt (dit kan dus ook een ander kanaal zijn dan het kanaal ‘Algemeen’). Klik in dat kanaal op Bestanden, dan op de drie puntjes en dan op Openen in SharePoint.
Bestandenlijst van een Teams-kanaal openen in je browser
Bestandenlijst van een kanaal openen in je browser

De lijst met bestanden wordt dan geopend in je browser.

  • Werk je regelmatig met de bestanden van meerdere kanalen van één team? Door onderstaande extra tip te volgen hoef je niet van elk kanaal een bookmark te maken.
  • Heb je maar één kanaal van een team nodig? Sla onderstaande extra tip dan over.

EXTRA TIP:
Als je binnen één team aan bestanden werkt uit verschillende kanalen van dat team, hoef je niet voor elk kanaal een bookmark te maken. Door op Documenten te klikken…:

Vanuit de bestandenlijst van een kanaal, de bestandenlijst op teamniveau openen
Vanuit de bestandenlijst van een kanaal, de bestandenlijst op teamniveau openen

… kom je namelijk in de ‘hoofdmap’ van het team en daar zie je ook de mapjes van de andere kanalen van het team. Het adres dat nu in je adresbalk staat, is het adres van deze hoofdmap. Door dit adres op te slaan in je bookmarks, kun je deze locatie gemakkelijk terugvinden en kun je van daaruit heel gemakkelijk de map van het juiste kanaal openen.

  1. Om het adres van de bestandenlijst die je nu in beeld hebt op te slaan als bookmark, klik je in de adresbalk op het slotje, en sleep je deze naar het mapje dat je bij stap 2 en 3 hebt aangemaakt en laat het daar los:
Webadres als bookmark bewaren in een mapje op de bookmarkbalk
Webadres als bookmark bewaren in een mapje op de bookmarkbalk
  1. Als het goed is vind je nu in het mapje met bookmarks, een link naar de bestandslocatie van het Teamskanaal dat je vaak gebruikt.
  2. Herhaal stap 3 t/m 5 voor elk Teams-kanaal dat je vaak gebruikt.
    Als je de extra tip bij stap 4 hebt gevolgd hoef je dit uiteraard maar één keer uit te voeren voor alle kanalen in één team.

    Het resultaat is een mapje met links, zoals je ziet in de inleiding van dit blog (en halverwege nog eens).

BONUSTIP: Deel de juiste link

Als je vanuit een bestandenlijst in Teams de link naar een bestand ophaalt, krijg je standaard een link die het bestand in Teams opent. Je kunt echter ook de link ophalen die het bestand automatisch in de browser zal openen. Zo help je je collega’s ook een handje 😉

Waar vind je de link die het bestand opent in de browser?

  1. Ga in het kanaal waar je het bestand hebt geplaatst, naar Bestanden.
  2. Zoek het bestand op waarvan je de link wilt, klik op de drie puntjes achter de bestandsnaam en dan op Koppeling kopiëren.
    Er wordt dan een venster getoond waarin je automatisch uitkomt bij de link waarmee je het bestand kunt openen in Teams. Daarnaast zie je echter ook de optie SharePoint staan.
  3. Klik eerst op SharePoint en dan pas op Kopiëren. Als je goed kijkt, zie je ook dat de link echt anders is.
Koppeling ophalen naar het bestand opent op Sharepoint in je browser.
Koppeling ophalen die het bestand in je browser opent

Als je die link deelt met je collega’s, wordt ook bij hen het bestand automatisch in de browser geopend zodra ze op de link klikken, en niet meer direct in Teams.

Eén keer goed instellen…

Het ziet er misschien technisch iets lastiger uit, maar bedenk dat als je deze bookmarks eenmaal hebt ingesteld voor de kanalen waar je vaak in werkt, je voortaan veel gemakkelijker en sneller kunt schakelen tussen verschillende bestanden en bestandslijsten. En je collega’s zullen zich verbaasd afvragen hoe jij elke keer weer zo supersnel het juiste bestand kunt openen 😉

 

 

Ontvang tips & updates en de GRATIS minicursus

Schrijf je in voor tips en updates van OrganizeFlow en ontvang de gratis minicursus 'In 5 stappen naar meer rust in je hoofd en overzicht over je werk en leven'.

Je krijgt dan een stappenplan en een aantal e-mails (verspreid over een kleine twee weken) die je helpen om de stappen echt in praktijk te brengen.

Interesse aanvinken:

Slimmer, sneller en gemakkelijker werken met bestanden in Microsoft Teams
Tags:                             

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang het gratis e-book en de minicursus) of volg mij op Twitter, LinkedIn of via Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Slimmer, sneller en gemakkelijker werken met bestanden in Microsoft Teams

leestijd: 7 min
0