In mijn vorige blog schreef ik over het maken van een duidelijk onderscheid tussen de verschillende soorten informatie in je productiviteitssysteem en welke app je gebruikt voor welke informatie. Maar hoe houd je overzicht en samenhang in je systeem, terwijl je die verschillende soorten informatie op verschillende plaatsen in je systeem zet? Hoe zorg je ervoor dat je vanuit de aangemaakte taken en afspraken weer gemakkelijk bij de bijbehorende notitie en eventuele projectdocumenten kunt komen? Of als er een taak is die volgt uit een e-mail, hoe vind je die e-mail dan gemakkelijk terug vanuit je taakmanager?
Sommigen gaan op zoek naar de taakmanager die alles kan, dus waar je zowel je e-mails, notities, documenten, taken en afspraken in kunt bewaren, of ze zoeken naar een taakmanager die allerlei geavanceerde integraties heeft met een agenda- of notitie-apps zoals Google Calendar en Evernote. Zelf heb ik echter gemerkt dat er een veel eenvoudiger oplossing is, namelijk: gebruikmaken van links.
Door referentiemateriaal zoals notities, e-mails en documenten te linken aan taken en agenda-items, houd je items bij elkaar die bij elkaar horen én je houdt onderscheid tussen verschillende soorten informatie. Dat zorgt voor overzicht en voor een systeem waar je gemakkelijk mee kunt werken.
Links: de schakels tussen je apps
In steeds meer apps hebben items zoals taken, e-mails, notities en documenten elk hun eigen link. Dat geldt bijvoorbeeld voor gedeelde documenten in Office365, GoogleDrive en Dropbox, voor notities in Evernote en Apple Notes, e-mails in o.a. Gmail, Apple Mail en Airmail, en voor taken in taakmanagers zoals Todoist, Trello, Toodledo en Remember the Milk.
Ik gebruik zelf voornamelijk de links naar ondersteunende informatie eb naslagmaterialen zoals notities, documenten en e-mails. Zo’n link plak ik in het notitieveld van een taak of agenda-item, zodat ik van daaruit direct de juiste notitie, e-mail of document kan openen.
Links naar notities
Aangezien ook Google Keep en Bear notes steeds vaker gebruikt worden voor notities, heb ik ook in deze apps gekeken of ik een link kan maken naar een notitie. En of ik die link vervolgens in een andere app kan plakken, zodat ik vanuit die andere app (bijvoorbeeld een taakmanager) de notitie kan openen. Dit laatste kan echter alleen in Evernote en Apple Notes. Die twee opties leg ik hieronder uit.
Evernote-notitielink kopiëren
Je kunt de link naar een Evernote-notitie kopiëren op het moment dat je de notitie geopend hebt, of vanuit de de lijst met notities:
Om de link te kopiëren vanuit een geopende notitie, klik je via het menu Notitie op Kopieer notitielink.
Om de link te kopiëren vanuit de lijst met notities, klik je met de rechter muisknop op de notitie in de lijst en daarna met de linker muisknop op Kopieer notitielink*.
*) Zelf gebruik ik meestal deze tweede methode, en houd ik daarbij ook de Option/Alt-toets (Mac) ingedrukt of de Ctrl-toets (Windows), zodat ik de klassieke notitielink krijg, zoals je in de afbeelding ziet. Deze begint met evernote:/// in plaats van met https:// en zorgt ervoor dat de notitie altijd direct in de Evernote-app wordt geopend, in plaats van in je browser.
Apple Notes notitielink kopiëren
In Apple Notes selecteer je de notitie en klik je op Voeg personen toe aan deze notitie. Dat klinkt misschien wat onlogisch, maar als je bedenkt dat als je personen toevoegt aan een notitie, je de notitie feitelijk aan het delen bent naar die personen, dan wordt de keuze voor deze term begrijpelijker.
In het venster dat wordt geopend klik je op Kopieer koppeling om de link naar de notitie te kopiëren. Afhankelijk van de taakmanager die je gebruikt zie je hier ook een link waarmee je vanuit de notitie direct een taak in je taakmanager kunt aanmaken (hier: Add to Todoist).
Via Add to Todoist maakt Todoist een volledig nieuwe taak aan met de link naar de notitie in de omschrijving. Als je daarachter tussen haakjes de omschrijving van de taak typt, wordt die omschrijving aanklikbaar.
Met Kopieer Koppeling kopieer je alleen de link naar de notitie. Vervolgens kun je zelf bepalen waar je deze plakt: in de taakomschrijving, in het notitieveld van een taak of agenda-item of in een andere notitie.
Links naar e-mails
Ook e-mails kunnen een eigen link hebben en zo kun je dus ook e-mails direct openen vanuit een taak, notitie of agenda-item. Helaas is werkt dit niet met alle e-mailprogramma’s. Outlook bijvoorbeeld, werkt niet met dit soort links. Gmail, Apple Mail en Airmail (Mac/iOS) wel.
Gmail
Als je een e-mail geopend hebt in Gmail, zie je de link naar de e-mail in je adresbalk staan. Deze kun je selecteren, kopiëren en plakken in een taak of agenda-item.
Het maakt daarbij niet uit dat de huidige locatie van de e-mail verwerkt is in de link (#inbox). Het belangrijkst is de code die daarachter staat. Daarmee kan de e-mail altijd worden teruggevonden; ook als deze later een label heeft, zoals 01. ACTIES (#label/01.+ACTIES) of als de e-mail in het archief staat (#all). Soms vervang ik de tekst #inbox zelf al door #all nadat ik de link in de taak heb geplakt.
Als je Gmail en Todoist gebruikt hoef je de link naar de e-mail overigens niet zelf te koppelen aan de taak in Todoist, maar kun je de Todoist-extensie of add-on voor Gmail hiervoor gebruiken.
De links zichtbaar maken in Apple Mail
Ook in Apple Mail heeft elke e-mail een eigen link. Deze link wordt echter standaard niet getoond. Dat moet je even één keer instellen.
Ga daarvoor naar het menu Mail > Voorkeuren…, tabblad Weergave en selecteer bij Toon kopteksten bericht de optie Aangepast…
Vervolgens klik je op de + en typ je Message-ID om deze toe te voegen aan deze lijst:
Nadat je op OK hebt geklikt en het venster Voorkeuren hebt afgesloten wordt de Message-ID van een e-mail getoond.
Link naar e-mails in Apple Mail gebruiken
Nu bij iedere e-mail in Apple Mail de link wordt getoond, kun je deze selecteren en kopiëren. Doe dat inclusief de < > haken die eromheen staan.
In een taak of agenda-item typ je dan:
message://en daarachter plak je de message-ID met de haken eromheen:
message://<message-ID>In Todoist ziet dit er zo uit:
Daarachter typ je de omschrijving van de taak. Zodra je de taak opslaat zie je dan alleen nog de tekst die tussen haakjes staat en is die tekst aanklikbaar.
In andere taakmanagers en in agenda-apps plak je gewoon de link. Overigens wordt zo’n link niet in iedere taakmanager aanklikbaar. Voor mij is dit een belangrijk criterium als ik een taakmanager selecteer. Links naar webpagina’s of e-mails moeten goed werken (anders ga ik de taakmanager niet gebruiken) en het liefst ook de klassieke link naar een Evernote-notitie.
Airmail
Ook in Airmail (iOS/Mac) kun je de link naar een e-mail eenvoudig kopiëren. Daarvoor open je de e-mail en klik je in het menu Wijzig op Kopieer koppeling naar bericht. Deze link begint met airmail://
Links naar vergaderstukken en andere (project)documenten
Bestanden die je bewaart via een online dienst zoals OneDrive, Dropbox of GoogleDrive, krijgen ook elk een eigen link. Deze links beginnen allemaal met https:// en zullen dus in de meeste taakmanagers, agenda- en notitie-apps gewoon aanklikbaar worden.
Dropbox
Om de link van een Dropboxbestand op te halen klik je in Dropbox achter een bestand op Share:
Er wordt dan een venster geopend waar je rechts onderaan de knop Create Link ziet.
Zodra je daarop klikt kun je via Copy Link de link naar het bestand kopiëren. De link settings kun je alleen wijzigen als je een Dropbox Premium account hebt.
OneDrive
Bij bestanden op OneDrive klik je achter het bestand op de Share-knop en vervolgens klik je op Koppeling kopiëren:
GoogleDrive
Bij een bestand in GoogleDrive klik je gewoon op de rechter muisknop en kies je: Deelbare link ophalen. Deze kun je vervolgens direct plakken in een taak, agenda-item of notitie.
Bestanden die je alleen op je netwerk of laptop bewaart, krijgen niet zo’n link. Je zult dan zelf moeten onthouden waar je ze neer hebt gezet. Of je zet (een deel van) het pad naar de bestanden in de notitie, als hint om ze sneller terug te kunnen vinden.
Probeer zo min mogelijk nog documenten te versturen via e-mail, maar zet ze op één centrale plaats die iedereen kan bereiken en bewerk ze van daaruit. Je hebt dan altijd één actuele versie van elk document. Als je gebruikmaakt van GoogleDrive of van de online versies van Word, Powerpoint, etc. is het zelfs mogelijk om met meerdere personen tegelijk aan hetzelfde bestand te werken. Terwijl je in het bestand werkt, zie je dan ook direct de wijzigingen die je college maakt. Ook is er een chatruimte naast het document om te overleggen over de wijzigingen.
Voorbeeld: een vergadering voorbereiden
Aan de hand van een voorbeeld laat ik je zien hoe dit in de praktijk kan werken. Ik heb met opzet een vrij complex voorbeeld genomen met veel verschillende soorten informatie.
Stel, je ontvangt een uitnodiging voor een vergadering. De afspraak zelf zet je natuurlijk in je agenda, of deze komt daar vanzelf in zodra je de uitnodiging accepteert.
Tot zover is het gemakkelijk. Maar waarschijnlijk moet er meer gebeuren. Ik ga er tenminste vanuit dat je goed voorbereid op de vergadering wilt komen en dat je tijdens de vergadering zelf de dingen noteert die voor jou van belang zijn.
Bij het vergaderverzoek zit normaal gesproken een lijst met te behandelen onderwerpen (ja, dat heet ook agenda, maar voor de duidelijkheid schrijf ik dit nu even uit). Deze onderwerpen worden ofwel in de tekst van het vergaderverzoek gezet, of ze komen later binnen via e-mail.
Om de vergadering voor te bereiden en om tijdens de vergadering zelf notities te kunnen maken, is het handiger als je de lijst met onderwerpen in je notities-app hebt. Van tevoren en tijdens de vergadering kun je dan je opmerkingen erbij noteren. Dat werkt beter dan wanneer je dat bij de afspraak in je agenda noteert.
Verder hebben de meeste agenda-apps een specifiek veld voor de locatie. Als je daar een adres in zet wordt er door veel apps direct informatie over de locatie en eventuele route opgehaald, bijvoorbeeld uit GoogleMaps. Zorg er dus voor dat de locatie op de juiste plaats in de agenda-afspraak staat. Vaak doet degene die de uitnodiging verstuurt dit al.
Daarnaast is het handig om contactinformatie van de organisator van de vergadering in de agenda-afspraak te zetten, zodat je die onderweg snel bij de hand hebt. Bovendien worden telefoonnummers aanklikbaar in veel apps, zodat je het nummer niet over hoeft te typen als je deze wilt bellen. Het kan overigens ook handig zijn om deze informatie toe te voegen aan de notitie voor je voorbereiding.
Ook kunnen er stukken zijn die behandeld worden en die je dus van tevoren moet doorlezen. De stukken van de vergadering zitten als bestanden bij de uitnodiging of ze worden nagestuurd. Deze zet je in een app voor online bestanden (zoals OneDrive, Dropbox of GoogleDrive) of op het netwerk van je organisatie. Soms staan ze daar al en wordt alleen de link naar de bestanden meegestuurd.
Dan rest nog de taak om de vergadering voor te bereiden. Dat is een taak die klaar moet zijn voordat de vergadering begint, maar het hoeft niet op een specifieke dag te worden gedaan. Die taak kan dus in je taakmanager.
Het klinkt allemaal misschien wat complex en daarom heb ik geprobeerd dit in een schema weer te geven. De pijlen onderaan de afbeelding zijn links tussen verschillende apps.
Door de notitielink te plakken in de vergaderafspraak in je agenda en in de taak in je taakmanager kun je van daaruit direct de notitie openen. Vandaar dat je in de bovenstaande afbeelding pijlen ziet vanaf de taak en het agenda-item naar de notitie.
Ook loopt er een pijl van de notitie naar de vergaderstukken. Door de links naar de vergaderstukken te plakken in de notitie, kun je tijdens de vergadering deze stukken gemakkelijk openen.
Notitielink plakken in een taak of agenda-item
In de meeste taakmanagers plak je een notitielink in het notitieveld van een taak. In Todoist is het daarnaast ook mogelijk om een link in de taakomschrijving te plakken, zoals je eerder al kon lezen en zien in dit artikel.
Overigens gaan taakmanagers wel verschillend om met links. In sommige taakmanagers worden ze nooit aanklikbaar en sommigen kunnen niet goed omgaan met de klassieke Evernote-link. Als je dit belangrijk vindt is dit dus iets om op te letten en te testen bij het kiezen van een taakmanager.
Ook werken niet alle links in alle agenda-apps. In de onderstaande afbeeldingen zie je een agenda-afspraak met daarin eerst de klassieke Evernote-notitielink (beginnend met evernote:///) en daarna de normale Evernote-notitielink (beginnend met https://). Zoals je ziet wordt de klassieke link niet aanklikbaar in Google-agenda (links) en wel in de Apple-agenda (rechts). Ook in de agenda van Outlook is deze link niet aanklikbaar.
Locatie- en contactinformatie toevoegen
Het is aan te raden om informatie over de locatie toe te voegen aan de afspraak in je agenda. Dit kan gaan om een naam of nummer van een vergaderruimte, maar het kan ook een adres zijn als de vergadering op een andere locatie plaatsvindt. Door het adres in te vullen bij de afspraak wordt deze in de meeste agenda-apps aanklikbaar. Zodra je op het adres klikt wordt automatisch een app zoals Google Maps geopend, waarmee je de route kunt plannen en kunt zien hoe lang de eventuele reistijd is.
Ook is het handig om informatie van de contactpersoon in het notitieveld van de afspraak te zetten, zodat als je onderweg vertraging oploopt, je direct de juiste gegevens bij de hand hebt om dit aan de contactpersoon te laten weten. Overigens zou je de contactinformatie ook in de notitie kunnen zetten. In veel apps (zoals Apple-agenda hierboven), wordt een telefoonnummer ook aanklikbaar. Je hoeft het nummer dan niet meer in te typen, maar kunt gewoon op het nummer tikken om de contactpersoon te bellen.
Hoe houd je overzicht?
Als je veel verschillende apps gebruikt in je systeem, lijkt het misschien lastig om overzicht te houden. Denk echter aan de drie belangrijkste soorten informatie die ik ook al in mijn vorige blog benoemde:
- Agenda-afspraken
- Taken
- Notities en documenten (naslagmateriaal)
De afspraken in je agenda vormen je vaste landschap. Daarin staan afspraken die je sowieso wilt nakomen, of als het echt niet uitkomt dan wil je dat op tijd aangeven of de afspraak verschuiven.
In je agenda vind je ook de taken die vandaag af moeten of die je alleen vandaag kunt doen, en andere belangrijke informatie waar je vandaag aan moet denken (bijvoorbeeld dat de printer na 16:00 uur vanwege onderhoud niet meer gebruikt kan worden).
Vervolgens kijk je in je taakmanager naar je belangrijkste projecten en taken. Omdat je inmiddels weet hoeveel tijd er naast je afspraken over is om aan deze taken te werken kun je bepalen wat je vandaag verder allemaal kunt doen.
In je taakmanager vind je ook een lijst met taken die wachten op iemand anders en een lijst met taken die je later of misschien wilt doen. Die lijsten hoef je niet dagelijks in de gaten te houden. Eén keer per week tijdens je wekelijks onderhoud is voldoende, tenzij je er een beter gevoel bij hebt om dit vaker te doen.
Je notities en (project)documenten bevatten het naslagmateriaal voor je afspraken en taken. Daar hoef je dus alleen naar te kijken als er een link is vanuit de taak of afspraak waar je op dat moment mee bezig bent. Als het goed is staan daar geen acties of afspraken in die niet in je taakmanager of agenda staan.
Je focust dus op wat er in je agenda en in je taakmanager staat. Dat bepaalt waar je gedurende de dag aan werkt. Via links vind je van daaruit de informatie die je nodig hebt om je werk te doen.
Zo heeft alle informatie een eigen plek in je systeem, en blijft je systeem overzichtelijk, terwijl je de informatie die bij elkaar hoort altijd snel en gemakkelijk terug kunt vinden.
