Taakmanagement in crisissituaties

Het zijn bijzondere tijden. Op donderdag 12 maart kondigde de regering voor het eerst landelijke maatregelen aan tegen de verspreiding van het Coronavirus, waaronder het advies om het onderwijs op hogescholen zoveel mogelijk online te laten plaatsvinden. Sinds die dag staat mijn werk behoorlijk op z’n kop, en ook mijn productiviteitssysteem staat flink onder druk. In de eerste week ging het zelfs finaal onderuit in de chaos. Nu de eerste weken voorbij zijn is het tijd om eens terug te kijken naar wat er allemaal gebeurde. Wat werkte wél in deze situatie, en wat niet? En hoe zorg je ervoor dat je ‘normale’ systeem weer gaat functioneren?

Vrouw die nadenkend omhoog kijkt met op de achtergrond allemaal vraagtekens.
Foto van Sophieja23 via Pixabay

Eerst even iets over mijn werk en waarom het zo druk was: ik werk full-time als instructional designer bij Hogeschool Saxion. Daar begeleid en adviseer ik docenten met het verrijken en flexibiliseren van hun onderwijs door nuttig gebruik te maken van ICT. Door de aankondiging dat alle lessen online gegeven moesten gaan worden kwam ons werk ineens in een grote stroomversnelling. Dat betekende dat er een enorme hoeveelheid werk op ons af kwam, maar het gaf ook heel veel energie en veel collega’s liepen net zoals ik te ‘stuiteren’ van opwinding en werkten met een grote glimlach op het gezicht keihard door, ook tijdens het eerste weekend.

Gelukkig was een klein ‘crisisteam’ van collega’s de week ervoor al begonnen met het opstellen van een plan van aanpak, waardoor er op 12 maart al veel klaar stond en het direct duidelijk was wat we moesten doen. Na maandag werd er per dag bepaald wat er verder moest gebeuren. Vanaf dat moment gingen wij ook allemaal vanuit huis aan het werk.

Alles noteren

De dagen erna werden we natuurlijk overspoeld door allerlei vragen van docenten. Zo goed en zo kwaad als het kon probeerde ik bij te houden wat ik moest doen, maar ik merkte dat ik mijn normale inbox in mijn taakmanager Todoist absoluut niet gebruikte. Mijn systeem in Todoist stond nog vol met allerlei taken die er op dat moment totaal niet toe deden. Die wilde ik nu allemaal even helemaal niet zien, en dat gold ook voor mijn privé-taken.

Het gevolg was wel dat ik geen plek meer had voor mijn taken, waardoor acties in mijn notities bleven staan en waardoor ik mijn e-mails alleen kon verwerken door ze direct op te pakken.

Ik maakte wel continu aantekeningen in een notitieboek, maar echt gestructureerd was het niet en ik nam vervolgens niet de tijd om de acties die moesten gebeuren op een aparte lijst te zetten. Ik bleef liever kijken naar al het nieuwe dat binnenkwam via e-mail en via kanalen en chats in Microsoft Teams. Je kunt het wel vergelijken met hoe we vaak omgaan met onze timelines op sociale media: het is verleidelijk om telkens weer door te scrollen naar het volgende nieuwe bericht. Bovendien was het erg dankbaar werk om al die docenten direct uitleg en tips te kunnen geven. Maar even rustig de acties noteren die ook nog moesten gebeuren, dat schoot er dus bij in.

Inbox 50…

En dan was er nog mijn mailbox. Normaal gesproken lukt het me vrijwel dagelijks om die leeg te krijgen. Inbox zero dus. Maar nu was er geen beginnen aan. Dagenlang kwam ik maar niet onder de 50 e-mails. Veel e-mails waren gelukkig minder belangrijk en meer informatief, zoals centrale e-mails die academies stuurden aan hun docenten of studenten, of het waren afspraken die werden ingepland of verschoven. Door regelmatig even snel te scannen had ik het algemeen wel vrij snel zicht op de e-mails die op korte termijn om een reactie vroegen. Toch voelde zo’n overvolle inbox niet goed. Je houdt toch continu het gevoel dat je dingen mist.

De reden waarom ik mijn mailbox niet leeg kreeg was tweeledig. De belangrijkste reden is dat e-mail eigenlijk mijn tweede inbox was. Veel berichten kwamen binnen via allerlei kanalen en chats in Microsoft Teams. Die hield ik redelijk goed bij. En daar kwam al zoveel werk uit dat ik mijn dag er gemakkelijk mee kon vullen. E-mail kwam dus op de tweede plaats.

Papieren blok 'Things to do today' om taken op te noteren
‘Things to do today’-blok

De tweede reden was dat mijn systeem niet werkte. Nu ik Todoist niet gebruikte had ik geen plaats voor mijn taken. Ik heb er wel aan gedacht om één van mijn twee notitieblokken alleen nog voor taken te gebruiken, maar ik wist zeker dat ik er ook weer notities in zou gaan maken, want op het moment dat ik in gesprek ben met iemand, pak ik het eerste stukje papier dat ik binnen handbereik heb om aantekeningen te maken. Achteraf gezien had ik nog wel een mooi blok gehad waarmee ik wél een papieren takenlijst had kunnen creëren (zie afbeelding), maar daar heb ik op dat moment helaas niet aan gedacht.

Ook voor mij ging de keiharde regel dus gewoon op: zolang je geen plaats hebt om je taken neer te zetten, werkt je systeem niet en houd je je e-mails liever in je inbox. Eigenlijk gebruik je je inbox dan als takenlijst.

Dat lijkt misschien werkbaar, maar dat is het absoluut niet. Je hebt dan namelijk ongelezen e-mails, acties, referentiemateriaal en e-mails die weg kunnen allemaal door elkaar staan, waardoor je het overzicht verliest. Je voelt dan niet meer de zekerheid dat je van alles dat is binnen gekomen hebt bepaald wat ermee moet gebeuren.

Op zoek naar overzicht

Ik merkte dus dat het niet goed ging, maar ik voelde ook niet de ruimte om na te denken over hoe het beter kon. Pas aan het eind van de eerste week had ik eindelijk wat rust om te reflecteren en te bepalen hoe ik het de volgende week aan ging pakken. Ik voelde er echter nog steeds niets voor om mijn taakmanager Todoist weer in gebruik te nemen.

Daarin stond nog steeds van alles in dat er niet toe deed (zowel qua werk als privé). Je zou denken dat je dit op kunt lossen met een grondige review van je systeem waarbij je de oude taken en projecten even uit het zicht houdt en de taken die er wel toe doen gewoon bovenaan toevoegt.

Ik merkte echter dat er nog iets anders was dat mij tegenhield om Todoist te gebruiken. In Todoist kijk ik namelijk meestal naar mijn taken per project, zodat ik echt vanuit focus aan dat project kan werken. Nu had ik echter vooral behoefte aan continu overzicht over alles tegelijk, en daarom wilde ik mijn taken graag naast elkaar kunnen zien.

Voor de tweede week liet ik Todoist dus nog steeds even links liggen en maakte ik voor mijzelf een Trello-bord met kolommen voor mijn huidige aandachtsgebieden: onze afdeling, de academies die ik begeleid en de twee projecten waar ik zelf aan mee kon werken: didactische online werkvormen beschrijven en instructies in FAQ’s verder aanvullen in onze supporttool.

Trello-bord met lijsten die ik nodig had voor overzicht over mijn werk
Mijn ‘crisisbord’ in Trello (klik om in te zoomen)

Dat overzicht gaf inderdaad wat meer gevoel van controle, hoewel ik op sommige dagen ook gewoon een lijstje op papier heb gemaakt van de dingen die ik die dag wilde doen, en dan functioneerde mijn bord meer als een lijst van ‘dingen die ook nog moeten gebeuren’ en ‘dingen waar ik op wacht’.

Ook voor ons team stelde ik voor om een (gezamenlijk) planbord te maken. In dat geval was Microsoft Planner de logische plaats, omdat we die gemakkelijk konden koppelen aan ons speciale Covid-19-kanaal in Microsoft Teams waarin sinds 13 maart de meeste berichten van ons team werden gepost. Zo kregen we als team ook een centrale plaats voor onze gezamenlijke acties die tot op dat moment nog verspreid stonden in Teams en in OneNote-notities van de dagelijkse startup-meetings. Het idee werd gelukkig goed ontvangen. Blijkbaar waren er meer mensen die behoefte hadden aan (meer) overzicht.

Planbord in Microsoft Planner voor ons team
Planbord in Microsoft Planner voor ons team (klik om in te zoomen)

De ‘ouderwetse’ takenlijst op papier

Weekplanner met een weekoverzicht op de linker pagina en ruimte voor een takenlijst op de rechter pagina.
Weekplanner met takenlijst per week

Na de eerste week heb ik ook aan een paar collega’s van wie ik weet dat zij een gestructureerd eigen systeem hebben, gevraagd wat hun ervaringen waren met hun takensysteem in deze crisissituatie. Beiden maken zij normaal gesproken wekelijks een lijst met de taken waar ze die week aan werken in een soortgelijke papieren planner als je hiernaast ziet. Gedurende de week voegen ze er taken aan toe als er dingen bij komen. Enkele keren per week kijken ze hun lijst door om te bepalen wat hun prioriteiten zijn.

Bij beiden had dit systeem aardig standgehouden, hoewel één van hen toch ook aangaf heel veel dingen tussendoor te hebben gedaan die ze niet had opgeschreven. Ook zij vond het net zoals ik verleidelijk om continu overal direct op in te springen.
De ander had wel echt de discipline vast kunnen houden om zoveel mogelijk via haar lijst te werken. De eerste dagen bepaalde ze zelfs elke 2 uur (!) wat de meeste prioriteit had. Aan het eind van de middag keek ze wat er die dag nog afgemaakt moest worden en dat deed ze dan ‘s avonds. Echt een mooi voorbeeld dus van een methode die werkt.

Wat werkte?

De conclusie die ik uit deze ervaringen trek, is dat papier in crisissituaties nog steeds dé tool is om op terug te vallen als het gaat om je persoonlijke taakmanagement. Notities vastleggen in een notitieboek en acties noteren op een ouderwetse to-do-lijst waar je op het moment dat alles belangrijk is, gewoon je acties onder elkaar zet en ondertussen de lijst probeert af te werken. Een lijst die los staat van je normale werk- en privé-taken en waarvoor je ondanks alle hectiek regelmatig even de tijd neemt om ervoor te zorgen dat de meest cruciale dingen toch zo snel mogelijk gebeuren.

Op het moment dat er iets meer rust komt, maar er nog steeds heel veel tegelijk gebeurt, kan het handig zijn om overzicht te creëren met borden zoals Trello en Microsoft Planner. Met name als je met anderen samenwerkt in een team.

De gezamenlijke berichtenstroom van ons team is wat mij betreft ook vrij cruciaal geweest. We hadden een extra kanaal gemaakt in onze Microsoft Teams-omgeving, zodat de berichten en bestanden gecentreerd zouden blijven en zich niet overal zouden verspreiden over onze normale meer specialisatie-gerichte kanalen. Om snel te kunnen schakelen met het hele team was één kanaal absoluut een goede keuze. Pas na de tweede week begonnen de berichten zich weer te spreiden over de kanalen die we normaal gesproken gebruiken.

Terug naar normaal?

Na twee weken crisissituatie begon het ‘normale’ werk dus weer wat meer naar de voorgrond te komen. Onderwijsontwikkeling moet immers ook gewoon doorgaan want binnenkort begint het laatste kwartiel en daarvoor moet de ontwikkeling van een aantal modules nog worden afgerond.

Pas nu deze ‘normale’ projecten weer relevant werden, merkte ik dat ik ook weer vanuit Todoist wilde werken en mijn normale taken wilde zien die nu een paar weken waren blijven liggen. Vorig weekend heb ik dus even wat tijd genomen om mijn systeem weer up-to-date te maken.

Echter, gedurende de afgelopen week bleek het nog wel lastig te zijn om het normale werk weer op te pakken. Nu we het einde van het derde kwartiel naderen kwamen er natuurlijk heel veel vragen over het online afnemen van toetsen. Gelukkig hadden collega’s die hierin gespecialiseerd zijn opnieuw alweer zoveel voorwerk gedaan, dat de belangrijkste vragen van academies goed en snel beantwoord konden worden. Toch verwacht ik dat het nog wel even zal duren voordat het wat rustiger wordt.

Qua onderwijsontwikkeling hebben we nog wat in te halen en we verwachten dat de vragen over online onderwijs zich nu meer gaan richten op het verlichten van de werkdruk. Alles in één keer online gaan doen is knap en het was nodig, maar het is op lange termijn niet altijd de slimste oplossing als je kijkt naar effectief lesgeven.

Review & update

Er komen dus opnieuw interessante weken aan, waarin er nog steeds veel meer werk te doen is dan er uren in een dag zijn. Om me daarop voor te bereiden ga ik mijn systeem maar eens even echt goed opschonen: de laatste e-mails en aantekeningen verwerken en projectnotities bijwerken, maar ook lekker van het mooie weer genieten zodat ik er volgende week weer volop tegenaan kan.

Taakmanagement in crisissituaties
Tags:                                     

Mascha van de Weer

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, LinkedIn of via Instagram.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Taakmanagement in crisissituaties

leestijd: 8 min
0