Misschien heb je er wel eens van gehoord: Microsoft Teams en Office 365. Steeds meer organisaties stappen over naar deze nieuwe online omgeving van Microsoft. Ik leg zometeen verder uit wat het is. Het bevat naast de bekende apps Word, Excel, Powerpoint en Outlook ook nieuwe apps zoals Planner en To Do. Over die laatste twee gaat dit blog.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een onderdeel van Office 365, het nieuwe online platform van Microsoft. Je kunt het al gebruiken met een gratis hotmail- msn-, live- of outlook.com-account, maar voor sommige dingen die ik uitleg heb je een zakelijk of schoolaccount nodig.
Via Office 365 kun je overal online werken in applicaties zoals Word, Powerpoint, Excel, Outlook en OneNote, zolang je maar een browser en een internetverbinding hebt. Ook kun je er je persoonlijke bestanden bewaren (OneDrive) en je bestanden delen met collega’s waarmee je in een team samenwerkt.
De applicatie Teams kun je vergelijken met Whatsapp voor je organisatie. Naast groepsgesprekken in channels (voor thema’s of subteams) die vergelijkbaar zijn met Whatsapp-groepen, kun je het ook gebruiken om één-op-één (of in kleine groepen) gesprekken te voeren met collega’s. Net zoals je dit doet in een Whatsapp-gesprek. Je kunt Teams gebruiken via je smartphone, tablet, laptop of desktopcomputer.
In de onderstaande afbeelding zie je drie teams in de witte zijbalk, met één of meer kanalen (channels) per team. De vetgedrukte kanalen bevatten ongelezen berichten. Het kanaal Development is geselecteerd en in het rechter deel van het scherm zie je de berichten die in dat kanaal zijn geplaatst door leden van het team Northwind Traders.
In dit kanaal zie je ook dat er een videoconference gepland is (paarse vlak). Aan de camera bij het kanaal Marketing zie je dat daarin momenteel een videoconference plaatsvindt. En aan het rode bolletje achter het kanaal Social Media zie je dat je twee keer direct aangesproken (gementioned) bent.
Veel meer dan Whatsapp
In Teams kun je veel meer dan met Whatsapp. Het is ook een plaats om bestanden te delen in je team, om tegelijk met anderen aan deze bestanden te werken, om samen via videoconferencing te vergaderen vanaf verschillende locaties, en om notitieblokken en actielijsten met elkaar te delen terwijl je ook daarbij gebruikmaakt van apps die daar echt voor gebouwd zijn, zoals OneNote en Planner. En het gaat nóg verder, want je kunt ook allerlei andere apps van Microsoft toevoegen en zelfs externe apps zoals Evernote, Trello, Asana en Mindmeister (voor mindmaps).
Teams, kanalen en tabbladen
Er is geen standaardformat voor een team in Microsoft Teams. Elk team begint met één algemeen kanaal. Dat kun je uitbreiden met kanalen voor bijvoorbeeld specifieke thema’s of voor subteams die regelmatig met elkaar overleggen en waarvan de gesprekken niet door alle teamleden gevolgd hoeven worden.
Elk kanaal heeft de vaste tabbladen Posts (voor berichten) en Bestanden. Daarnaast bepaal je met je (sub)team, welke tabbladen je wilt toevoegen. Veel teams voegen een eigen OneNote-notitieblok toe. Daarin kun je aantekeningen van allerlei verschillende overleggen gemakkelijk bij elkaar zetten en structureren.
Planner: Een planbord voor je team
In Teams kun je een tabblad toevoegen voor de app Planner (dit geldt alleen voor zakelijke en schoolaccounts van Office 365). Planner lijkt veel op Trello, dat je misschien al kent. Je ziet lijsten met taken in de vorm van kaartjes. Die kaartjes kunnen notities bevatten, subtaken, een deadline, bestanden, labels en opmerkingen. Je kunt zo’n kaartje toewijzen aan één of meer personen, je kunt ze naar een andere kolom verslepen en je kunt ze afvinken. Dat laatste kan in Trello trouwens niet.
In onderstaande afbeelding zie je de inhoud van het planbord dat bovenaan in het venster via de tabbladen geselecteerd is. Verder zie je aan de zijkant nog steeds de navigatieknoppen, teams en kanalen van de Teams-applicatie. Je kunt deze planborden ook buiten Teams, via je browser benaderen.
Op het planbord staan dus taken en acties voor het hele team. Vaak worden deze aangemaakt tijdens vergaderingen, besprekingen of korte overleggen.
Je zult merken dat je na enige tijd, lid bent van een aantal verschillende teams in Microsoft Teams. Een team van je afdeling of organisatie, een team van het team waar je echt in werkt, teams van de groepen waar je projecten mee doet, etc. Als elk team ook één of meerdere planborden met actielijsten heeft, dan is het best lastig om ze allemaal in de gaten te houden.
Gelukkig kun je dan in Planner naar Mijn Taken. Vanuit Teams doe je dat door op de drie puntjes te klikken in de donkere balk aan de linkerkant. Dan selecteer je Planner en daarin klik je op Mijn Taken. Je ziet dan alle taken die aan jou zijn toegewezen:
Maar zijn dit dan ook al je taken? Ja, het zijn misschien alle taken die via Planner aan je zijn toegewezen, maar het zijn zeker niet alle taken die je moet doen. Eigenlijk is het gewoon een nieuwe verzamelbak, oftewel een nieuwe Inbox!
Want naast die taken krijg je ook nog steeds e-mails binnen en ook daarbuiten bedenk je wel eens een taak of project. Waar laat je die dan?
To Do: ál je taken bij elkaar
Hier heeft Microsoft ook eindelijk iets op gevonden: Microsoft To Do. Ik zeg expres ‘eindelijk’ want ik vind echt dat ze dit 10 jaar geleden al hadden moeten bedenken. Niet voor de taken uit Planner (want dat bestond toen nog niet), maar wel voor taken die volgen uit e-mails in combinatie met de taken die je zelf bedenkt. Maar goed. Beter (heel erg) laat, dan nooit.
Het is overigens nog lang niet af wat mij betreft, maar doordat alles geïntegreerd is, is het wel een veelbelovende oplossing. Wat gebeurt er namelijk?
Taken vanuit Planner
Ik had het al over de taken die aan je worden toegewezen via Planner, door de verschillende teams waarin je werkt. Die taken worden ook zichtbaar in To Do:
De wijzigingen die je in To Do aanbrengt in een taak, zie je ook terug in Planner. Aan de ene kant is dat een voordeel, maar vanuit een perspectief van persoonlijke productiviteit vind ik het een nadeel. De taken op het teambord zijn namelijk niet altijd geformuleerd als de eerstvolgende actie voor één specifieke persoon. Natuurlijk zou je dat zelf telkens allemaal kunnen aanpassen, maar daar worden je collega’s waarschijnlijk ook niet erg blij van. 😇
Ook kun je de taken niet van deze lijst verplaatsen naar één van je eigen lijsten. Nog mooier is het wellicht om een taak van het teambord, om te kunnen zetten naar een eigen eerstvolgende actie, terwijl deze toch gelinkt blijft aan de teamtaak.
Het werkt dus nog niet optimaal, maar volgens mij is Microsoft ook nog lang niet klaar met al deze ontwikkelingen. 😊
Voorlopig is het wellicht beter om deze lijst als een inbox te gebruiken, en op basis van wat erin komt, zelf de taken te formuleren die je daadwerkelijk zelf moet doen.
E-mails vanuit Outlook
Denk nu eens aan Outlook. Dat is ook van Microsoft en het is een onderdeel van Office 365. Je gebruikt het waarschijnlijk voor je agenda en je e-mails. Wat doe je met e-mails waar je nog iets mee moet?
Veel mensen laten die e-mails op ongelezen in hun inbox staan totdat ze ze hebben afgehandeld. Anderen gebruiken het vlaggetje om aan te geven met welke e-mails ze nog iets moeten doen. Ook zij laten deze e-mails in hun inbox staan om ze niet uit het oog te verliezen. Zoals je misschien weet ben ik geen voorstander van deze werkwijze, maar als je kijkt naar Microsoft To Do, dan heeft het vlaggetje wél een zeer behulpzame functie: alle e-mails waar je een vlaggetje aan toekent, vind je namelijk, nét zoals de taken uit Planner, terug in To Do:
De e-mail wordt dus een taak in To Do, met een link terug naar de e-mail in Outlook. De taak krijgt automatisch dezelfde omschrijving als het onderwerp van de e-mail, maar deze omschrijving kun je aanpassen, zodat je de taak die je daadwerkelijk moet doen, met een duidelijke omschrijving in je takenlijst kunt zetten.
De link naar de e-mail in Outlook blijft bestaan, ook als je de e-mail in Outlook naar een andere map verplaatst. Zo kun je dus je Outlook-inbox leegmaken en de e-mails met vlaggetjes opslaan in een map die je bijvoorbeeld @ACTIONSUPPORT noemt (ondersteunend materiaal voor acties).
In tegenstelling tot de taken die via Planner in To Do terecht zijn gekomen, kun je de taken die via e-mails met vlaggetjes vanuit Outlook komen, wél verplaatsen naar één van de lijsten die je zelf hebt aangemaakt in het linker menu. Ze werken verder ook net zoals de taken die je zelf kunt toevoegen in To Do.
Overige taken
En daarmee komen we bij de laatste bron van taken in To Do: de taken die je zelf hebt bedacht. Die kun je gewoon handmatig invoeren. Daarbij is het mogelijk om subtaken, bestanden en notities toe te voegen, een enkele of herhalende einddatum aan te geven, en een herinnering:
Deze taken kun je aanmaken bij het onderdeel Taken in het linker zijmenu, of in één van de lijsten die je daaronder zelf kunt aanmaken. Met behulp van die lijsten kun je je taken groeperen, bijvoorbeeld per context, project of aandachtsgebied.
Voor losse taken zonder project kun je een lijst ‘Losse taken’ maken (of een lijst per Area of Focus). Het onderdeel Taken in het linker menu kun je dan beschouwen als de inbox van To Do.
Verborgen functie voor contexten: de (hash)tag
In de bovenstaande afbeelding zie je ook een verborgen functie van To Do, namelijk het gebruik van (hash)tags # in taken. In de afbeelding zie je vier taken waarbij dezelfde tag is gebruikt. Je kunt ook zien dat twee taken van de lijst Home komen en twee van de lijst Productivity. Tags worden helaas (nog?) niet in de zijbalk getoond, maar ze zijn wel aanklikbaar en zodra je erop klikt zie je alle taken die dezelfde tag bevatten. Je kunt ze dus gebruiken om een context te koppelen aan een taak. Het is dan wél handig om één taak in je inbox te zetten die alle tags bevat die je gebruikt, zodat je weet of je bijvoorbeeld #wachten-op #wachten #waiting of #waiting-for gebruikt en niet allerlei varianten in je systeem krijgt.
Bepaal op welke taken je focust
In To Do komen dus al je taken op één plaats bij elkaar. En hoewel het allemaal jouw taken zijn, de afspraken die jij met jezelf en met anderen bent aangegaan, kan dit wel een beetje overweldigend zijn.
Om je te helpen focussen kun je taken toevoegen aan de lijst Mijn Dag. Zo zet je alle taken die je vandaag wilt doen bij elkaar.
Ook kun je achter een taak op het sterretje klikken, waardoor deze te zien is in de lijst Belangrijk. Dat zou je kunnen doen bij alle taken die je deze week wilt afhandelen.
Tijdens je volgende wekelijkse update bepaal je opnieuw welke taken je de komende week wilt zien in de lijst Belangrijk, en aan het begin van elke dag bepaal je welke je toevoegt aan de lijst Mijn Dag.
Let wel: De lijst Mijn Dag wordt automatisch elke dag weer leeg gemaakt. Je kunt dus niet alvast de dag of avond van tevoren, je taken voor de volgende dag klaarzetten. Aan de ene kant is dat onhandig, en aan de andere kant is het ook wel mooi om elke dag automatisch weer met een lege lijst te beginnen.
Ontwikkeling
Ik zeg het vaker: productiviteit is persoonlijk en elke tool heeft voor- en nadelen. Wat wel duidelijk is, is dat Microsoft de laatste jaren bijzonder veel heeft ontwikkeld voor al deze apps van Office 365 en voor het onderliggende platform. En nu het door steeds meer organisaties wordt omarmd, komt er natuurlijk ook steeds meer feedback over wat wel en niet werkt. Regelmatig zie ik daardoor nieuwe functies en verbeteringen verschijnen in de apps.
Als jouw organisatie ook met Office 365 en Teams werkt en je hebt nog geen volledig systeem voor je persoonlijke productiviteit, dan is het zeker de moeite waard om te kijken of je het handig vindt om Planner en To Do te gaan gebruiken.
Ik verwacht zelf dat we nog maar aan het begin staan van deze hele ontwikkeling. Bedenk dat Word, Excel, Powerpoint en Outlook al vertrouwde applicaties zijn in heel veel organisaties. Daar komt nu de app Teams bij, waarmee je de samenwerking kunt faciliteren tussen medewerkers in allerlei samenstellingen (één-op-één, -twee of -drie, in teams, projectgroepen, commissies, afdelingen, etc.).
Ook kun je vanuit je team in Teams eenvoudig gebruikmaken van een gezamenlijk notitieblok in OneNote om snelle aantekeningen van bijeenkomsten mee te maken, en van gezamenlijke actielijsten in Planner. En dan zijn er nog allerlei andere apps, zowel van Microsoft zelf als externe apps, die je via tabbladen kunt toevoegen aan channels van de teams waarin je werkt. Ook is het vrij eenvoudig om applicaties te (laten) ontwikkelen op het platform waar alles op draait (Azure). En natuurlijk is er ook gedacht aan de analyse van al deze data: daarvoor staat PowerBI al enkele jaren bekend als een krachtige oplossing waar je eenvoudig mee kunt beginnen.
Tot slot is Microsoft ook specifieke toepassingen aan het ontwikkelen voor het onderwijs. Samen met de bestaande applicaties, Teams én de data-app PowerBI kan dat ook wel eens heel interessant worden. En wie weet wat er daarna allemaal nog gaat komen. Qua continuïteit en verdere ontwikkeling zit je met deze apps dus waarschijnlijk wel goed. 😊
