In mijn vorige blog schreef ik over het maken van verschillende dwarsdoorsnedes van de totale lijst in je taakmanager. Bijvoorbeeld lijsten met taken per project, of per locatie, persoon of tool. Als namelijk een bepaalde persoon of tool niet voorhanden is, of je bent op een andere locatie, dan is het ook beter dat je de taken waarvoor die specifieke ‘context’ nodig is, helemaal niet ziet. En vooral andersom: dat je eenvoudig een lijst met taken kunt raadplegen die je op dat moment wél kunt doen.
Door taken uit te sluiten waarvoor een specifieke context nodig is, wordt het aantal keuzes dat je hebt al een stuk kleiner. Maar stel dat je gewoon op kantoor bent, met je laptop en telefoon bij de hand en met al je collega’s in de buurt, dan is je ‘context’ dus geen beperkende factor meer voor je werktaken.
Je zou dan, zoals ik ook in mijn vorige blog aangaf, op basis van prioriteit kunnen gaan bepalen wat je gaat doen, maar eigenlijk zijn er eerst nog twee andere beperkende factoren om rekening mee te houden: je beschikbare tijd en energie.
Weinig tijd
Als je weinig tijd hebt is het niet handig om allerlei taken te zien die je op dat moment nooit af kunt krijgen. Je wilt dan wél snel een lijst kunnen raadplegen die alleen de taken toont die maar een paar minuten kosten.
Overigens, als die lijst leeg is kun je altijd nog even in je mailbox of in een andere inbox kijken om te zien of er nog nieuwe e-mails of andere items zijn die verwerkt moeten worden in je systeem. Dit ‘definiëren van je werk’ is heel nuttig om te doen en het is iets waar de meesten structureel te weinig tijd voor nemen, ondanks dat het gewoon onderdeel is van je werk.
Weinig energie
Ook als je weinig energie hebt is het niet handig om te moeten kiezen uit een lange lijst met taken. Stel je voor dat je net uit je vierde vergadering van die dag komt en een half uur de tijd hebt om ergens aan te werken voordat je volgende afspraak begint? Dan zul je blij zijn dat je eerder al eens hebt nagedacht over welke eenvoudige taken je kunt doen, toch? Een lijstje met eenvoudige taken behoedt je dan voor een half uur doelloos scrollen op sociale media.
Bovendien zul je merken dat het doen van zinvolle taken ervoor zorgt dat je energie weer sneller toeneemt. Dit kunnen ook taken zijn zoals het opruimen van je bureau of een bureaulade, of je map met gedownloade bestanden. Of zelfs je voorraad lege projectmappen, nietjes voor je nietmachine of papier voor de printer aanvullen. Zodat je alles weer bij de hand hebt op het moment dat je volop gefocust aan het werk bent.
Label voor focus / veel energie
Je hebt misschien de neiging om ook een label te maken voor taken waarvoor juist veel energie en focus nodig is. Als je daar behoefte aan hebt is dat prima, maar zo’n label kan ook juist demotiverend werken. Dat je gaat denken: “Oh, dat is een lastige taak; die slaan we maar even over”. Probeer uit wat in dit geval wel of niet werkt voor jou.
Labels voor tijd en energie in Todoist
In de afbeelding zie je eerst een aantal voorbeelden van labels voor een laag energieniveau. Het is de bedoeling dat je maar één zo’n label gebruikt. Een andere naam gebruiken kan natuurlijk ook.
Daaronder zie je labels met tijdsduren. Deze laat ik beginnen met een punt zodat ik ze gemakkelijker kan selecteren en niet hoef na te denken welke ik ook alweer heb aangemaakt.
Zoals ik eerder al eens heb uitgelegd selecteer je in Todoist een label bij een taak door een @ te typen met daarachter (een deel van) de labelnaam:
Labels voor langere tijdsduren
Het kost te veel tijd om altijd aan elke taak een label met een tijdsinschatting te koppelen. Daarom raad ik je aan om alleen een tijdslabel koppelen aan korte taken (dus taken die 5 of 10 minuten duren), zodat je alleen lijsten hebt voor momenten dat je weinig tijd hebt. Met deze lijsten kun je op dat moment snel een keuze maken.
Je vraagt je misschien af waarom er in de bovenstaande afbeeldingen wel labels staan voor 15, 30, 45, 60 en 90 minuten? Die gebruik ik voor podcasts, webinars of video’s die ik wil luisteren of bekijken. Zo kan ik een keuze maken op basis van de tijd die ik beschikbaar heb of wil besteden aan een video of podcast.
Lijsten maken in andere taakmanagers
Lijsten maken op basis van tijd en energie doe je in verschillende taakmanagers op verschillende manieren. In Todoist maak je er extra labels voor aan, zoals je in de bovenstaande afbeeldingen hebt gezien. Hetzelfde geldt voor Trello. In Remember the Milk, Toodledo en Nirvana zijn er andere mogelijkheden.
Trello
Ook in Trello gebruik je labels om een tijdsduur en energieniveau aan te kunnen geven. Deze kun je ook gebruiken voor contexten zoals tools, locatie of personen.
Via de functie Kaarten zoeken kun je later weer filteren op die labels:
Voor contexten zoals tools, locatie en personen worden ook wel eens aparte lijsten gemaakt op een Trello-bord. Ook dan zou je labels kunnen gebruiken voor tijd en energie:
Remember the Milk
In Remember the Milk maak je ook een label aan voor taken die je met weinig energie kunt doen. Om tijdsduur aan te geven kun je gebruikmaken van het veld ‘Inschatting’. Als je dit veld nog niet ziet kun je klikken op Veld Toevoegen. Je kunt ook ook zelf tijdsduren toevoegen:
Om in Remember the Milk de taken van 5 of 10 minuten in één lijst te kunnen tonen, moet je een Smartlist aanmaken. Dit doe je door in het linker menu op de + te klikken achter Smart Lists:
Toodledo
In Toodledo kun je de kolom Length gebruiken om tijdsduur aan te geven. Je activeert die kolom door rechts bovenaan op je Profiel te klikken en dan via Account settings > tabblad General Settings > Fields/Functions Used.
Je hoeft niet de exacte benaming te weten van de tijdsaanduidingen. Toen ik bijvoorbeeld ’10 min’ intypte, maakte hij er zelf ’10 mins’ van, en van ’60 min’ maakte hij automatisch ‘1 hour’.
Het is wel lastig om een energieniveau aan te geven in Toodledo. Er is geen apart veld voor en je kunt maar één context koppelen aan een taak.
Je zou natuurlijk een context ‘easy’ of ‘braindead’ kunnen aanmaken, maar dan kun je via het contextveld geen tool, locatie of persoon meer koppelen.
Een andere optie is om prioriteitsniveau -1 te gebruiken voor taken met een laag energieniveau (zie bovenstaande afbeelding).
Kijk dus ten eerste of je deze aanduiding voor energieniveau nodig hebt en zo ja, op welke manier werkt dit voor jou dan het gemakkelijkst werkt.
Nirvana
Nirvana heeft velden voor zowel tijdsduur als energieniveau. Beiden hebben een vaste set met keuzes. Ook zijn er al filters aanwezig.
Die filters verschijnen bovenaan, links naast de tags, zodra je bij één of meer taken een tijdsduur en/of energieniveau hebt aangegeven:
Gebruik alleen wat je echt nodig hebt
Een belangrijke reden waarom ik hier een apart blog van heb gemaakt, is om te kunnen benadrukken dat je voorzichtig moet zijn met het gebruik van labels voor tijdsduur en energie.
Je maakt er namelijk al snel te veel werk van. Denk eraan dat je bij iedere taak die je in je systeem zet, moet nadenken over de labels en andere eigenschappen die je eraan koppelt. Hoe meer velden je moet invullen, hoe langer het duurt om de taak aan te maken. Op een regenachtige zondagmiddag is het misschien leuk om al je taken eens langs te lopen en van de juiste labels te voorzien, maar op een normale werkdag heb je al nauwelijks tijd om inboxen leeg te maken, laat staan om na te denken over dit soort labels.
Gebruik ze dus alleen om lijsten te maken die écht een verschil kunnen maken. Voor de meesten betekent dat: lijsten met taken voor als je weinig tijd hebt of weinig energie.
Met die lijsten voorkom je namelijk dat je je tijd verdoet met het zoeken naar een korte taak, of dat je uiteindelijk maar gedachteloos gaat zitten te scrollen op sociale media omdat je zo 1-2-3 geen simpele klus kon vinden die past bij je lage energieniveau. Door op zo’n moment toch zinvolle taken te kunnen doen, zul je merken dat je energieniveau ook veel sneller weer toeneemt.
Power hour
Tot slot nog een laatste tip. Korte, minder belangrijke taken hebben nog wel eens de neiging om zich op te stapelen in je systeem. Door de lagere prioriteit schuiven ze telkens weer op. Je ziet ze echter wel telkens weer staan en op een gegeven moment gaat het irriteren dat deze taken ‘blijven hangen’.
Om te voorkomen dat dit gebeurt is kun je één keer per maand, of om de week, een moment plannen waarop je één of twee uur tijd besteedt aan het doen van al deze korte, eenvoudige taken. Dat schoont lekker op.
