Timemanagement begint bij ‘in control zijn’ (en niet bij doelen stellen)

Haak jij ook af bij het woord Timemanagement? Ik durf het woord haast niet meer uit te spreken, want alleen al bij het horen van het woord timemanagement beginnen de meeste mensen met hun ogen te draaien.

“Laat maar!”, hoor je ze dan denken, “Dan moet ik nadenken over mijn doelen enzo. Dat weet ik echt niet.”

Ik kan me dat helemaal voorstellen.

Doelen stellen (zucht…)

Eén van de belangrijkste dingen die mensen willen leren in een timemanagementtraining is het beter stellen van prioriteiten. De standaard timemanagementtraining voldoet keurig aan dat leerdoel door uit te leggen dat je daarvoor als eerste je doelen in kaart moet brengen.

En daar gaat het dus mis.

Want op het moment dat je wilt beginnen met timemanagement ben je waarschijnlijk al superdruk en heb je misschien nauwelijks nog overzicht over wat je allemaal moet doen. Of je hebt voor de zoveelste keer je mailbox zien overlopen en ook in je hoofd krioelt het van alles waar je aan moet denken.

Dan zit je er dus echt niet op te wachten om na te denken over je doelen. Daar staat je hoofd helemaal niet naar. Je denkt vast: “Dat doe ik wel een keer als ik er echt tijd voor heb.” Of misschien denk je zelfs dat het stellen van doelen sowieso niets voor jou is en dat timemanagement daarom ook niet voor jou gaat werken.

Doelen zijn wel de basis, maar niet je beginpunt

Laat ik je gerust stellen. Die doelen komen nog wel een keer. Ook als je zeker denkt te weten van niet: je zult jezelf nog gaan verbazen. Maar voor dit moment mag je ze echt vergeten.

Wat namelijk eerst belangrijk is, is om weer overzicht te krijgen over alles dat in je hoofd zit, in je aantekeningen, in je mailbox… Je wilt een gevoel van controle terugkrijgen én het vertrouwen dat je die controle niet zomaar meer kwijtraakt.

Daar heb je geen doelen voor nodig, maar een stappenplan, een methode. Die methode vond ik destijds in het boek Getting Things Done van David Allen. Dit is een wereldwijd gebruikte methode, ook wel bekend als GTD, die door velen ‘life changing’ wordt genoemd. Ook door mijzelf.

Ik vond het boek zelf toen ik op zoek was naar kennis over timemanagement. Direct al bij het lezen van de beschrijving van het boek was ik ervan overtuigd dat het me echt zou gaan helpen. Wat een verademing! Ik kon haast niet wachten totdat ik het in huis had*.

*) Dat was al vóór 2015, het jaar dat er een nieuwe editie uitkwam van het boek die ook in het Nederlands vertaald is. Hieronder vind je van de nieuwe editie zowel de Nederlandstalige als de Engelstalige versie.

Eerst: Controle

Ik ben zeker niet van plan om hier het hele boek te bespreken. Het gaat mij nu alleen om de 5 stappen van de methode die de basis vormen om weer overzicht en controle te krijgen en te houden:

1. Verzamelen – Verzamel alles dat je aandacht heeft. Een idee dat in je opkomt, een tip die je van iemand krijgt, een afspraak die je maakt, een taak die je moet doen (ook als het iets voor thuis is), aantekeningen die je moet bewaren, een artikel dat je nog wilt lezen, een website die je wilt bekijken. Verzamel alles. Schrijf het op of noteer het in een app, maar houd het aantal plaatsen waar je iets noteert wel beperkt.
2. Verhelderen – Kijk regelmatig na wat je genoteerd en verzameld hebt en vraag jezelf af:
   Wat betekent dit? Gaat het om een project (een uitkomst waarvoor meer dan één actie nodig is)? Wat is de eerstvolgende actie die moet gebeuren? Moet ík dat doen of een ander? Kan ik het nu direct even snel doen, of moet het op een later moment gebeuren?
3. Organiseren – Geef alles een plaats die overeenkomt met hun betekenis. Zet taken dus op je takenlijst, datum- en/of tijdgebonden afspraken in je agenda en houd alle ondersteunende materialen zoals e-mails, documenten, aantekeningen, etc. op één of meer andere plaatsen bij elkaar (het liefst op zo weinig mogelijk verschillende plaatsen). Let erop dat je geen taken of afspraken bewaart tussen je notities.
4. Doen – Zorg ervoor dat je je takenlijsten zo organiseert dat je de taken die erop staan gemakkelijk achter elkaar kunt uitvoeren. Zonder dat je er nog over na hoeft te denken wat er moet gebeuren. Dat kan betekenen dat je een lijst maakt met telefoontjes die je nog moet plegen of een lijst met taken die je moet uitvoeren in jullie CRM- of administratiesysteem, of een lijstje met projecten die nog gepland moeten worden. Een lijstje met e-mails die je moet beantwoorden, of stukken die je moet schrijven. Cluster je werk op een voor jou logische wijze. Je kunt zelfs een lijstje met eenvoudige taken maken die je kunt doen als je net drie vergaderingen achter elkaar hebt gehad.
   Met zulke lijstjes kun je gewoon gaan doen zonder dat je eerst nog hoeft te bedenken wat er moet gebeuren. Dat zijn namelijk twee verschillende mindsets.
5. Herzien – Om te voorkomen dat je takenlijst na een paar weken totaal niet meer overeenkomt met je eigenlijke werk, kijk je één keer per week even alles na:
   • je haalt alles van je takenlijst dat er niet meer toe doet, of je zet dat op een ‘Later / Misschien’-lijst;
   • je kijkt of je projecten nog goed lopen en
   • je kijkt even een paar weken vooruit én terug in je agenda om te zien of je nog iets moet voorbereiden of moet opvolgen.

Op deze manier krijg je weer controle over het hier en nu. Je mailbox is overzichtelijk en er is weer ruimte in je hoofd omdat je alles in je systeem verwerkt. Het is als een soort tweede brein, maar dan één die wél georganiseerd is. Een systeem waarin alles op de juiste plaats staat, zodat je beter kunt zien waar je aan moet en kunt werken.

Dan: Perspectief

Je zult merken dat zodra je meer gevoel van controle hebt, er vanzelf ook ruimte in je hoofd ontstaat om na te denken over de grotere dingen. Maar ook dan hoef je nog niet direct over je doelen na te denken.

Begin eens eerst met een overzicht van je huidige rollen en verantwoordelijkheden. Vanaf je taken en projecten gezien is dat één stapje omhoog (volgens David Allen). Het heeft als resultaat dat je een beter overzicht krijgt over je werk. En als je dit ook doet voor je privéleven dan krijg je zelfs een totaaloverzicht.

Pas dáárna zul je merken dat er echt ruimte komt om nog een stap verder te gaan en na te denken over je toekomst. Hoe wil je dat die eruit ziet en wat zijn je doelen?

Daar zal ik in een volgend blog meer over schrijven.

Wil je nu direct aan de slag met de stappen die ik hierboven heb beschreven? Schrijf je dan hieronder in voor mijn minicursus.