Van information overload naar een systeem voor persoonlijk kennismanagement

Bron: Geralt via Pixabay

Mijn vorige blog ging over het eerste proces van Persoonlijk Kennismanagement: Seek; over hoe en waar je naar informatie zoekt en welke filters je daarbij gebruikt, waaronder je netwerk. Het is echter de vraag wat je vervolgens met die informatie doet. Als je alles alleen even vluchtig doorleest, luistert of bekijkt dan vergeet je het zo weer. Daarom nu dit blog over ’sense-making’, het tweede proces dat Harold Jarche heeft beschreven in zijn framework voor Persoonlijk Kennismanagement:

We constantly go through a process of looking at bits of information and trying to make sense of them by adding to our existing knowledge or testing out new patterns in our sense-making efforts.

Sense-making with PKM – Jarche, 2009

Zoals je ziet heeft Jarche het bij sense-making niet alleen over het toevoegen van nieuwe informatie aan onze bestaande kennis, maar ook over het testen van nieuwe inzichten. Ook schrijft hij veel over het ’toevoegen van waarde’ als onderdeel van het proces van sense-making:

Unless each person has effective sense-making processes, social business networks will be nothing more than noise amplification. Like those email jokes most of us now snicker about, sharing without adding value is passé.

Ask what value you can add – Jarche, 2013

Sense-making activiteiten volgens drie lijnen

Als ik kijk naar wat Jarche beschrijft over sense-making dan zie ik daar drie grote lijnen in:

  • het begrijpen van informatie
  • het experimenteren met en testen van nieuwe inzichten
  • het toevoegen van waarde aan bestaande informatie

En binnen elk van deze lijnen zijn er weer verschillende activiteiten te benoemen. In dit blog is het echter niet mijn bedoeling om daar een opsomming van te maken, want dan blijft het allemaal heel theoretisch, of het wordt een gigantisch lang blog.

Daarom ga ik in dit blog alleen in op de eerste lijn van activiteiten, namelijk het begrijpen van informatie, oftewel: het toevoegen van nieuwe informatie* aan onze eigen bestaande kennis*.

*) Let hierbij overigens op het verschil dat ik maak tussen informatie en kennis. Kort gezegd komt dat hierop neer: ik zie informatie als iets dat ‘extern’ is. Het is voor iedereen hetzelfde en nog niet gekoppeld aan wat we zelf weten. Bijvoorbeeld (een deel van) een artikel, podcast of video. Kennis daarentegen, is persoonlijk. De informatie is dan verwerkt in het eigen brein.

Nieuwe informatie toevoegen aan bestaande kennis

Op het moment dat ik iets lees probeer ik de nieuwe informatie te passen bij datgene wat ik al weet en vergelijk ik het met allerlei kennis die ik al heb om te zien of er aanknopingspunten zijn. Als ik merk dat het past op iets logisch dan kan ik snel verder naar het volgende stuk. Maar als het niet past, of als het gerelateerd lijkt te zijn aan iets dat ik niet had verwacht, dan probeer ik te bepalen waarom het niet past, of ik probeer te bepalen wat datgene dat ik niet verwachtte te maken heeft met het onderwerp dat ik probeer te leren. Wat zijn eventuele verschillen met wat ik al weet en waardoor worden deze veroorzaakt? Wat zijn (onverwachte) overeenkomsten en wat kan ik daaruit afleiden? 

Dit lijkt misschien heel veel denkwerk, maar het gebeurt vrijwel automatisch terwijl je de informatie tot je neemt. Je brein is namelijk voortdurend bezig om patronen te herkennen en is daar heel goed en heel snel in. De informatie kan een bevestiging zijn van wat je al wist, of het leidt tot nieuwe vragen of nieuwe (voorlopige) inzichten. En dan bedoel ik geen grootse ‘Aha!’-ervaringen, maar heel veel kleine bijstellingen van wat je al weet: aanscherpingen, voorbeelden, nuanceringen, verbreding, etc. 

Als ik daar echter verder niets mee doe dan blijven die vragen en inzichten ergens in mijn hoofd ronddwarrelen, en verdwijnen ze uiteindelijk naar de achtergrond. Totdat ik het onderwerp opnieuw tegenkom en denk:

Goh, daar had ik laatst toch ook al eens over nagedacht? Wat had ik toen ook alweer bedacht?

Degenen die dit blog al een tijdje volgen, zien nu misschien de overeenkomst met één van de basisbeginselen van de methode ‘Getting Things Done‘: schrijf alles op waar je misschien nog iets mee wilt.  Dat geldt dus niet alleen voor de dingen die je moet doen, maar ook voor de dingen die je wilt leren; de inzichten die je wilt ontwikkelen. 

Door op te schrijven wat je bedacht hebt, kun je er op een later moment op doorbouwen. Als je dat niet doet is de kans groot dat je regelmatig met een herhaling van zetten bezig bent. Ik heb al heel vaak gemerkt dat ik in kringetjes zat te denken en geen overzicht meer had over alles dat ik al wist over een onderwerp en dat ik daardoor de verbanden niet meer kon leggen. Dan moet je eigenlijk van voren af aan beginnen, bijvoorbeeld met een mindmap of een andere manier om zoveel mogelijk inzichten weer ‘op een rij’ te krijgen. 

Als je daarnaast de informatie die je daarbij nodig hebt op verschillende plaatsen bewaart (allerlei bestanden met mindmaps, losse pdf’s met artikelen, worddocumenten met aantekeningen, bookmarks in je browser, etc), dan wordt het nog lastiger om alles weer bij elkaar te krijgen.  

Een eigen systeem en workflows

Zelf gebruik ik Evernote als mijn systeem voor persoonlijk kennismanagement. Ik bewaar er allerlei informatie in, waaronder heel veel artikelen, aantekeningen en ook inzichten. En ik gebruik het in verschillende workflows, waaronder bijvoorbeeld een workflow waarmee ik mijn inzichten probeer te verzamelen: 

Als ik online een interessant artikel tegenkom dan stuur ik deze via de webclipper in mijn browser door naar Evernote (of OneNote). Dit kan ook via de ‘Delen…’-knop op mijn smartphone (zowel bij Android als iPhone). Het artikel komt dan in Evernote automatisch in het notitieboek terecht dat ‘Inbox’ heet. Van daaruit plaats ik het in mijn ‘Leesmap’-notitieboek met een aantal labels eraan, zodat ik daar later eventueel op kan filteren om meerdere artikelen over hetzelfde onderwerp achter elkaar te lezen.

Tijdens het lezen van een artikel arceer ik stukken tekst en soms maak ik woorden vetgedrukt of geef ik ze een andere kleur om dingen eruit te laten springen. Ik heb (nog) geen specifiek systeem voor het gebruik van deze kleuren en doe gewoon wat me op dat moment uitkomt.
Verder voeg ik een horizontale lijn in, boven de titel van het artikel (dus niet de titel van de notitie). Boven die lijn kopieer ik de belangrijkste stukken tekst van het artikel, zodat er een korte samenvatting komt te staan. Dit is veelal nog in dezelfde woorden als de auteur heeft gebruikt, maar het zou ook kunnen dat ik het in mijn eigen woorden verwoord.

Evernote-notitie met een artikel met highlights, met labels, met een lijn boven de titel van het artikel, en daarboven het laatste deel van een samenvatting
Evernote-notitie van een artikel met highlights, samenvatting en labels

Let ook op de (lichtblauwe) labels die ik heb toegevoegd aan de notitie. Daarmee categoriseer ik de informatie voor mijzelf. Ook dit is één van de sense-making activiteiten die Harold Jarche noemt in Sense-making with PKM. Door deze labels eraan te koppelen (en sowieso door de zoekfunctie van Evernote) kan ik het later gemakkelijker terugvinden. 

Inzichten verzamelen

Als ik bij het lezen van een artikel een belangrijk inzicht krijg of tegenkom, dan kopieer ik deze naar een aparte notitie waarin ik allerlei inzichten verzamel, of typ ik deze daar in mijn eigen woorden. Boven die tekst vermeld ik via welk artikel ik dit inzicht heb gekregen, met daarbij een link naar de notitie in Evernote (herkenbaar aan de groene kleur):

Twee notities gescheiden door een horizontale lijn. Beiden beginnen met een groene link naar een andere Evernote-notitie.
Verzamelde inzichten in Evernote

Dit lijkt misschien allemaal veel werk, maar ik denk dat het belangrijk is om vaker stil te staan bij de informatie die we lezen, luisteren of bekijken, en de belangrijkste inzichten en acties eruit te halen. Ik verwacht dat dit uiteindelijk tijd zal besparen.

Meer is niet altijd beter

Ik heb wel eens het voornemen gehad om 50 boeken in een jaar te lezen, wat ongeveer neerkomt op een boek per week. Dat is echter nooit gelukt, en misschien is dat maar goed ook. Je kunt immers wel heel trots aan het eind van het jaar een lijstje tonen met 50 boeken erop die je dat jaar hebt gelezen, maar als je er weinig van hebt opgestoken en je hebt de principes uit die boeken niet of nauwelijks geprobeerd zelf toe te passen, dan was het misschien beter geweest als je maar 5 of 10 boeken had gelezen en daar echt mee aan de slag was gegaan. 

Hetzelfde geldt voor het lezen van artikelen, het kijken van video’s en het beluisteren van podcasts. Ik merk zelf dat het heel verleidelijk is om telkens weer snel door te gaan naar het volgende nieuwe item op je lijst en te blijven zoeken naar interessante nieuwe resources, en dat ik veel te weinig tijd neem om de artikelen door te nemen waarvan ik al weet dat ik ze interessant vind. Aan de ene kant best vreemd, maar aan de andere kant ook heel herkenbaar: Op sociale media en met e-mails doen we dit continu. We kijken steeds naar wat er nieuw binnenkomt, in plaats van een e-mail of filmpje die we al hebben goed te verwerken of te bekijken.

Met een eigen systeem voor persoonlijk kennismanagement kunnen we hier meer structuur in aanbrengen en bewuster omgaan met de informatie die we interessant vinden. Op die manier kunnen we onze inzichten op allerlei gebieden tegelijk blijven ontwikkelen, zonder het overzicht kwijt te raken over wat we al weten. Ik verwacht dat we zo een stuk verder komen dan met de vluchtige manier waarmee we nu van het één naar het ander ‘springen’. Vooral als we die inzichten vervolgens ook nog eens met elkaar gaan delen; het derde proces dat Harold Jarche beschrijft in zijn framework voor Persoonlijk Kennismanagement: Share; iets voor een volgend blog 🙂

Van information overload naar een systeem voor persoonlijk kennismanagement
Tags:             

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Van information overload naar een systeem voor persoonlijk kennismanagement

leestijd: 6 min
0