Sinds kort is het nog gemakkelijker geworden om mijn mailbox leeg te maken. Gmail heeft namelijk nieuwe add-ons waardoor ik nu ook vanuit Gmail op mijn smartphone, notities in Evernote kan aanmaken en taken in Todoist en in andere taakmanagers. In dit blog laat ik je zien hoe dit gaat.
Ik gebruik Gmail als dé app voor al mijn e-mails. Vanaf een windows-laptop of Macbook open ik gmail.com in mijn browser en voor Android smartphones of tablets, iPad of iPhone zijn er apps die je kunt downloaden.
Ik heb verschillende mailadresssen, maar sinds vorig jaar heb ik het zó ingesteld dat alle e-mails binnenkomen in één inbox: die van Gmail. De belangrijkste reden om voor Gmail te kiezen is dat ik daarmee mijn e-mail op al mijn apparaten gesynchroniseerd kan houden.
Een andere reden is dat als ik de e-mails vanuit mijn inbox wil verwerken in mijn systeem, ik vanuit Gmail graag taken aan wil maken op basis van zo’n e-mail, of de e-mail wil bewaren als lees- of referentiemateriaal voor later. En via Gmail in mijn Chrome-browser is dit heel gemakkelijk. Ik kan van daaruit namelijk eenvoudig e-mails doorsturen naar Evernote of linken aan taken in Todoist (of Asana, Trello of GQueues).
Werken vanuit de browser-app
Om e-mails vanuit Gmail in je browser door te sturen, maak je gebruik van extensies die je eenvoudig in je browser installeert: de webclipper van Evernote werkt in diverse browsers, Todoist for Gmail werkt alleen de Chrome-browser en voor Safari (Apple) is er een oplossing via de Todoist-app (zie onder).
Chrome
Zodra je de bovengenoemde extensies in Chrome hebt geïnstalleerd, vind je de Evernote webclipper naast de adresbalk, en de knop voor Todoist staat achter de gebruikelijke knoppen van een geopende e-mail (zoals verwijderen, archiveren, verplaatsen of label toevoegen):
Safari
In de Safari-browser van Apple zijn geen extensies nodig, maar worden de knoppen beschikbaar naast de adresbalk zodra je de desktop-apps van Evernote en Todoist hebt geïnstalleerd. Ook staan ze tussen de opties in het menu Deel.
Edge (Microsoft)
Voor Edge (de browser van Microsoft), opvolger van Internet Explorer, is wel de Evernote webclipper beschikbaar, maar is er geen extensie voor Todoist.
E-mails in Evernote opslaan
Net als websites, kun je via de webclipper ook e-mails opslaan in Evernote. En als je een e-mailgesprek opslaat (meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp), zet Evernote alle e-mails van het gesprek onder elkaar en kun je via vinkjes aangeven welke e-mails je wilt opslaan en welke niet. Standaard staan ze uiteraard allemaal aangevinkt en kun je gewoon klikken op de groene knop Sla knipsel op.
In de notitie in Evernote die de e-mail bevat, zie je aan wie de e-mail gericht is. Daarin wordt ook de link naar de e-mail vastgelegd in het veld URL van de notitiedetails. Deze link zie je ook middenbovenaan de notitie. Daar wordt deze verkort weergegeven, maar het is wel gewoon de volledige URL. Via die links kun je de e-mail altijd weer gemakkelijk openen in Gmail.
E-mails linken aan Todoist-taken
Zodra je in je browser op het Todoist-icoon klikt wordt er een klein venster geopend. Daarin zie je automatisch de titel van de e-mail terug als de titel van de taak in Todoist. Deze kun je wijzigen voordat je de taak aanmaakt. Bij de taak wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld, maar ook die kun je wijzigen. Verder werkt het net als bij andere taken en kun je labels, een project, reminders en notities toevoegen en een prioriteit aangeven.
Nadat je op Taak toevoegen hebt geklikt wordt de taak aangemaakt in Todoist. Daarbij wordt overigens niet de hele e-mail opgeslagen, maar er wordt een taak aangemaakt met een link naar de e-mail in Gmail. Dat vind ik zelf veel handiger dan wanneer de tekst van de e-mail in de taak in Todoist wordt gezet. Bij de meeste taakmanagers gaat er dan veel opmaak verloren en meestal zal ik de e-mail in Gmail toch weer nodig hebben, omdat ik hem moet beantwoorden of doorsturen. Via de link kan ik de e-mail direct en gemakkelijk weer openen in Gmail.
Het is overigens wel mogelijk om ook echt e-mails door te sturen naar Todoist.
Werken vanaf je smartphone
Tot nu toe werkten deze twee extensies niet in de Gmail-app op mijn smartphone. Maar daar heeft Gmail iets op bedacht: Add-ons. Ze zijn vergelijkbaar met browser-extensies, alleen zijn ze specifiek voor Gmail en werken ze zowel de Gmail-app in je browser als de Gmail-app op je smartphone.
De add-ons installeren
Door ze te installeren in de Gmail-app in je browser, worden ze ook beschikbaar in de Gmail-app op je smartphone (ervan uitgaand dat je in beide apps op dezelfde manier bent ingelogd).
Je installeert de add-ons door op de + te klikken in de rechter zijbalk in Gmail. Je komt dan in de GSuite Marketplace. Daar selecteer je een add-on voor de app waar je je e-mails naar door wil sturen, zoals Todoist of Evernote.
Zodra je op een add-on klikt zie je meer informatie over die add-on en kun je op INSTALL klikken.
Nadat de installatie is voltooid, wordt het icoontje van Todoist getoond in de zijbalk in Gmail. Als je daar voor het eerst op klikt, moet je Gmail nog toegang geven tot je Todoist-account, zodat het daarin taken kan aanmaken.
De installatie voor de Evernote add-on gaat op dezelfde manier.
Taken en notities aanmaken via de add-ons
Het mooie is nu, dat zodra je een add-on hebt geïnstalleerd, deze niet alleen beschikbaar is in de browserversie van Gmail, maar ook in de app op je smartphone of tablet.
Je vindt deze helemaal onderaan een e-mail. Nadat je op één van de iconen tikt, kun je een aantal velden invullen en de taak of notitie aanmaken.
Een klein minpuntje is dat de link die wordt meegestuurd naar Evernote, momenteel de algemene link is naar Gmail, en niet een link die specifiek naar de juiste e-mail gaat. Ik hoop dat dat nog wordt verbeterd, maar zelf heb ik er eigenlijk geen last van. Ik stuur namelijk alleen e-mails door naar Evernote als ik ze daar wil bewaren. De e-mail in Gmail gooi ik weg, want die heb ik dan niet meer nodig. Bij het aanmaken van een taak in Todoist vanuit Gmail wordt wel de juiste link toegevoegd aan de taak.
Dit soort add-ons lijken misschien kleine toevoegingen, maar ze kunnen een groot verschil maken in je workflow. Voor mij is het zeer waardevol dat ik met deze add-ons nu ook mijn mailbox leeg kan maken vanuit de Gmail-app op mijn smartphone. Niet alleen door e-mails te verwijderen die er niet toe doen, maar ook door taken en notities te maken voor e-mails die er wél toe doen.
