Getting Things Done is een productiviteitsmethode van David Allen die over de hele wereld miljoenen aanhangers heeft. Het wordt door velen als ‘life changing’ omschreven en zo heb ik dit zelf ook ervaren. Ik heb er eerder al eens over geschreven en zal dit nog veel vaker doen, want ik hoop dat zoveel mogelijk mensen zullen ervaren welke impact de methode op hun leven kan hebben.
Ik merk wel dat het soms lastig is om er stukken uit te halen, omdat eigenlijk alles met elkaar samenhangt. De methode Getting Things Done is oorspronkelijk beschreven in een boek van iets meer dan 200 pagina’s, maar het is zo veelomvattend dat je over de verschillende onderdelen ervan, vele uren kunt praten. Dat gebeurt gelukkig ook, in blogs, videos, forums, podcasts, webinars, enzovoort. Als je even Googelt (gebruik vooral ook de afkorting GTD) dan zul je zien hoe ongelooflijk veel er al over geschreven en gezegd is.
In dit blog wil ik dieper ingaan op de eerste stap van de methode, en dat is Verzamelen.
Volgens David Allen ontstaat het gevoel van stress doordat je geen overzicht hebt over alles dat moet gebeuren. Het gevoel dat je dingen vergeet die belangrijk zijn. Dat je afspraken niet nakomt. Dat kunnen zowel afspraken met anderen zijn, als afspraken met jezelf, en die afspraken kunnen net zo goed op je privéleven betrekking hebben, als op je werk.
De methode Getting Things Done bevat een aantal ‘regels’ die ervoor zorgen dat de kans dat je nog iets vergeet, eigenlijk nihil wordt. Of je ze daadwerkelijk doet is dan een kwestie van keuzes en prioriteiten.
Schrijf alles op
Eén van die regels is: Schrijf alles op. Door iets op te schrijven neemt het namelijk geen ruimte meer in, in je brein. Je vertrouwt het dan toe aan een extern systeem; iets buiten je eigen brein. De ruimte in je brein is dan beschikbaar voor iets anders. Bijvoorbeeld om met je volle aandacht je werk te doen, of een gesprek met iemand te voeren. Of om over iets na te denken in plaats van aan iets te denken. Door alleen aan iets te denken kom je namelijk geen stap vooruit.
Ik heb er al eens eerder over geschreven in deze blogs:
- Zonder rust in je hoofd kun je niet nadenken
- Hoe zet je het meldingensysteem UIT dat in je hoofd zit?
Waar laat je het dan?
Als je iets opschrijft betekent dit nog niet direct dat je er iets mee moet doen. Dat beslis je pas op een later moment. Bij het verzamelen gaat het er alleen om dat de gedachte op een plaats terechtkomt waar je later naar kijkt om te bepalen wat je ermee moet doen. En ‘later’ betekent ‘later diezelfde dag of de volgende dag’.
Je brein moet er namelijk op kunnen vertrouwen dat je er op korte termijn naar zult kijken, anders gaat hij het vóór je onthouden en neemt het weer onnodige ruimte in. Ruimte die je anders had kunnen gebruiken voor focus, creatieve ideeën, oplossingen of analyses.
Dit soort vertrouwde plaatsen waar je nieuwe input verzamelt noemt David Allen ‘inboxen’.
Inboxen
Een inbox is bijvoorbeeld een bakje op je bureau voor alles dat je collega’s bij je neerleggen. Laat hen weten dat je graag hebt dat ze het daar in leggen. Gebruik het bakje ook zelf ook voor losse aantekeningen, notities van telefoontjes waar je nog iets mee moet, visitekaartjes, vragen van collega’s die bij je langskwamen en die je niet direct kon beantwoorden, enzovoort.
Je mailbox is ook een inbox. Zoals je weet stroomt die vanzelf wel vol 🙄.
Gebruik daarnaast een eigen notitieblokje, -boek of -schrift om op te schrijven wat je zoal afspreekt met collega’s die je tegenkomt onderweg naar een vergadering of koffieapparaat. Leg die notities in het bakje op je bureau zodra je weer op je werkplek bent.
Zo houd je het aantal inboxen dat je regelmatig leeg moet maken zo klein mogelijk.
Je kunt ook dingen noteren in je telefoon. Gebruik daar dan het liefst één app voor en bepaal later of het naar je notitie-app, naar je taakmanager, of naar je agenda moet verplaatsen, of dat er iets anders mee moet gebeuren.
Hoe minder inboxen je hebt, hoe minder kans dat je iets kwijtraakt.
De eerste keer verzamelen
Alles opschrijven is één van de gewoonten die je jezelf moet aanleren als je volgens de methode Getting Things Done wilt gaan werken. Hierboven en in eerdere blogs heb ik beschreven waarom.
In de tweede stap van de methode leer je hoe je ervoor zorgt dat die verzamelde notities op de juiste plaats in je systeem terechtkomen.
Er is echter een probleem: Je hebt op dit moment heel wat aantekeningen, notities, stapels papier, dossiers, folders, mappen en allerlei andere materialen die je ooit wel hebt verzameld, maar die nog niet de juiste plaats in je systeem hebben. Sterker nog, je hebt nog niet eens een systeem, alleen nog maar een bakje op je bureau, je mailbox en een app op je telefoon…
In zijn boek beschrijft David Allen hoe je de eerste keer ‘Verzamelen’ aanpakt. Je bureaublad, je bureauladen, de stapels die op de grond staan, in of op kasten, dingen die op een bord aan de muur hangen of zijn geschreven, je tas, jas, en broekzakken; alles gaat eerst in je inbox. En als het niet past, dan zet of leg je het ernaast en leg je een briefje in je inbox die naar de stapel of het item verwijst.
De kracht van het systeem is de volledigheid. Alles dat er niet in zit komt weer in je hoofd terecht. Daarover gesproken trouwens…
Je hoofd helemaal leegmaken
Ook in je hoofd zal er nog van alles rondzwerven. En ook daar heeft David Allen iets voor bedacht: de Mindsweep. Dit heb ik in een apart blog beschreven. In dat blog vind je ook de ‘Mindsweep triggerlijst’. Dat is een lijst die je helpt om nóg dieper te graven naar alles dat je in je hoofd probeert te onthouden.
Volledigheid is de sleutel
Als je echt serieus wilt beginnen met Getting Things Done, neem dan de tijd uit om alles de eerste keer te verzamelen en verwerken. Je kunt het stap voor stap opbouwen, maar de kracht van de methode zit in de volledigheid.
Door ervoor te zorgen dat alles geïdentificeerd is en er geen losse eindjes meer zijn, kun je pas echt keuzes maken over wat je wel en niet doet. Zolang je niet alles in beeld hebt, lukt dat niet.
“If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves.” ~ David Allen
