Werken met labels in Evernote

In mijn vorige blog over Evernote kon je al lezen hoe je notitieboeken gebruikt om je notities in Evernote te ordenen. Met labels kun je nog een stap verder gaan. Met labels kun je er namelijk voor zorgen dat je je notities later heel gemakkelijk terug kunt vinden. En hoe meer notities je verzamelt in Evernote, hoe belangrijker dat wordt. In dit blog leg ik je uit waarom labels zo handig zijn, hoe je ze aanmaakt, en hoe je ervoor zorgt dat je lijst met labels overzichtelijk blijft.

Er is trouwens nogal wat discussie onder Evernotegebruikers over de vraag welke van de twee je (het meest) zou moeten gebruiken, maar eerlijk gezegd begrijp ik die discussie niet zo goed. Volgens mij vullen ze elkaar juist aan.

Evernote-notitie waarin wordt gewezen op het notitieboek en het feit dat meerdere labels gekoppeld zijn.
Notitie in Evernote met meerdere labels

Notitieboeken vormen de basis van je structuur in Evernote. Je kunt ze vergelijken met fysieke mappen waarin je blaadjes met notities bewaart. Een notitie kun je maar in één zo’n map bewaren, tenzij je een kopie van de notitie maakt. Hetzelfde geldt voor het bewaren van notities in Evernote. Bij elke notitie moet je bepalen in welk notitieboek je deze gaat bewaren.

Die keuze kan best lastig zijn en daarom is het mooi dat Evernote ook labels heeft. Labels kun je zien als stickers met sleutelwoorden die je plakt (eigenlijk koppelt) aan een notitie. Het mooie van labels is dat je meerdere labels kunt koppelen aan één notitie. Hierdoor kun je je notities via verschillende sleutelwoorden (zoekwoorden) terugvinden.

Labels toevoegen

De gemakkelijkste manier om een nieuw label aan te maken in Evernote, is door deze direct in te typen in het labelveld van een notitie. Zoals je ziet zoekt Evernote actief mee door het aantal labels in de lijst te verkleinen aan de hand van de letters die je al hebt ingetypt:

Evernote filtert de lijst met labels terwijl je typt
Evernote filtert de lijst met labels terwijl je typt

Zodra je een label intypt dat nog niet bestaat wordt deze opgeslagen en kun je deze ook direct koppelen aan andere notities:

Bij een notitie in Evernote een label selecteren dat zojuist is aangemaakt
Nieuw label direct koppelen aan een andere notitie

Je kunt ook labels aanmaken door in de linker zijbalk te klikken op Labels en dan op de knop + Nieuw label:

Nieuw label toevoegen aan Evernote via de knop Nieuw label
Nieuw label toevoegen via knop

Of door in het menu Bestand te klikken op Nieuw label.

Nieuw label toevoegen aan Evernote via het menu Bestand
Nieuw label toevoegen via menu

Dit laatste kan alleen als het hoofdvenster van Evernote actief is en niet vanuit het venster van een geopende notitie.

Labels gebruiken voor betere zoekresultaten

De zoekfunctie van Evernote is geweldig. Als je zoekt op een woord dat genoemd wordt in de titel of in de tekst van de notitie dan vindt Evernote deze gemakkelijk terug. In de betaalde versie vindt Evernote zelfs woorden die in een ingescande, handgeschreven notitie of ingescand artikel staan.

Zoeken in handgeschreven notities in Evernote
Zoeken in ingescande handgeschreven notities
Zoeken in ingescande PDF-bestanden in Evernote
Zoeken in ingescande PDF-bestanden

Deze geweldige zoekfunctionaliteit heeft echter ook een nadeel. Naarmate je meer notities hebt in Evernote, krijg je namelijk al snel (veel) te veel zoekresultaten als je eenvoudige zoekopdrachten gebruikt.

In de onderstaande afbeelding zoek ik bijvoorbeeld alleen op het woord procrastination (uitstellen), door dit rechts bovenaan in het zoekveld in te typen, en krijg ik maar liefst 182 notities:

182 notities gevonden door te zoeken op een woord in Evernote
Zoeken op woorden in Evernote

Dat zijn er best veel om door te nemen. Zeker als je beseft dat er veel artikelen tussen staan waarin het woord misschien wel voorkomt, maar waarin verder weinig wordt gezegd over het onderwerp.

Door specifiek te zoeken naar notities waar het label procrastination aan gekoppeld is, kan ik veel gerichter zoeken naar notities die echt over dit onderwerp gaan. Dat kan natuurlijk door het label te selecteren in de lijst met labels in de linker zijbalk, maar ook via het zoekveld.

Hierdoor kun je je zoekacties dus specifieker maken. Notities die wel het woord bevatten waar je op zoekt, maar niet het label, worden dan niet getoond. Hierdoor worden je zoekresultaten in Evernote veel beter.

In de onderstaande afbeelding heb ik opnieuw het woord procrastination ingetypt als zoekwoord, maar in plaats van op Enter te drukken, selecteer ik nu de optie om te zoeken op het label procrastination.

37 notities gevonden door te zoeken op label in Evernote
Betere zoekresultaten bij zoeken op label

Zoals je ziet geeft Evernote aan dat ik maar 37 notities heb met dit label. Dat zijn er al een stuk minder dan 182! Bovendien weet ik dat ik in deze notities echt iets kan vinden over dit onderwerp, want ik heb zelf het label eraan gekoppeld. Het zijn dus geen notities waarin het woord procrastinationtoevallig voorkomt.

Meerdere labels koppelen

In de inleiding van dit artikel gaf ik al aan dat het grote voordeel van het werken met labels is, dat je meerdere labels, en zo dus meerdere zoekwoorden, aan één notitie kunt koppelen.

Stel, je vindt een artikel met tips over hoe je betere presentaties geeft met Powerpoint en je slaat deze op in Evernote. Je zou aan die notitie dan bijvoorbeeld de labels tips, Powerpoint, presenteren en professionele vaardigheden kunnen koppelen. Hierdoor kun je het artikel altijd via elk van die zoekwoorden terugvinden.

Als je zoekt via labels dan maakt het Evernote niet uit in welk notitieboek de notitie staat (tenzij je een notitieboek hebt uitgesloten van je zoekactie). Alle gevonden notities worden gewoon in één lijst getoond.

Bedenk bij het koppelen van labels goed welke woorden je later zult gebruiken om dit artikel terug te vinden. En met later bedoel ik niet over een paar weken, maar over een paar maand of een jaar. Bij dit voorbeeld heb ik wat mogelijkheden genoemd, maar dit is natuurlijk helemaal aan jezelf. Het gaat erom waar jij op zult zoeken.

Notitie met meerdere labels in Evernote
Meerdere labels gekoppeld aan één notitie

Eerst de labels, dan het juiste notitieboek

Nog even een extra tip tussendoor. Ik ga ervan uit dat nieuwe artikelen en andere notities als eerste in je notitieboek INBOX terechtkomen (zie mijn vorige artikel hierover). Van daaruit zorg je ervoor dat de notities op de juiste plek in Evernote terechtkomen, met de juiste labels eraan.

Je kunt dit het beste doen door eerst de juiste labels te koppelen aan de notitie en daarna pas de notitie verplaatsen naar het juiste notitieboek. Als je eerst de notitie zou verplaatsen, dan moet je deze vanaf de nieuwe locatie opnieuw openen om labels te kunnen koppelen. Dat werkt heel omslachtig. Koppel dus eerst de labels en verplaats dan pas de notitie.

Voorkom labelchaos

Als je net begint met labels, maak je ze aan zonder er al te veel bij na te denken. Na verloop van tijd zul je dan merken dat je lijst met labels nogal onoverzichtelijk en onhandig wordt. Je weet bijvoorbeeld niet meer precies welke woorden je hebt gebruikt (‘was het nou financiën of administratie?’), sommige labels ben je met een hoofdletter begonnen, andere met een kleine, sommige labels bevatten tikfouten, of de ene staat in enkelvoud (boek) en de andere in meervoud (boeken).

Het woord labelchaos lijkt misschien wat overdreven, maar zo kan het op een gegeven moment echt aanvoelen als je niet oplet bij het aanmaken van nieuwe labels. Als je wél oplet, zul je namelijk zien dat Evernote de lijst met labels al filtert, terwijl je nog aan het typen bent (ik liet dit ook al zien bij het toevoegen van een label). Hierdoor kun je al heel wat ‘dubbele’ labels voorkomen:

Evernote filtert de lijst met labels terwijl je typt
Evernote filtert de lijst met labels terwijl je typt

Maak bewuste keuzes bij de naamgeving van je labels

Ik noemde al enkele problemen die zich kunnen voordoen als je niet al te veel nadenkt over de namen van je labels. De bovenstaande afbeelding doet mij denken aan zo’n situatie waarin dit bij mij fout ging.

In de afbeelding zie je onder andere het label e-mail. Natuurlijk heb ik naast dat label ook ooit het label email gehad zonder streepje. Totdat ik zag dat ik de ene keer het ene label gebruikte en de andere keer het andere label. En toen ik eens goed keek naar mijn labels viel het mij op dat ik een aantal bewuste keuzes moest maken qua naamgeving:

  • beginnen met een kleine letter of met een hoofdletter
  • enkelvoud of meervoud gebruiken
  • gebruik van streepjes en spaties in een label

Geen irritatie? Geen probleem!

Zolang je prima met je labels kunt werken is er natuurlijk niets aan de hand. Misschien maak je zelf al hele systematische keuzes, of maakt het je totaal niet uit als het ene label in enkelvoud staat en het andere in meervoud. Dat is helemaal aan jezelf.

Als je de lijst echter onhandig gaat vinden omdat je bijvoorbeeld merkt dat je telkens te lang bezig bent met het selecteren van de labels die je wilt koppelen, of met het achterhalen op welke labels je een notitie terug kunt vinden. Of je komt telkens dubbele labels tegen doordat je zowel enkelvoud als meervoud gebruikt, of het ziet er onoverzichtelijk uit doordat je de ene keer met een hoofdletter begint en de andere keer met een kleine. Pas dan wordt het tijd om te kijken wat je eraan kunt doen.

Overigens is je labelstructuur iets dat continu verandert. Ik voeg nog steeds af en toe een nieuw label toe en ik blijf kijken en nadenken of er labels zijn die ik beter kan samenvoegen of verwijderen. Het blijft een ‘levend’ systeem dat je regelmatig een beetje moet opschonen.

De chaos herstellen: je labels opschonen

Om je labels op te schonen kun je natuurlijk labels verwijderen of de naam van een label wijzigen. Hoe je dat doet leg ik hieronder uit.

Daarnaast zul je regelmatig twee labels willen samenvoegen, bijvoorbeeld omdat ze dubbel zijn door tikfouten of verkeerde keuzes qua naamgeving.

Labels samenvoegen

Stel je hebt bij een aantal notities het label boek en bij andere notities het label boeken gekoppeld, terwijl je eigenlijk alleen het label boek wilt gebruiken. Verwijder dan NIET zomaar het label boeken, want dan kun je deze notities niet meer (gemakkelijk) terugvinden om het juiste label eraan te koppelen. Ga in plaats daarvan als volgt te werk:

  1. Klik eerst in de linker zijbalk op het label (boeken) dat je niet meer wilt gebruiken, of zoek deze via het zoekveld. In je lijst zie je dan al je notities waaraan dit label gekoppeld is.
  2. Klik op de eerste notitie en druk op Ctrl+A (Command+A op Mac).

Je ziet nu een visuele weergave van de verzameling van deze notities met daaronder het aantal notities en enkele functies. Je ziet daar ook een knop Samenvoegen, maar gebruik je alleen om notities samen te voegen.

Als laatste zie je een veld waarmee je labels kunt koppelen of ontkoppelen. Omdat bij alle geselecteerde notities het label boeken is gekoppeld, zie je dit label ook in dit veld staan:

Meerdere notities geselecteerd in Evernote. Pijl wijst naar het veld waarin je labels kunt wijzigen.
Labels wijzigen bij geselecteerde notities
  1. Laat het verkeerde label nog even staan, typ het juiste label (boek) erachter en druk op Enter. De cursor blijft nu achter het nieuwe label knipperen.
  2. Druk op het pijltje naar links, zodat de cursor achter het oude label komt te staan dat je wilt verwijderen.
  3. Druk op Backspace om het oude label bij de notitie te verwijderen.

Labels wijzigen of verwijderen uit Evernote

Ik heb gemerkt dat deze functies nogal verschillend zijn als je kijkt naar de desktop- en de mobiele apps van Evernote:

  • In de desktop-app van Windows gaat het heel gemakkelijk. Daarin kun je de naam van een label wijzigen of verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken en de gewenste actie te selecteren.
  • In de Mac-app worden de opties wijzigen of verwijderen alleen getoond als je eerst via de linker zijbalk naar het onderdeel Labels gaat en daar met de rechter muisknop op een label klikt.
  • Verwijderen kan op een Mac ook door in de linker zijbalk met de rechter muisknop te klikken op het label dat je wilt verwijderen.
  • In de Android- en iOS-app is het ofwel niet mogelijk, ofwel nauwelijks te vinden. Ik raad je dus aan om dit via de desktop-apps te doen.

Labels ordenen en categoriseren

Ja, je leest het goed. Ook labels kun je ordenen en categoriseren. Dat lijkt misschien wat ver te gaan, maar als je echt serieus met Evernote aan de slag gaat en je houdt ervan om labels te gebruiken, dan is het op den duur helemaal geen gek idee om ook wat meer structuur aan te brengen in je labels.

Je zult namelijk merken dat je labels gaat gebruiken voor verschillende soorten zoektermen. Dus niet alleen zoektermen voor het onderwerp van de notitie, maar ook om de documentsoort te benoemen zoals bonnetjes, recepten, handleidingen of aantekeningen, of zoektermen voor personen of organisaties of voor gebeurtenissen zoals een seminar, cursus, vergadering of telefoongesprek.

Het probleem is, dat als je een label wilt selecteren bij een notitie, je moet kiezen uit een lange lijst met labels die alleen gesorteerd is op alfabetische volgorde. Je moet dan heel goed weten hoe je je labels hebt genoemd. Was het nou vergadering of bespreking? En was het aantekeningen, notities of notulen?

Door je labels op een slimme manier te groeperen, kun je die verschillende soorten labels veel gemakkelijker terugvinden. Hoe je dat doet heb ik in een eerder blog al eens beschreven: Hoe kun je je notities in Evernote organiseren. Daarin vind je niet alleen tips over het groeperen van labels, maar ook over het sorteren van je notitieboeken.

Ik hoop dat ik je hiermee wat meer inzicht heb kunnen geven in het hoe en waarom van labels in Evernote. Toch krijg je dat inzicht het beste door het gewoon te gaan proberen en zelf te ervaren hoeveel gemak het oplevert bij het zoeken van notities. Als je nog geen Evernote-account hebt dan kun je die gratis aanmaken. Daar kun je voorlopig, of misschien zelfs voor altijd, prima mee uit de voeten.

Ik ben erg benieuwd wat jij ervan vindt. Laat het me weten door een reactie te schrijven onder dit blog. Ook vragen zijn natuurlijk welkom!

Werken met labels in Evernote
Tags:             

Mascha

Mijn naam is Mascha van de Weer en ik help je om slimmer te werken door tools en strategieën te gebruiken om je eigen systeem voor persoonlijke productiviteit op te zetten. Kijk hier om meer over mij te lezen, abonneer je op mijn nieuwsbrief (en ontvang de gratis e-mailcursus) of volg mij op Twitter, Instagram, Facebook of via LinkedIn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Werken met labels in Evernote

leestijd: 9 min
0