Wie bepaalt waar jij vandaag aan werkt?

Wat doe jij ’s ochtends als eerste zodra je achter je computer gaat zitten om te beginnen met je werk? Ik hoop het niet, maar waarschijnlijk is het: e-mail checken. Je kijkt of er iets tussen staat waar je direct mee aan de slag moet, niet waar? En zeg nou eerlijk: eigenlijk is er nooit iets dat echt direct moet gebeuren, maar vind je altijd wel iets dat ‘je net zo goed nu direct even kunt doen’. En zo zullen er nóg twee of drie mailtjes zijn waar je ‘wel wat mee kunt’, en dan is de helft van de ochtend alweer voorbij en begint de vergadering die je nog even had willen voorbereiden. Jammer, geen tijd meer voor. 

Herkenbaar? 

Werken vanuit je mailbox en constant reageren op ‘the latest and loudest’ is een belangrijke oorzaak van het probleem dat we tijd te kort komen om de kwaliteit te leveren die we willen en om voortgang te krijgen met onze belangrijke (lange-termijn)projecten.

“An email is somebody else’s agenda for your day” – Mike Vardy (The Productivityist)

ron: Joshua Earle, via Unsplash

Waarom doen we dit eigenlijk?

Waarom checken we liever onze mailbox dan onze takenlijst? En waarom laten we zelfs het verloop van onze dag hierdoor bepalen?

Ten eerste: We vinden het spannend om nieuwe informatie te ontvangen. We gaan er namelijk over het algemeen vanuit dat het goed nieuws is en willen er zo snel mogelijk van op de hoogte zijn. Het is onze verwachting, onze hoop, die we telkens richten op het volgende nieuwe bericht. Nancy Collier noemt het ook wel ’the lottery brain’.

Ten tweede: We willen anderen graag helpen. Ook al is het niet urgent en is het misschien niet eens jouw taak om de ander te helpen, we krijgen nu eenmaal een goed gevoel als we een ander verder kunnen helpen.

Begrijp me niet verkeerd. Dit is zeker niet bedoeld als pleidooi om nooit anderen te helpen en niets te doen dat buiten je taakomschrijving valt; zo zit ik absoluut niet in elkaar. Het gaat er alleen om dat je je bewust wordt van je eigen plan voor je werk. Als je dat telkens naar de achtergrond schuift, komt het nooit af (als je er überhaupt al aan begint), of wordt de kwaliteit uiteindelijk minder dan je had gewild.

Hoe bepaal je waar je aan werkt?

Er komt continu van alles voorbij waar je mee aan de slag kunt. Via e-mail, telefoon, berichten-apps, vergaderingen, je manager, collega’s die langskomen of die je tegenkomt, en af en toe heb je zelf ook een nieuw idee waar je iets mee wilt doen. 

Door voor jezelf een takenlijst bij te houden krijg je overzicht over al die toezeggingen die je hebt gedaan aan anderen, maar ook aan jezelf. Door het voor je te zien kun je beter bepalen wat eerst moet en wat later kan. Ook als er iets tussendoor komt, dan wéét je in elk geval wat er naar achteren schuift. 

Zo’n takenlijst kun je ook gebruiken om aan het eind van de dag te bepalen waar je de volgende ochtend mee gaat beginnen. Je weet dan zeker dat je met iets belangrijks begint. Daarbij kijk je overigens eerst in je agenda, want daarin staan je ‘keiharde afspraken’. De tijd die overblijft gebruik je om aan je eerder gedefinieerde taken te werken. 

Houd er ook rekening mee, dat er altijd dingen zomaar tussendoor komen op een dag en die gewoon voorgaan. Als een kernproces bij een klant vastloopt en je moet helpen om dit op te lossen, dan gaat dat meestal vóór. Of als een collega die bij een klant is ineens bepaalde informatie van je nodig heeft om zijn werk daar te kunnen afronden, dan probeer je haar uiteraard zo snel mogelijk te helpen.

Bewuster kiezen

Maar er zijn misschien ook collega’s die bij je komen omdat jij altijd zo aardig bent om ze te helpen of om met ze mee te denken. Of collega’s die hun werk niet goed of op tijd hadden voorbereid en die op het laatste moment nog iets van je nodig hebben. In die gevallen maak je een afweging: helpen of niet? Komt het vaker voor of is dit echt een uitzondering? Zijn er anderen die kunnen helpen? Wat zijn eigenlijk de gevolgen als je niet helpt? Misschien leert die ander er wel van zonder dat er al te veel schade is. En dan weet die ander ook dat je af en toe ‘nee’ zegt.

Hoe beter het overzicht over je eigen werk is, hoe beter je die afweging kunt maken. Zelfs als je manager je iets vraagt. Als je ziet dat het in de weg komt van andere werkzaamheden, kun je vragen wat je manager belangrijker vindt of wat als eerste af moet zijn, want allebei tegelijk, dat gaat het niet lukken. 

3 soorten werk

Naast het werk dat je van tevoren gepland hebt en het ad-hocwerk dat zomaar tussendoor komt maar toch moet gebeuren, is nog een derde soort werk. Onder werktijd wordt dit meestal niet als ‘werk’ gezien en het wordt vaak ’s avonds thuis en in het weekend gedaan. 

Ik heb het over ‘Het definiëren van je werk’: Bepalen wat er precies gedaan moet worden, door wie, wanneer en hoe. Dit is wat je doet als je je inboxen leegmaakt, als je nadenkt over wat de gewenste uitkomst is van een taak of project, wat de eerstvolgende actie is, en wie dat moet doen. 

Dit is gewoon een onderdeel van je werk, van je functie. Je werk komt niet binnen in voorgedefinieerde taken. Zolang je er niet over nadenkt wat er moet gebeuren, komt je werk regelmatig in de verdrukking door iets dat urgent is. Als iets urgent is word je namelijk gedwongen om na te denken over de oplossing en de eerstvolgende stap. Echter:

“You want to think about things when they show up, not when they blow up.” ~ David Allen

Als je wél de tijd neemt om te verwerken wat in je inbox staat, bestaat alsnog te kans dat je niet diep genoeg nadenkt. Dat je tóch te snel je inbox weer leeg wilt hebben. Je zet bijvoorbeeld een vage omschrijving van het eindresultaat op je takenlijst (‘winterbanden’) of je schrijft niet de echte eerstvolgende actie op je takenlijst. Je schrijft misschien ‘garage bellen voor afspraak winterbanden’, terwijl je nog niet eens weet bij welke garage je dit wilt laten doen. Wat er dan gebeurt is dat je die taak blijft uitstellen. Niet omdat je lui of ongemotiveerd bent, maar omdat je niet hebt opgeschreven wat je daadwerkelijk moet doen, bijvoorbeeld offertes opvragen of navraag doen naar ervaringen van collega’s of andere bekenden.

Voordat je iets kunt doen, moet je eerst hebben nagedacht over hoe dat ‘doen’ eruit ziet en wat of wie ervoor nodig is. Het is gewoon een onderdeel van je werk.

“Define what ‘done’ means and what ‘doing’ looks like.” ~ David Allen

Tips voor een andere aanpak

Als je vrijwel alleen aan ad-hoctaken werkt, blijft er te weinig tijd over voor de taken die je voor jezelf had gedefinieerd en gepland en blijft er al helemaal geen tijd meer over voor het denkwerk. Hierdoor gaan er vaker dingen mis, waardoor er weer meer ad-hoctaken ontstaan. De kans is groot dat je hierdoor steeds verder achter de feiten aan gaat lopen.

De volgende tips kunnen je helpen om het anders aan te pakken:

  • Kijk ’s ochtends eerst in je agenda, zodat je weet welke ‘harde afspraken’ je hebt en hoeveel tijd er overblijft voor andere taken.
  • Werk daarna aan één of meer taken die je gepland had voor vandaag. 
  • Als er iets urgents tussendoor komt, maak dan snel even een korte notitie van waar je mee bezig was en leg dat in je inbox, zodat je weet waar je gebleven was zodra je weer verder kunt met je geplande werk.
  • Open je e-mail pas als je je eerste taken gedaan hebt. Probeer bij het verwerken van de items in je inboxen echt de eerstvolgende actie te bedenken. Gebruik hiervoor het stappenplan dat ik eerder heb beschreven. 
  • Probeer niet de hele dag je mailbox in de gaten te houden, maar doe dit een aantal keer per dag en doe het dan direct goed: neem de tijd om te verwerken wat erin zit en om nieuwe eerstvolgende acties te definiëren. Neem aan het eind van de dag even de tijd om te bepalen waar je de volgende dag aan wilt werken.
  • Plan je dag niet te vol. Houd er rekening mee dat er ad-hocwerk tussendoor komt, plan niet al je vergaderingen achter elkaar, en verwacht niet dat je na een dag vol vergaderingen nog aan een lastige nieuwe klus zult beginnen. 

Wie bepaalt waar jij vandaag aan werkt?
Tags:             

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wie bepaalt waar jij vandaag aan werkt?

leestijd: 6 min
0